Work Smart, Not Hard: Die 5 wichtigsten KI-Tool Tipps für bessere Meetings und Arbeitsabläufe
Im vergangenen Oktober hielten Adam Bootle, UC Sales Manager bei Shure UK, und Richard Warner, Technical Sales Architect bei Zoom UK, auf der UCX London eine praxisnahe Session, die großen Zuspruch fand. Der Bühnenbereich „AV & Future Workspaces“ war so stark frequentiert, dass es keine Stehplätze mehr gab. Das Thema? "Work Smart, Not Hard: Die 5 wichtigsten KI-Tool Tipps für bessere Meetings und Arbeitsabläufe" Bootle und Warner präsentierten insgesamt sechs praxisnahe Tipps.
Offensichtlich traf das Thema bei den UCX-Besuchern einen Nerv. Das Publikum strömte herbei, um konkrete Empfehlungen zu hören, wie sich Meeting-Erlebnisse verbessern und Workflows mithilfe von KI effizienter gestalten lassen und alle wollten wissen, wie man intelligentere und effektivere Lösungen bereitstellen und die User Experience verbessern kann. Warum? Weil wir durchschnittlich 11,3 Stunden unserer Arbeitswoche in Meetings verbringen – und Studien zeigen, dass ein Großteil dieser Zeit ineffektiv ist.
Wie Adam Bootle erläuterte, hat sich das Grundprinzip von Meetings seit Jahrhunderten kaum verändert: Ein Zweck wird definiert, Ziele festgelegt, eine Agenda erstellt und die richtigen Teilnehmenden eingeladen. Viele nickten zustimmend, als klar wurde, dass wir alle nach effektiveren Meetings streben.
Effektive Meetings liegen in unserer eigenen Hand – Pünktlichkeit, Agenda-Treue und aktive Beteiligung sind eine Frage der Disziplin. Weitere Aspekte wie der Einsatz von Technologie und KI liegen ebenfalls in unserem Einflussbereich und helfen, die Zeit in Meetings sinnvoll zu nutzen. Probleme wie unvollständige Notizen oder verpasste To-dos müssen heute kein Hindernis für erfolgreiche Meetings mehr sein.
KI und Audio: Hand in Hand für effektive Meetings
Die digitale Transformation ebnete den Weg für effektivere Meetings – etwa durch Messaging-Dienste und Telefonkonferenzen. Hybride und remote Arbeitsmodelle stellten jedoch neue Anforderungen, da sich nicht mehr alle Teilnehmer im selben Raum zusammenfinden.
Moderne Meeting-Technologien – Services ebenso wie Endgeräte – haben sich weiterentwickelt, um sowohl Präsenz- als auch Remote-Teilnehmende optimal einzubinden. Die Wahl der richtigen Geräte und deren korrekte Nutzung sind daher der Schlüssel für ein effektives Meeting. KI hat unsere Möglichkeiten erweitert, Meetings und Meetingräume auf ein neues Niveau zu heben. Mit der Einführung von KI-Innovationen wurden sowohl Hardware als auch Software in Meetingräumen kontinuierlich verbessert.
Audio ist für jede Besprechung essenziell. Kommunikation erfolgt in erster Linie über das Gehör – vermutlich ein Grund, warum das Telefon vor dem Fernseher erfunden wurde. Ja, visuelle Hinweise sind wichtig, doch Informationsaustausch, Entscheidungen und Abstimmungen funktionieren auch allein über gutes Audio. Wenn das Audio jedoch nicht funktioniert, müssen die Meeting-Teilnehmer entweder ständig "Sie sind auf mute!" rufen, das Meeting abbrechen oder auf Zeichensprache zurückgreifen.
Dasselbe Prinzip gilt für die KI in Meetingräumen. KI benötigt hochwertige Audiosignale, um zuverlässig zu transkribieren, zu übersetzen und zusammenzufassen.
KI Audio Tipps
KI erfordert eine hohe Audioqualität bei Transkriptionen – andernfalls entstehen Fehler und Bedeutungen gehen verloren, und das geht dann letztendlich in die Transkripte ein. Wenn man sich bei der Vorbereitung auf die nächste Sitzung auf fehlerhafte Notizen verlässt, wird das Problem noch größer. Deshalb ist es entscheidend, Audio von Anfang an richtig zu erfassen.
Zoom und Shure auf der UCX
Tipp 1: Verwenden Sie eine personalisierte Audio-Isolierung.
Jeder, der mit den Funktionen von Kopfhörern vertraut ist, die Hintergrundgeräusche, wie z. B. Hundegebell, ausblenden können, ist mit dieser Technologie vertraut, die auch auf Zoom verfügbar ist.
Die personalisierte Audio-Isolierung ermöglicht es Nutzer:innen, innerhalb von Zoom einen individuellen Sprach-Fingerprint zu erstellen. Sie blendet Hintergrundgeräusche aus und isoliert gezielt Ihre Stimme von den Umgebungsgeräuschen. Ideal, um Audio gezielt zu isolieren und irrelevante Gespräche aus Meeting-Notizen auszuschließen.
Tipp 2: Nutzen Sie Companion Audio.
Nach den Audio-Einstellungen für Desktops und mobilen Endgeräten ging Richard auf die Gestaltung von Besprechungsräumen ein und wie man die Inklusion optimieren kann, insbesondere für diejenigen, die weiter weg vom Geschehen im Besprechungsraum sitzen oder – wie in unserem Fall bei der UCX – weit hinten stehen.
Wie Richard erklärte, sitzen die ranghöchsten Personen oft am weitesten entfernt. "Und sie sind auch tendenziell leisere Personen, sodass man sie nicht hören kann. Companion Audio ermöglicht es, Laptop oder Smartphone mit dem Raum zu koppeln und das integrierte Mikrofon als zusätzliche Audioquelle zu nutzen. Ab dem Punkt, an dem Sie es koppeln, können Sie nun den Raum kontrollieren und gleichzeitig wird das Mikrophone Ihres Laptops oder Ihres mobilen Endgerätes als ein zusätzliches Mikrophone für den Konferenzraum genutzt."
Das Endgerät wird so in den Audio-Mix des Raums integriert und ergänzt die bestehenden Audioquellen. Zusätzlich ist diese Funktion besonders hilfreich für Teilnehmende mit Hörbeeinträchtigungen. Menschen mit Hörgeräten können ihre mobilen Endgeräte via Bluetooth mit Companion Audio verbinden. Dasselbe gilt für Studierende, die diese Funktion mit Headsets oder Kopfhörern nutzen können.
Tipp 3: Nutzen Sie die Bildschirmfreigabe und die optische Zeichenerkennung.
Nachdem wir akzeptiert haben, dass KI-gestützte Meetings definitiv eine der Möglichkeiten sind, die Effizienz von Meetings zu steigern und Zeit und Ressourcen zu sparen, da niemand mehr Notizen machen muss, wurde der Tipp geteilt, verschiedene Content-Quellen in KI-gestützten Meetings zu nutzen.
"Es ist eine Sache, ein Audio-Transkript zu haben, aber es gibt auch andere Quellen, die uns in der Sitzung zur Verfügung stehen und die ebenfalls sehr nützlich sein können", erklärte Richard. Dazu zählt etwa die Kombination aus Bildschirmfreigabe und optischer Zeichenerkennung.
"Das heißt, wenn ich meinen Laptop in den Raum bringe und einen HDMI-Anschluss einstecke, oder wenn ich zum Beispiel drahtlos teile, oder wenn jemand aus der Ferne teilt, dann wird bei jedem Inhalt, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, der Text erkannt und zu den Notizen hinzugefügt. Dadurch werden Protokolle deutlich aussagekräftiger. Wir alle haben schon einmal eine Präsentation oder etwas auf dem Bildschirm angeschaut, darauf gezeigt und gesagt: "Das gefällt mir nicht, oder ich denke, dieser Teil muss geändert werden".
"In der Vergangenheit hatten wir keine Klarheit darüber, was die Teilnehmer gerade anschauen und auch später noch wiederfinden. Jetzt können wir das eindeutig sicherstellen. Wir können z.B. auch eine Besprechungsliste hinzufügen, um sicherzustellen, dass wir die Namen der Teilnehmer richtig schreiben, Chats hinzufügen und vieles mehr. Wenn also im Hintergrund gechattet wird, können wir auch das in die Notizen aufnehmen, so dass wir mehr Referenzen, mehr Quellen haben, um wirklich das vollständige Meeting in die Notizen einfließen zu lassen. Wir verlassen uns also nicht nur auf das Audio-Transkript."
Tipp 4: Verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Wörterbuch.
Bei Zoom nutzt das Team ein benutzerdefiniertes Wörterbuch als Teil von Custom AI Companion. Diese Funktion erleichtert die Transkription von Firmenjargon, Branchensprachen, Akronymen und allen Wörtern, die häufig zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens verwendet werden, die aber nicht unbedingt in der Alltagssprache eines jeden vorkommen.
Um zu vermeiden, dass die KI willkürliche Wörter einfügt, kann der Benutzer durch Hinzufügen eines benutzerdefinierten Wörterbuchs alle für ihn bedeutsamen Begriffe hinzufügen. Im Beispiel einer Arztpraxis, die Meetingnotizen verwendet, könnte demnach die KI auf, die auf medizinische Terminologie aus dem benutzerdefinierten Wörterbuch zugreifen.
Tipp 5: Externes Mikrofon und Audio Interface ergänzen.
Richard gibt die Richtung vor: "Die meisten Geräte für Besprechungsräume, egal ob es sich um Android-Bars oder PC-basierte Geräte handelt, sind in der Regel für eine bestimmte Umgebung ausgelegt. Sie sind so konzipiert, dass sie funktionieren und haben eine Reihe von festgelegten Fähigkeiten. Manchmal verändert sich die Umgebung, auch wenn es bislang so aussah, als würde sie zu einem Szenario passen, unweigerlich, z. B. wenn die Anzahl der Personen im Raum plötzlich die Temperatur erhöht und die Klimaanlage sich plötzlich einschaltet."
Moderne Systeme sind darauf ausgelegt, solche Veränderungen auszugleichen. Zusätzliche externe Geräte ermöglichen darüber hinaus eine noch präzisere Anpassung des Raums an sich verändernde Bedingungen.
Tipp 6: Stellen Sie hochwertige Audioqualität in Ihren Meetingräumen sicher.
Adam Bootle wies noch einmal darauf hin, dass alle Tipps von Richard, um effektive Meetings zu erreichen, auf hochwertigem Audio basieren. Während sich viele Unternehmen sich auf höhere Videoqualität fokussieren, bleibt das gesprochene Wort der wesentliche Faktor, auf dem alle Meetings beruhen.
Bei der Austattung eines Meetingraums ist es darüber hinaus wichtig, das moderne Design der Büroräume zu berücksichtigen. Moderne Bürodesigns enthalten viel mehr Glas und harte Oberflächen, die den Hall verstärken und die klare Audioerfassung stören. Das Ziel ist es, dem entgegenzuwirken und KI zu nutzen, um Besprechungen effektiv zu gestalten. Audio ist demnach entscheidend.
Ohne gute Sprachverständlichkeit sind präzise Transkriptionen nicht möglich. Ohne hochwertiges Audio erhält man keine genauen Transkriptionen, Zusammenfassungen und Notizen. Die Identifizierung des Sprechers und die Zuordnung der richtigen Worte zur richtigen Person spart allen Beteiligten Zeit und ermöglicht es der KI, aussagekräftige Zusammenfassungen zu erstellen. Außerdem kann ein KI-Bot dadurch besser zwischen Befehlen, Fragen und Vorschlägen unterscheiden, weshalb Audio entscheidend ist.
Dieser Artikel wurde von UC Advanced verfasst und redaktionell betreut. Er erschien zuerst in der UC Advance , Ausgabe #22 und ist auch zu finden auf:https://ucadvanced.com/ucx-hot-topic-smarter-meeting-tactics/
