Trabaje de forma inteligente: los 5 mejores consejos sobre herramientas de IA para transformar su forma de reunirse y trabajar en equipo.

El pasado mes de octubre, Adam Bootle, director de ventas de UC de Shure UK, y Richard Warner, arquitecto técnico de ventas de Zoom UK, impartieron una sesión práctica en UCX London que atrajo a un gran número de personas. La sala del AV & Future Workspaces estaba tan llena que no había lugar para estar de pie. ¿El tema? Trabaje de forma inteligente: los 5 mejores consejos sobre herramientas de IA para transformar su forma de reunirse y trabajar en equipo. Bootle y Warner lograron darnos 6 consejos importantes.

Está claro que el tema tocó una fibra sensible de los asistentes a la UCX. La multitud acudió en masa para escuchar consejos prácticos para mejorar las experiencias de reuniones y optimizar los flujos de trabajo mediante IA (inteligencia artificial), todos queriendo escuchar cómo ofrecer soluciones más inteligentes y efectivas y elevar la experiencia del usuario. ¿Por qué? Porque pasamos una media de 11,3 horas de nuestra semana laboral en reuniones y las investigaciones muestran que la mayor parte de ese tiempo es ineficaz.

Como señaló Adam Bootle, la premisa de una reunión no ha cambiado durante siglos: comienza con un propósito, se establecen objetivos, se crea una agenda y se reúnen los asistentes adecuados. Mucha gente asintió en señal de acuerdo cuando nos dimos cuenta de que todos nos esforzamos por lograr reuniones más efectivas.

Lograr reuniones efectivas está en nuestro control; la puntualidad, el apego a la agenda, asegurar la participación, todo esto está determinado por nuestra propia disciplina. Otros elementos de las reuniones, como el uso de la tecnología y la inteligencia artificial, están a nuestro alcance para garantizar que todo el tiempo invertido en las reuniones sea efectivo. Problemas como transcripciones de notas con errores y la omisión o ignorancia de puntos de acción ya no tienen por qué ser obstáculos de ninguna reunión exitosa.

IA y audio: de la mano para reuniones efectivas

La transformación digital abrió el camino para resolver nuestra meta de reuniones efectivas, como la mensajería móvil y las teleconferencias, sin embargo, los estilos de vida de trabajo híbridos y remotos plantearon un desafío cuando ya no nos reuníamos todos juntos en la misma sala.

La tecnología de reuniones (tanto los servicios como los dispositivos) ha evolucionado para adaptarse a los trabajadores que trabajan en las oficinas o de forma remota, por lo que elegir el equipo ideal y utilizarlo correctamente es la clave para una reunión eficaz. La IA cambió nuestra capacidad de mejorar nuestras reuniones y espacios de reunión. A medida que se han implementado innovaciones en inteligencia artificial, también han mejorado tanto el hardware como el software utilizados en nuestros espacios de reunión.

El audio es esencial para cualquier reunión. El intercambio de comunicación se realiza principalmente a través de nuestros sentidos auditivos, razón por la cual probablemente se inventó el teléfono antes que la televisión. Sí, dependemos de señales visuales, pero intercambiar información, tomar decisiones, exigir responsabilidades a las personas, etc., todo puede suceder si el audio funciona; pero cuando el audio no funciona, los participantes de la reunión tienen que seguir gritando "¡Estás en silencio!" o abandonar la reunión o recurrir al lenguaje de señas.

El mismo principio se aplica a la IA en el espacio de reunión. La IA se basa en un alto estándar de audio para transcribir, traducir y resumir.

Consejos de audio con IA

La IA necesita un alto estándar de audio en las transcripciones; de lo contrario, las notas incluirán palabras incorrectas, se perderán los significados de lo que los participantes intentan decir y, en última instancia, eso se incluirá en las transcripciones. Depender de notas defectuosas para prepararse para la próxima reunión comienza a agravar el problema, por lo que lograr un audio correcto la primera vez es fundamental.

Zoom y Shure en UCX

Consejo 1: Utilice el aislamiento de audio personalizado.

Cualquiera que esté familiarizado con el uso de funciones en los audífonos que pueden eliminar ruidos de fondo, como los ladridos de los perros, estará familiarizado con la tecnología, que también se puede lograr en Zoom. 

El aislamiento de audio personalizado brinda al usuario la posibilidad de grabar una muestra de voz dentro de Zoom. Elimina el ruido de fondo y puede aislarte, tu voz, de las personas que te rodean. Es ideal para aislar el audio y excluir aquellas conversaciones que no son necesarias en las notas de la reunión también.

Consejo 2: Activa el Audio Complementario.

Dejando atrás las configuraciones de audio de las computadoras de desktop y los dispositivos móviles, Richard abordó el tema de los diseños de los espacios de reunión y reflexionó sobre cómo optimizar la inclusión, especialmente para aquellos que están sentados más lejos de la acción de la sala de reuniones o, en nuestro caso en UCX, parados lejos en la parte de atrás.

Como explicó Richard, “se tiende a ver que la persona de mayor rango siempre va al fondo de la sala y se sienta atrás. Y también son las personas que hablan más suavemente, así que no puedes escucharlos. Lo que te permite el audio complementario es ingresar a la sala con tu computadora portátil o tu dispositivo móvil y luego vincularlo con la sala. En ese momento, puedes controlar la sala, pero también usará el micrófono de tu computadora portátil o tu dispositivo móvil como un micrófono adicional para esa sala de reuniones”.

De esta manera, su dispositivo se mezcla con las transmisiones de audio del sistema que se encuentra en el espacio de reunión, proporcionando otra fuente de audio que es intuitiva para las transmisiones de audio. Además, es una función útil para los participantes con discapacidad auditiva. Las personas que usan audífonos y utilizan conectividad Bluetooth ahora pueden vincular sus teléfonos móviles y dispositivos portátiles con Audio Complementario. El mismo proceso se aplica a los estudiantes que seleccionan esta función en sus auriculares y audífonos.

Consejo 3: Utilice la pantalla compartida y el reconocimiento óptico de caracteres.

Habiendo aceptado que las reuniones habilitadas con IA son definitivamente una de las formas de ser más eficientes en las reuniones y un ahorro de tiempo y recursos ya que ya no es necesario que nadie tome notas, el consejo es usar diferentes fuentes de contenido dentro de las reuniones habilitadas con IA. 

Como comenta Richard: “Una cosa es tener la transcripción del audio, pero en realidad hay otras fuentes que tenemos en la reunión que también pueden ser bastante útiles. Una de las posibilidades en este escenario, por ejemplo, es la posibilidad de utilizar la pantalla compartida y el reconocimiento óptico de caracteres.

“Eso significa que si llevo mi computadora portátil a la sala y conecto un HDMI, o por ejemplo, si estoy compartiendo de forma inalámbrica, o alguien está compartiendo de forma remota, cualquier contenido que se muestre en la pantalla leerá el texto y lo agregará a las transcripciones. Así que ahora lo hace más relevante. Todos nos hemos sentado allí y hemos mirado una presentación o algo en la pantalla, hemos empezado a señalarlo y a decir: "No me gusta eso" o "Creo que esa parte debe cambiarse por lo que sea".

“En el pasado no teníamos idea de lo que la gente estaba mirando, mientras que ahora podemos agregar eso. También podemos agregar cosas como la lista de reuniones para asegurarnos de escribir correctamente los nombres de las personas, agregar chats y más, porque a menudo encontrarás que la IA optará por la versión más común disponible. Entonces, si hay charlas en curso al final de la reunión, podemos agregarlas también a la transcripción, para que tengamos más referencias, más fuentes para respaldar todo lo que estamos tomando. Así que no nos basamos únicamente en esa transcripción de audio”.

Consejo 4: Utilice un diccionario personalizado.

En Zoom, el equipo utiliza un diccionario personalizado, que es parte de Custom AI Companion. Esta función facilita la transcripción de la jerga de la empresa, los idiomas de la industria, las siglas y cualquier palabra que se usa a menudo entre el personal de la organización y que no necesariamente sea común en el lenguaje cotidiano de todos.

Para evitar que la IA inserte palabras aleatorias, agregar un diccionario personalizado permite al usuario agregar todos los términos que sean significativos para él, como el ejemplo de una práctica médica que utiliza notas con la ayuda adicional de la IA que accede a la terminología médica del diccionario personalizado.

Consejo 5: Agregue un micrófono externo y una interfaz de audio.

Richard presenta el escenario y afirma: “La mayoría de los dispositivos de las salas de reuniones, ya sean barras Android o dispositivos basados ​​en PC, generalmente están diseñados para funcionar en un entorno determinado. Están diseñados para funcionar y tienen un cierto conjunto de capacidades. A veces, aunque tu entorno parezca adaptarse a un escenario, las cosas cambian inevitablemente en la habitación; por ejemplo, la cantidad de gente en la habitación aumenta repentinamente la temperatura y, de repente, se activa el aire acondicionado.

Para todos en este tipo de escenarios, los dispositivos de la sala están diseñados para poder hacerles frente y poder hacer ciertas cosas con ellos para mejorar el espacio. Pero lo que también es útil, porque usted es el dueño de su propio dominio, es agregar dispositivos externos adicionales, que es otra forma de poder adaptarlo específicamente a su entorno.

Consejo 6: Obtenga un audio de buena calidad en el entorno de la reunión.

Adam Bootle volvió a reiterar que para que todos los consejos de Richard logren reuniones efectivas, todos los datos necesarios se basan en el audio. Si bien muchas organizaciones se centran en mejorar las salas de reuniones con video de mayor calidad para mejorar su atractivo visual, los datos esenciales que sustentan todas las reuniones colaborativas siguen siendo en formato de audio.

Al considerar la sala de reuniones moderna, también es importante tener en cuenta el diseño del espacio de oficina, ya que los diseños de oficinas modernas incorporan mucho más vidrio y superficies duras que aumentan la reverberación del ruido, y el objetivo es combatir eso y usar IA para intentar impulsar nuestras reuniones de manera efectiva. Entonces, el audio es fundamental.

Sin una buena inteligibilidad del audio, no vamos a transcribir con precisión. No vamos a obtener esas transcripciones, resúmenes y notas precisas, y no queremos generar más trabajo. Identificar quién está hablando y atribuir las palabras correctas a la persona correcta ahorra tiempo a todos y permite que la IA genere resúmenes significativos. Además, le da al bot de IA más capacidad para comprender las diferencias entre comandos, preguntas y sugerencias, por lo que el audio es fundamental.

Este artículo fue escrito y editado por UC Advanced. Apareció por primera vez en la revista UC Advanced. número 22 y también se puede encontrar en: https://ucadvanced.com/ucx-hot-tema-tácticas-de-reunión-más-inteligentes/