Work Smart, Not Hard: i 5 migliori consigli sugli strumenti di IA per migliorare riunioni e produttività

Lo scorso ottobre, Adam Bootle, UC Sales Manager di Shure UK, e Richard Warner, Technical Sales Architect di Zoom UK, hanno tenuto una sessione pratica all'UCX di Londra che ha attirato un pubblico incredibilmente numeroso L'area del palco dedicata a AV & Future Workspaces era così affollata che non c'erano più posti in piedi. Il tema? Work Smart, Not Hard: i 5 migliori consigli sugli strumenti di IA per migliorare riunioni e produttività Bootle e Warner sono riusciti a condividere ben 6 consigli utili.

È evidente che il tema ha suscitato grande interesse tra i partecipanti all'UCX. Il pubblico si è riunito per ascoltare suggerimenti pratici su come migliorare l’esperienza delle riunioni e snellire i flussi di lavoro grazie all’IA, con l’obiettivo di offrire soluzioni più intelligenti, efficaci e orientate all’utente. Il motivo è semplice: trascorriamo in media 11,3 ore a settimana in riunione, e le ricerche dimostrano che gran parte di questo tempo non è realmente produttivo.

Come ha sottolineato Adam Bootle, il presupposto di una riunione è lo stesso da secoli: si parte da uno scopo, si definiscono gli obiettivi, si crea un’agenda e si invitano le persone giuste. Molti hanno annuito riconoscendo che tutti aspiriamo a riunioni più efficaci.

Rendere le riunioni efficaci è in gran parte sotto il nostro controllo: puntualità, rispetto dell’agenda, partecipazione attiva. Tuttavia, anche la tecnologia e l’IA sono strumenti oggi pienamente alla nostra portata per garantire che il tempo trascorso in riunione sia realmente efficace. Problemi come appunti imprecisi o azioni perse o ignorate non devono più compromettere il successo di una riunione.

AI e audio: un binomio essenziale per riunioni efficaci

La trasformazione digitale ha aperto la strada a modalità di riunione più efficienti, come la messaggistica mobile e la teleconferenza. Tuttavia, il lavoro ibrido e da remoto ha introdotto nuove sfide, soprattutto quando non tutti si trovano nella stessa stanza.

Le tecnologie per le riunioni – sia servizi che dispositivi – si sono evolute per supportare ambienti on‑premise e off‑premise, lavoratori in ufficio e da remoto. Scegliere l’attrezzatura giusta e utilizzarla correttamente è quindi fondamentale. L’IA ha ulteriormente elevato il valore degli spazi di collaborazione, migliorando sia l’hardware sia il software utilizzati nelle sale riunioni.

L’audio è essenziale in qualsiasi riunione. La comunicazione avviene principalmente attraverso l’udito, probabilmente il motivo per cui il telefono è stato inventato prima della televisione. I segnali visivi contano, ma decisioni, responsabilità e scambio di informazioni sono possibili solo quando l’audio funziona bene. Se la qualità audio è scarsa, i partecipanti finiscono per ripetere ‘sei in muto!’, abbandonare la riunione o, nel peggiore dei casi, rinunciare del tutto a comunicare.

Lo stesso vale per l’IA negli ambienti di riunione: per trascrivere, tradurre e sintetizzare in modo accurato, l’intelligenza artificiale ha bisogno di un audio di alta qualità.

Consigli IA per l'audio

Per funzionare davvero bene, l’IA ha bisogno di un audio chiaro e preciso. In caso contrario, le trascrizioni si riempiono di errori, i significati vengono fraintesi e le imprecisioni finiscono per riflettersi nei verbali. Basarsi su appunti poco accurati per preparare la riunione successiva non fa che peggiorare la situazione. Ecco perché è fondamentale garantire un audio di qualità fin dall’inizio.

Zoom e Shure a UCX

Consiglio 1: utilizzare l'isolamento audio personalizzato.

Chiunque utilizzi cuffie con cancellazione del rumore – in grado di eliminare suoni di fondo come cani che abbaiano – conosce già questa tecnologia, disponibile anche in Zoom. 

L’isolamento audio personalizzato consente di creare un’ impronta vocale all’interno di Zoom, isolando la voce e riducendo i rumori circostanti. È ideale per escludere conversazioni irrilevanti e garantire che solo le informazioni utili vengano incluse nelle note della riunione.

Consiglio 2: attivare Companion Audio.

Richard ha poi affrontato il tema della configurazione delle sale riunioni, concentrandosi su come migliorare l’inclusività, soprattutto per chi è seduto lontano o, come a UCX, in fondo alla sala.

Come ha spiegato Richard: “Spesso la persona più senior si siede in fondo alla stanza ed è anche quella che parla più piano, quindi è difficile sentirla. Con Companion Audio puoi entrare nella stanza con il tuo laptop o dispositivo mobile, associarlo alla sala e, una volta effettuato il pairing, non solo controlli la riunione, ma utilizzi anche il microfono del tuo dispositivo come microfono aggiuntivo per la sala.”

In questo modo, il dispositivo personale si integra con i flussi audio del sistema della sala, offrendo una fonte audio aggiuntiva e intuitiva. È inoltre una funzione preziosa per le persone con problemi di udito: chi utilizza apparecchi acustici con connettività Bluetooth può collegare smartphone o laptop a Companion Audio. Lo stesso vale per studenti che utilizzano cuffie o headset compatibili.

Consiglio 3: utilizzare la condivisione dello schermo e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

Una volta riconosciuto che le riunioni abilitate dall’IA sono senza dubbio uno dei modi per rendere gli incontri più efficienti — facendo risparmiare tempo e risorse, visto che non è più necessario prendere appunti manualmente — il consiglio successivo è stato quello di sfruttare diverse fonti di contenuto all’interno delle riunioni supportate dall’IA. 

Come commenta Richard: “Avere una trascrizione audio è utile, ma esistono anche altre fonti di informazioni all’interno di una riunione. Una di queste è la possibilità di utilizzare la condivisione dello schermo con il riconoscimento ottico dei caratteri.”

"Ciò significa che qualsiasi contenuto visualizzato sullo schermo – tramite HDMI, condivisione wireless o da remoto – viene letto, il testo estratto e aggiunto alla trascrizione. Questo rende il verbale molto più contestuale e accurato. A tutti è capitato di guardare una presentazione o qualcosa sullo schermo, indicarla e dire: ‘questa parte non mi convince’ oppure ‘qui andrebbe cambiato qualcosa’.

"In passato non avevamo alcuna visibilità su ciò che le persone stavano effettivamente osservando; oggi invece possiamo aggiungere anche questo elemento. Possiamo inoltre integrare informazioni come l’elenco dei partecipanti alla riunione, per assicurarci di scrivere correttamente i nomi, includere le chat e altro ancora. Spesso, infatti, l’IA tende a utilizzare la versione più comune disponibile. Per questo, se durante la riunione ci sono conversazioni in chat, possiamo aggiungerle alla trascrizione, ottenendo così più riferimenti e più fonti a supporto di ciò che viene registrato. In questo modo non ci affidiamo esclusivamente alla trascrizione audio."

Consiglio 4: utilizzare un dizionario personalizzato.

Zoom utilizza un dizionario personalizzato all’interno di Custom AI Companion. Questa funzionalità facilita la trascrizione del gergo aziendale, del linguaggio di settore, degli acronimi di tre lettere e di tutti quei termini usati frequentemente all’interno di un’organizzazione, ma non necessariamente comuni nel linguaggio quotidiano di tutti.

Per evitare che l’IA inserisca parole casuali, il dizionario personalizzato consente agli utenti di aggiungere tutti i termini per loro rilevanti. Un esempio è quello di uno studio medico che utilizza appunti supportati dall’IA, attingendo alla terminologia clinica inserita nel dizionario personalizzato.

Consiglio 5: Aggiungere un microfono esterno e un'interfaccia audio.

Richard introduce il tema spiegando: “La maggior parte dei dispositivi per sale riunioni, che si tratti di barre Android o di sistemi basati su PC, è progettata per funzionare in un determinato ambiente. Sono pensati per operare entro specifici parametri e con determinate capacità. Tuttavia, anche quando una stanza sembra adatta allo scenario previsto, le condizioni possono cambiare: ad esempio, l’aumento improvviso del numero di persone può far salire la temperatura, attivando all’improvviso l’aria condizionata."

Per affrontare situazioni di questo tipo, i dispositivi per sale riunioni sono progettati per adattarsi e intervenire in modo da migliorare lo scenario. Ma c’è anche un altro aspetto importante: poiché si ha il pieno controllo del proprio ambiente, l’aggiunta di dispositivi esterni rappresenta un ulteriore modo per personalizzare la configurazione in base alle esigenze specifiche della sala.

Consiglio 6: garantire un audio di alta qualità nell’ambiente di riunione.

Adam Bootle è tornato a sottolineare che, per rendere davvero efficaci tutti i suggerimenti di Richard, tutti i dati necessari si basano sull’audio. Sebbene molte organizzazioni si concentrino sull’aggiornamento delle sale riunioni con video di qualità sempre più elevata per il loro impatto visivo, il dato fondamentale alla base di qualsiasi collaborazione resta l’audio.

Nel progettare una sala riunioni moderna, è importante considerare anche il design degli spazi ufficio contemporanei, che spesso includono ampie superfici in vetro e materiali rigidi, aumentando il riverbero del rumore. L'audio è quindi un elemento critico.

Senza una buona intelligibilità audio, non è possibile ottenere trascrizioni accurate, né riassunti e appunti affidabili. Non riusciremo a ottenere trascrizioni, riassunti e appunti accurati. E soprattutto, non vogliamo creare ulteriore lavoro. Riuscire a identificare chi sta parlando e attribuire correttamente le parole alla persona giusta fa risparmiare tempo a tutti e consente all’IA di generare riepiloghi realmente utili. Inoltre, offre a un assistente IA una maggiore capacità di distinguere tra comandi, domande e suggerimenti. Ecco perché l’audio è fondamentale.

Questo articolo è stato scritto e redatto da UC Advanced. È apparso per la prima volta sulla rivista UC Advanced numero #22 e si può trovare anche in:https://ucadvanced.com/ucx-hot-topic-smarter-meeting-tactics/