Die Vorteile von Management-Software für Offsite-Meetings

Antony Lovell | 20.02.2020

Ob für Schulungen oder Networking, viele Unternehmen und Organisationen veranstalten Offsite-Meetings und -Events. Wenn eine Veranstaltung außerhalb der eigenen Büroräume in einer temporären Räumlichkeit stattfindet, die nicht unbedingt für Besprechungen oder Konferenzen konzipiert wurde, sind die verfügbaren Audiolösungen oft nicht genau bekannt. Unzuverlässige Audiosysteme können Produktivität, Management und Agenda beeinflussen.

Wenn ein normales Voice-Lift-System ausreicht, um die Audioübertragung in der Räumlichkeit zu gewährleisten, könnte Microflex Complete Wireless die passende Lösung sein. Dieses Drahtlossystem ist ideal für Events, die eine schnelle Einrichtung für bis zu 125 Personen pro Access Point erfordern. Mit dem Dual-Delegate-Modus kann eine Sprechstelle dieses Systems sogar für bis zu 250 Personen verwendet werden - ein großer Pluspunkt, wenn das AV-Budget begrenzt ist und ein zuverlässiges Drahtlossystem mit schneller Einrichtung benötigt wird.

Wenn zudem auch noch Agenda-Management, Teilnehmer-Management und weitere Funktionen benötigt werden, gewährleistet die vielseitige SW6000 Software in Kombination mit der Microflex® Complete Hardware einen reibungslosen Ablauf.

Herausforderungen meistern

Einige Hotels und Tagungszentren bieten Mikrofonsysteme für Besprechungen an, aber die Organisatoren können sich bis zum Eintreffen vor Ort nicht komplett sicher sein, ob das vorhandene Audiosystem ihre Anforderungen erfüllt.

Unbekannte Konferenzräume

Es kommt vor, dass eine Offsite-Veranstaltung in Räumlichkeiten stattfindet, die zuvor noch nicht vom Unternehmen genutzt wurden und die nicht für Veranstaltungen konzipiert wurden. Aus Audio-Perspektive sind hier die gleichen Faktoren relevant wie bei jeder anderen Veranstaltung: Anzahl der Teilnehmer, Art der Präsentation, Raumgestaltung und -akustik. Besprechen Sie Ihre AV- und Audioanforderungen mit den Verantwortlichen des Veranstaltungsortes. Bedenken Sie auch potentielle Herausforderungen wie Störgeräusche durch Heiz-, Belüftungs- und Klimaanlagen (HVAC).

Personal des Veranstaltungsortes

Falls ein Veranstaltungsort gewöhnlich nicht für Events genutzt wird, hat wahrscheinlich auch das dortige Personal keine Erfahrungen mit Event-Management. In diesem Fall sollten Sie die mangelnde Erfahrung bei der Planung berücksichtigen. Gleichzeitig sollten Sie vorhandenes Wissen vor Ort nutzen, um Themen wie Zugang zur Stromversorgung oder WLAN-Netzwerken zu klären.

Seien Sie bereit für das Unerwartete

Auch wenn die notwendige technische Ausstattung, die Beschilderung des Events und administrative Aufgaben vorab genau definiert wurden, erfordern unbekannte Veranstaltungsorte häufig Prozess- und Agenda-Anpassungen in letzter Minute. Die genutzte Technologie muss flexibel sein, denn die vor Ort gegebenen Umstände können Ihre Veranstaltung maßgeblich beeinflussen.

Die Vorteile der SW6000 für Offsite-Meetings

Das branchenführende MXC Konferenzsystem lässt sich problemlos für verschiedenste Konferenzformate konfigurieren.

Die SW6000 Software mit Microflex® Complete Hardware bietet die notwendige Flexibilität für temporäre Konferenzlösungen oder Veranstaltungen, die wechselnde Konfigurationen erfordern, sowie die Option, eine Veranstaltung auf bis zu 3800 Teilnehmer zu skalieren.

Besseres Konferenzmanagement

Die SW6000 bietet Abstimmfunktionen und Agenda-Management sowie die Möglichkeit, Drittanbieterprodukte über eine einzige Nutzeroberfläche einzubinden. Die Software ist flexibel skalierbar und erlaubt so die Systemnutzung über mehrere Räume hinweg.

Einstellungen speichern und abrufen

Eines der essentiellen Features der SW6000 ist, Einstellungen und Besprechungsdaten zu speichern. Sie können Besprechungsprotokolle, Agenda-Abläufe, Berichte und viele weitere Daten speichern und wieder aufrufen, um die Einrichtungszeit an neuen Veranstaltungsorten zu reduzieren.

Richtig dimensioniert für Ihre Besprechung

Die SW6000 kann für alle Anforderungen beliebig skaliert werden. Sie können Konferenz-Einstellungen sowie eine Teilnehmer-Datenbank mit individualisierten Benutzeroberflächen für die Teilnehmer, Techniker und Meeting-Administratoren speichern und wieder abrufen.

Mit der flexiblen, frei skalierbaren SW6000 können Delegierte ihre Systeme individuell anpassen, damit Konferenzen und Besprechungen reibungslos ablaufen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Microflex® Complete mit SW6000 Ihre Veranstaltung optimieren kann.

Antony Lovell

Antony is the Senior Manager, Global Market Development – Conference & Discussion Systems, which barely fits on his business card. Based out of Dubai, he works with colleagues around the world, helping customers get the most from their conference experience. When at home, he experiments on his family by attempting to cook new dishes he has discovered on his travels. No-one has been too ill yet.