Trabalhe de forma inteligente, não árdua: 5 dicas essenciais de ferramentas de IA para transformar a maneira como você se reúne e trabalha.

Em outubro passado, Adam Bootle, gerente de vendas de UC da Shure UK, e Richard Warner, arquiteto de vendas técnicas da Zoom UK, ministraram uma sessão prática na UCX London que atraiu um grande público. A área do palco AV & Future Workspaces estava tão lotada que não havia mais lugar para ficar em pé. O tema? Trabalhe de forma inteligente, não árdua: 5 dicas essenciais de ferramentas de IA para transformar a maneira como sua equipe se reúne e trabalha. Bootle e Warner conseguiram nos dar 6 dicas excelentes.

Claramente, o tema tocou num ponto sensível para os participantes da UCX. A multidão compareceu em massa para ouvir dicas práticas sobre como aprimorar as experiências em reuniões e otimizar os fluxos de trabalho usando IA (inteligência artificial), todos querendo saber como oferecer soluções mais inteligentes e eficazes e elevar a experiência do usuário. Por quê? Porque passamos em média 11,3 horas da nossa semana de trabalho em reuniões, e as pesquisas mostram que a maior parte desse tempo é improdutiva.

Como Adam Bootle salientou, a premissa de uma reunião não mudou ao longo dos séculos: começa com um propósito, definem-se objetivos, cria-se uma agenda e reúnem-se os participantes certos. Muitas pessoas concordaram com a cabeça quando percebemos que todos estamos empenhados em realizar reuniões mais eficazes.

A realização de reuniões eficazes está sob nosso controle; pontualidade, cumprimento da pauta, garantia de participação plena, tudo isso é determinado pela nossa própria disciplina. Outros elementos das reuniões, como o uso de tecnologia e IA, estão ao nosso alcance, para garantir que todo o tempo gasto em reuniões seja eficaz. Problemas como anotações deficientes e pontos de ação esquecidos ou ignorados não precisam mais ser a ruína de uma reunião bem-sucedida.

Inteligência Artificial e Áudio: Uma Parceria Eficaz para Reuniões Eficazes

A transformação digital abriu caminho para a realização de nossas aspirações por reuniões eficazes, como mensagens móveis e teleconferências; no entanto, os estilos de vida de trabalho híbridos e remotos representaram um desafio quando não nos reuníamos mais no mesmo local.

A tecnologia para reuniões – tanto os serviços quanto os dispositivos – evoluiu para atender tanto os trabalhadores presenciais quanto os remotos, sejam eles de escritório ou que trabalham remotamente. Portanto, escolher o equipamento correto e utilizá-lo adequadamente é fundamental para uma reunião eficaz. A IA mudou nossa capacidade de aprimorar nossas reuniões e espaços de reunião. Com a implementação das inovações em IA, elas também aprimoraram o hardware e o software usados ​​em nossos espaços de reunião.

O áudio é essencial em qualquer reunião. A comunicação ocorre principalmente através do nosso sentido auditivo, razão pela qual o telefone foi inventado antes da televisão. Sim, dependemos de sinais visuais, mas a troca de informações, a tomada de decisões, a responsabilização das pessoas e assim por diante, tudo isso pode ocorrer se o áudio estiver funcionando; porém, quando o áudio não funciona, os participantes da reunião precisam ficar gritando "você está no mudo!" ou abandonar a reunião, ou recorrer à linguagem de sinais.

O mesmo princípio se aplica à IA no contexto de reuniões. A IA depende de um alto padrão de áudio para transcrever, traduzir e resumir.

Dicas de áudio com IA

A IA precisa de um alto padrão de áudio nas transcrições, caso contrário, as anotações incluirão palavras erradas, os significados do que os participantes estão tentando dizer serão perdidos e, em última análise, isso acabará nas transcrições. A dependência de anotações incorretas para preparar a próxima reunião começa a agravar o problema, portanto, acertar o áudio logo na primeira tentativa é essencial.

Zoom e Shure na UCX

Dica 1: Utilize isolamento de áudio personalizado.

Quem já usou recursos em fones de ouvido que eliminam ruídos de fundo, como latidos de cachorro, estará familiarizado com a tecnologia, que também pode ser usada no Zoom. 

O isolamento de áudio personalizado permite ao usuário gravar uma impressão digital de voz dentro do Zoom. Ele elimina o ruído de fundo e pode isolar "você", sua voz, das pessoas ao seu redor. É ideal para isolar o áudio e excluir conversas desnecessárias das anotações da reunião.

Dica 2: Obtenha o áudio complementar.

Passando dos temas de configurações de áudio para computadores e dispositivos móveis, Richard abordou o assunto do layout das salas de reunião e refletiu sobre como otimizar a inclusão, especialmente para aqueles sentados mais longe do centro da sala, ou, no nosso caso na UCX, em pé no fundo.

Como Richard explicou, “geralmente, a pessoa mais experiente sempre vai para o fundo da sala e se senta lá no fundo. E também são as pessoas que falam mais baixo, então você não consegue ouvi-las. O que o recurso de áudio complementar permite é que você entre na sala com seu laptop ou dispositivo móvel, emparelhe-o com o ambiente e, nesse momento, você poderá controlar a sala, além de usar o microfone do seu laptop ou dispositivo móvel como um microfone adicional para aquela sala de reuniões.

Dessa forma, o áudio do seu dispositivo é integrado aos fluxos de áudio do sistema presente na sala de reuniões, fornecendo outra fonte de áudio que se integra naturalmente aos fluxos de áudio existentes. Além disso, é um recurso útil para participantes com deficiência auditiva. Pessoas que usam aparelhos auditivos e utilizam a conectividade Bluetooth agora podem emparelhar seus celulares e laptops com o Companion Audio. O mesmo processo se aplica aos alunos que selecionam esse recurso em seus fones de ouvido e headsets.

Dica 3: Use o compartilhamento de tela e o reconhecimento óptico de caracteres.

Após aceitar que as reuniões com inteligência artificial são definitivamente uma das maneiras de tornar as reuniões mais eficientes, economizando tempo e recursos, já que não há mais necessidade de ninguém tomar notas, a dica compartilhada foi a possibilidade de usar diferentes fontes de conteúdo dentro dessas reuniões. 

Como Richard comenta: “Uma coisa é ter a transcrição do áudio, mas na verdade existem outras fontes que temos na reunião que também podem ser bastante úteis. Uma dessas possibilidades, nesse cenário, por exemplo, é a capacidade de usar o compartilhamento de tela e o reconhecimento óptico de caracteres.

“Isso significa que, se eu trouxer meu laptop para a sala e conectar um cabo HDMI, ou, por exemplo, se eu estiver compartilhando sem fio, ou se alguém estiver compartilhando remotamente, qualquer conteúdo exibido na tela lerá o texto e o adicionará às transcrições. Agora, isso torna tudo mais relevante. Todos nós já ficamos sentados olhando para uma apresentação ou algo parecido na tela, apontando para certos elementos e dizendo: "Não gosto disso" ou "Acho que essa parte precisa ser mudada para isso ou aquilo".

“No passado, não tínhamos noção do que as pessoas estavam procurando, enquanto agora podemos adicionar essa informação.” Também podemos adicionar elementos como a lista de participantes da reunião para garantir que os nomes das pessoas sejam escritos corretamente, adicionar chats e muito mais, porque muitas vezes a IA opta pela versão mais comum disponível. Então, se houver conversas paralelas acontecendo ao fundo da reunião, podemos adicioná-las à transcrição também, para termos mais referências e mais fontes para comprovar tudo o que estamos registrando. Portanto, não estamos nos baseando apenas na transcrição do áudio.”

Dica 4: Use um dicionário personalizado.

Na Zoom, a equipe usa um dicionário personalizado, que faz parte do Custom AI Companion. Essa funcionalidade facilita a transcrição de jargões corporativos, termos técnicos do setor, siglas de três letras e quaisquer palavras que sejam frequentemente usadas entre os funcionários da organização, mas que não sejam comuns no vocabulário cotidiano de todos.

Para evitar que a IA insira palavras aleatórias, adicionar um dicionário personalizado permite que o usuário inclua todos os termos que fazem sentido para ele, como no exemplo de uma clínica médica que utiliza anotações com a ajuda da IA, acessando a terminologia médica do dicionário personalizado.

Dica 5: Adicione um microfone externo e uma interface de áudio.

Richard contextualiza a situação, afirmando: “A maioria dos dispositivos para salas de reunião, sejam eles tablets Android ou dispositivos baseados em PC, são geralmente projetados para funcionar em um determinado ambiente. Eles são projetados para funcionar, possuem um conjunto específico de funcionalidades. Às vezes, mesmo que o ambiente pareça adequado para um determinado cenário, as coisas inevitavelmente mudam no cômodo, como, por exemplo, o aumento repentino do número de pessoas na sala eleva a temperatura, e então o ar-condicionado entra em funcionamento de repente.

Para todos esses tipos de cenários, os dispositivos de sala são projetados para lidar com essas situações e para executar determinadas ações a fim de melhorar o cenário. Mas o que também é útil, já que você é o mestre do seu próprio domínio, é que adicionar dispositivos externos adicionais é outra maneira de personalizá-lo especificamente para o seu ambiente.

Dica 6: Obtenha áudio de boa qualidade no ambiente de reunião.

Adam Bootle voltou a reiterar que, para todas as dicas de Richard sobre como realizar reuniões eficazes, todos os dados necessários são provenientes do áudio. Embora muitas organizações estejam focadas em modernizar as salas de reunião com vídeos de maior qualidade devido ao seu apelo visual, os dados essenciais que sustentam todas as reuniões colaborativas continuam sendo o áudio.

Ao considerar uma sala de reuniões moderna, é importante também levar em conta o design moderno do espaço de escritório, já que os projetos de escritórios modernos incorporam muito mais vidro e superfícies rígidas que aumentam a reverberação do ruído. O objetivo é combater isso e usar IA para tentar conduzir nossas reuniões de forma eficaz. Portanto, o áudio é fundamental.

Sem uma boa inteligibilidade de áudio, não conseguiremos transcrever com precisão. Não vamos conseguir transcrições, resumos e anotações precisas, e não queremos criar mais trabalho. Identificar quem está falando e atribuir as palavras certas à pessoa certa economiza tempo para todos e permite que a IA gere resumos significativos. Além disso, proporciona ao bot de IA maior capacidade de compreender as diferenças entre comandos, perguntas e sugestões, sendo o áudio, portanto, crucial.

Este artigo foi escrito e editado pela UC Advanced. Apareceu pela primeira vez na revista UC Advanced. edição nº 22 e também pode ser encontrado em: https://ucadvanced.com/ucx-hot-topic-smarter-meeting-tactics/