Wanneer u managementsoftware voor vergaderingen op locatie gebruikt

Antony Lovell | 20-02-2020

Van trainingsdagen voor het personeel tot persoonlijke meet-and-greets: Bedrijven en organisaties houden vaak vergaderingen en bedrijfsevenementen op locatie. Het houden van zo’n evenement buiten uw traditionele kantoor, in een tijdelijke ruimte die soms niet is ontworpen voor vergaderingen of conferenties, kan leiden tot onzekerheid over de beschikbare audio-oplossingen. Een gebrek aan vertrouwen in de audiotechniek kan van invloed zijn op de productiviteit, de agenda en het beheer van een evenement.

Als er alleen een eenvoudig voicelift-systeem nodig is om de audio door de hele locatie te verspreiden, is Microflex Complete Wireless System mogelijk de ideale optie. Dit draadloze hardwaresysteem is geschikt voor evenementen waar een snelle configuratie voor maximaal 125 mensen via één accesspoint gewenst is. Als de dubbele-deelnemersmodus is ingeschakeld, biedt hetzelfde aantal conferentie-units plaats aan maximaal 250 mensen, wat ideaal is als het AV-budget beperkt is en er toch een snelle configuratie en een betrouwbaar draadloos systeem vereist zijn.

Maar als er agenda’s, beheer van deelnemers en meer vereist zijn, maken de veelzijdige functies van de SW6000 software in combinatie met Microflex® Complete hardware het eenvoudiger om dergelijke vergaderingen vlotter te laten verlopen.

Hoe u de problemen van vergaderingen op locaties overwint

Sommige hotels en congrescentra bieden microfoonsystemen voor vergaderingen, maar de organisatoren kunnen niet helemaal zeker zijn van de specificaties van een audioconfiguratie totdat ze zelf op de locatie zijn.

Onbekende vergaderruimte

Een evenement op locatie kan betekenen dat die in een onbekende ruimte plaatsvindt, die misschien niet regelmatig voor evenementen wordt gebruikt. Denk vanuit audio-oogpunt aan dezelfde factoren als bij elke andere vergadering: het aantal deelnemers, de presentatoren en hun stijl van presenteren, en de stijl en akoestiek van de vergaderruimte. Overleg met het personeel op de locatie over uw wensen op AV- en audiogebied. Denk ook aan andere mogelijke problemen, zoals afleiding door verwarmings-, ventilatie- en airco-apparaten (HVAC).

Personeel op de locatie

Net als de locatie kan ook het personeel niet gewend zijn aan het beheren van evenementen. In dat geval moet dit gebrek aan ervaring worden verdisconteerd in de voorbereiding en de plannen voor de dag zelf. Maak tegelijk wel gebruik van kennis ter plaatse om technische problemen te helpen overwinnen, inclusief de toegang tot voedingsspanning of WiFi-netwerken.

Wees voorbereid op het onverwachte

Ondanks verzoeken om bepaalde techniek, bebording of administratie betekent een onbekende locatie dat processen of agenda’s op het laatste moment kunnen veranderen. De techniek moet flexibel zijn omdat omstandigheden die u niet in de hand hebt, mogelijk van invloed zijn op uw evenement.

Wat SW6000 vergaderingen op locatie te bieden heeft

De mogelijkheid om MXC conferentiesystemen voor allerlei vormen van conferenties te configureren is een van de redenen dat het een toonaangevende oplossing is.

Voor dit type toepassing op tijdelijke vergaderlocaties, of vergaderingen waarvoor de configuratie veranderd moet kunnen worden, biedt de SW6000 software met Microflex® Complete hardwaresysteem voldoende flexibiliteit om goed te werken op locatie, en de schaalbaarheid waardoor hij geschikt is voor vergaderingen van maximaal 3800 deelnemers.

Meer grip op uw vergadering

SW6000 biedt organisatoren beheer van stemmingen, agendamanagement en connectiviteit voor derden via één interface. De software is schaalbaar, zodat deze naar wens in meerdere ruimtes kan worden gebruikt.

Vergaderinstellingen bewaren en opnieuw gebruiken

De mogelijkheid om bestaande vergaderdata in een nieuwe ruimte op te slaan, is cruciaal voor SW6000. Notulen, agendapunten en punten van actie zijn maar enkele aspecten die naar believen kunnen worden bewaard en herhaald, wat de installatietijd voor nieuwe vergaderlocaties verkort.

Op maat voor uw vergadering

SW6000 kan worden ingesteld op de omvang van elke willekeurige vergadering die u organiseert of waaraan u deelneemt. De conferentie-instellingen en een database van deelnemers kunnen worden bewaard en opgeroepen voor grotere betrouwbaarheid van het systeem, net als gepersonaliseerde gebruiksinterfaces voor deelnemers, technici en beheerders.

Dankzij de flexibiliteit en schaalbaarheid van SW6000 kunnen deelnemers het systeem aan hun parameters aanpassen, zodat vergaderingen en gesprekken vlekkeloos verlopen.

Meer weten over hoe Microflex® Complete met SW6000 uw vergadering kan verbeteren?

Antony Lovell

Antony is the Senior Manager, Global Market Development – Conference & Discussion Systems, which barely fits on his business card. Based out of Dubai, he works with colleagues around the world, helping customers get the most from their conference experience. When at home, he experiments on his family by attempting to cook new dishes he has discovered on his travels. No-one has been too ill yet.