Jak zoptymalizować konfigurację sali konferencyjnej za pomocą ekosystemu Shure Stem

Niezależnie od tego, że w coraz większej liczbie miejsc pracy i szkół pracownicy i uczniowie ponownie na stałe wracają do biur lub sal lekcyjnych, siła wideokonferencji jako narzędzia komunikacji przyspiesza jego globalne przyjęcie przez organizacje o różnych strukturach i rozmiarach. Ze względu na rosnące znaczenie tego rozwiązania dla uzgadniania transakcji, zawierania umów oraz zapewniania pracownikom i współpracownikom właściwej współpracy, jeszcze ważniejsze niż dotychczas jest zagwarantowanie optymalizacji konfiguracji sali konferencyjnej pod kątem wirtualnych spotkań.

Oczywiście optymalizacja sali konferencyjnej nie wiąże się tylko z modernizacją technologii audiowizualnej. Proces optymalizacji obejmuje szeroki zakres modyfikacji, zaczynając od zmiany rozplanowania mebli i ich rozmieszczenia w przestrzeni, po wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych z uwzględnieniem unikatowych właściwości przestrzennych i akustycznych pomieszczenia.

Dlaczego przeprowadzić optymalizację?

Większość organizacji, które wynajmują lub posiadają własne powierzchnie, ma już wyznaczone przestrzenie do współpracy i sale konferencyjne. Jednak pomimo używania pewnych utartych nazw, w przypadku wielu z tych przestrzeni współpracy, w minimalnym stopniu lub wcale nie zastosowano adaptacji akustycznej, doboru odpowiednich materiałów oraz mebli, które zapewniają uzyskanie odpowiedniego środowiska dźwiękowego dla skutecznej komunikacji.

Ten brak optymalizacji konfiguracji sali konferencyjnej może prowadzić do ciągłych i rozpraszających przerw w przekazywaniu dźwięku, które to negatywnie wpływają na klarowność komunikacji oraz mają bardzo niekorzystny wpływ na jakość połączeń konferencyjnych. Szklane ściany mogą powodować pogłos oraz echo, a delikatne meble ustawione obok głośników mogą się trząść i wibrować. Niewłaściwe rozmieszczenie mebli może sprzyjać tworzeniu martwych stref dźwięku, w których uczestnicy będą mieli trudności ze słyszeniem siebie i zdalnych połączeń.

Optymalizacja przestrzeni konferencyjnej nie tylko poprawi jakość połączeń, ale także pomoże zagwarantować równy udział w spotkaniach. Zapewni równe uczestnictwo w spotkaniach, czyli możliwość takiego samego udziału w spotkaniach każdemu interesariuszowi danej organizacji. A co więcej, kto naprawdę chce słyszeć na koniec dnia członków organizacji, którzy nieustannie proszą się nawzajem o powtarzanie wcześniej wypowiadanych zdań?

Optymalizacja technologii

Unowocześnienie technologii sali konferencyjnej jest pierwszym krokiem optymalizacji istniejącej konfiguracji. Dotychczas rozwiązania dźwiękowe do sal konferencyjnych były podzielone na stacjonarne, drogie i trwałe systemy oraz przypadkowe rozwiązania typu „zrób to sam”, które psuły się tak często, jak działały. Na szczęście rozwiązania takie jak ekosystem Stem firmy Shure pozwalają wybrać drogę środka, dzięki której zyskujemy korzyści z w pełni funkcjonalnego i profesjonalnego konferencyjnego systemu dźwiękowego, a jednocześnie mamy też możliwość pełnego dostosowania konfiguracji do danych potrzeb.

Ekosystem Stem składa się z maksymalnie czterech różnych punktów końcowych audio – Table, Wall, Ceiling oraz Speakaer, które można miksować i dopasowywać do siebie w celu utworzenia sieci przechwytywania i przesyłania dźwięku, która gwarantuje optymalną czystość głosu. Ekosystem jest dostarczany z pakietem wydajnych narzędzi programowych, które znacznie przyspieszają proces instalacji, a także pozwalają skompensować niektóre z osobliwości akustycznych pomieszczenia za dotknięciem przycisku.

Fizyczna modyfikacja pomieszczenia pod kątem akustyki

Całkowita przebudowa przestrzeni spotkań w celu ułatwienia wirtualnych spotkań jest zwykle zbyt kosztowna i wymaga dużo czasu oraz zasobów. Można jednak wykonać szereg różnych działań, które nie są kosztowne i czasochłonne, a które znacznie poprawią jakość dźwięku. W zależności od stylistyki, wielkości oraz kształtu naszego pomieszczenia, może być konieczne zastosowanie jednego lub większej liczby działań, aby uzyskać najlepsze rezultaty.

Adaptacja w nowoczesnej sali konferencyjnej zwykle oznacza zmniejszenie wpływu na akustykę przez liczne twarde materiały takie jak szkło i metal, które powodują sprzężenia zwrotne, pogłos oraz różne wibracje podczas przechwytywania dźwięku. Prostym rozwiązaniem, które pozwala zachować pierwotną estetykę pomieszczenia, jest zamontowanie ciężkich zasłon, które można zaciągnąć na odsłonięte twarde powierzchnie. To znacznie tłumi fale dźwiękowe, które są odbijane od twardych powierzchni, a tym samym może znacznie poprawić jakość połączeń.

Innym łatwym sposobem jest zmiana ustawienia mebli w pomieszczeniu. Przesuwając meble bliżej lub odsuwając je od głośników oraz mikrofonów można w istotny sposób zmieniać akustykę w pomieszczeniu. Twarde powierzchnie, które odbijają fale dźwiękowe, mogą znacząco zmienić jakość dźwięku, który jest odbierany i przekazywany przez urządzenia.

Strategia umiejscowienia mikrofonu

Innym niedrogim sposobem optymalizacji jest mapowanie pozycji ustawienia mikrofonu. Jeśli kiedykolwiek wykonywaliśmy połączenie ze słabo zoptymalizowanej sali konferencyjnej, prawdopodobnie dokładnie wiemy, że często w takim pomieszczeniu występują duże strefy, w których mikrofony i zestawy głośnomówiące po prostu nie przechwytują dobrze głosów uczestników. Są to tak zwane „martwe strefy”.

Podczas gdy poprzednie systemy dźwiękowy zwykle wymagały domysłów i przewidywania w odniesieniu do zasięgu i obsługiwanej strefy przechwytywania dźwięku przez każdy z mikrofonów, ekosystem Stem oferuje szereg przydatnych narzędzi, z których można skorzystać zarówno przed, jak i po złożeniu zamówienia. Narzędzie RoomDesign pozwala na cyfrowe odtworzenie danej przestrzeni konferencyjnej, wraz z jej umeblowaniem, a następnie umieszczenie urządzeń dźwiękowych Stem w tym pomieszczeniu. Aplikacja przedstawi spodziewany rozkład stref przechwytywania i propagacji dźwięku, który pozwala zgrubnie określić, które obszary będą dobrze obsługiwane przy bieżącym rozmieszczeniu mikrofonu i głośnika.

Po otrzymaniu zamówionego sprzętu i zainstalowaniu ekosystemu, można użyć narzędzia RoomCheck, które jest dostępne w systemie operacyjnym Stem Ecosystem, w celu sprawdzenia rzeczywistego pokrycia dźwiękiem pomieszczenia, w którym działa ekosystem. Narzędzie przedstawi mapę cieplną stref przechwytywania dźwięku na odtworzonym cyfrowo pomieszczeniu, informując, gdzie znajdują się potencjalne martwe strefy. Ta wizualizacja pozwoli zarówno na zmianę miejsca, w której znajduje się mikrofon, jak też zmianę aranżacji miejsc siedzących, aby każdy głos wypowiedziany podczas spotkania był dobrze słyszany.

Lista kontrolna z najlepszymi praktykami optymalizacji dźwięku w sali konferencyjnej:

W celu uzyskania optymalnej jakości dźwięku w sali konferencyjnej należy wykonać każdą czynność, która jest przedstawiona na poniższej liście kontrolnej:

• Strategiczne umieszczenie mikrofonu: należy użyć narzędzia RoomCheck dostępnego w Stem Ecosystem OS w celu określenia martwych stref, a następnie dokonać niezbędnych zmian pozycji mikrofonu
• Adaptacja akustyczna: Należy zastosować odpowiednie rozwiązania zmiany akustyki pomieszczenia w celu zminimalizowania echa, pogłosu oraz szumów otoczenia.
• Aranżacja umeblowania: Po określeniu możliwych martwych stref w naszej przestrzeni konferencyjnej należy zmienić ustawienie mebli, aby uczestnicy nie musieli zmagać się z problemem wzajemnej dobrej słyszalności podczas normalnego korzystania z pomieszczenia.
• Regularna konserwacja i aktualizacje: W celu zapewnienia maksymalnej wydajności pracy i sprawnego rozwiązywania potencjalnych problemów należy mieć pewność, że wszystkie urządzenia Stem są właściwie użytkowane i konserwowane oraz mają zainstalowaną najnowszą wersję oprogramowania sprzętowego (firmware’u).
• Test i kalibracja: Należy użyć narzędzi programowych ekosystemu Stem, włączając w to RoomAdapt oraz RoomCheck, aby mieć pewność, że wszystkie urządzenia są właściwie dostrojone do właściwości akustycznych pomieszczenia i znajdują się w optymalnych pozycjach.

Wykonując wszystkie te kroki będziemy mogli znacząco poprawić jakość dźwięku naszych wirtualnych spotkań. W dobrze zoptymalizowanych przestrzeniach spotkań hybrydowych będziemy mogli uzyskać możliwie najwięcej z każdego spotkania, istotnie poprawiając skuteczność komunikacji w miejscu naszej pracy, a nawet wyraźnie zwiększyć zyski dzięki lepszym i bezproblemowym kontaktom ze współpracownikami oraz klientami.

Jeśli jesteś zainteresowany optymalizacją swoich wirtualnych spotkań dzięki ulepszonej technologii, poznaj bliżej ekosystem Stem firmy Shure tutaj.