Vier redenen dat je misschien wel een conferentie-unit op maat nodig hebt

Antony Lovell | 3-08-2020 Vier redenen dat je misschien wel een conferentie-unit op maat nodig hebt

Of het nu een lokale gemeenteraad, een provinciaal wetgevend orgaan of een nationaal congres of parlement is, gebruikers bij de overheid moeten zich aan strenge procedurele regels houden. Afhankelijk van het type vergadering kan het ook belangrijk zijn om te documenteren wie de vergadering hebben bijgewoond, welke onderwerpen er besproken zijn, wie er hoe lang gesproken heeft en wat er besloten is.

Een effectief conferentiesysteem als Microflex Complete past zich aan de specifiek geldende wetten, gebruiken en protocollen aan en dient tegelijk het overkoepelende doel om transparante communicatie en besluitvorming mogelijk te maken. Het is in wezen een microfoonsysteem dat identificatie van deelnemers, microfoonbediening op afstand, timing van sprekers, agendamanagement, parlementaire stemmingen, rapportage etc. mogelijk maakt. Het systeem houdt van elke vergadering een elektronisch gegevensbestand bij en werkt ook samen met opname-, streaming- en transcriptiesystemen van derden om archiefmateriaal aan te maken dat voorzien is van een index en kan worden doorzocht op datum, onderwerp of spreker. Dit kan als historisch referentiemateriaal worden gebruikt of aan de achterban beschikbaar worden gesteld.

Reden 1: Conference-units op maat passen in de ruimte

Sommige vergaderlocaties van de overheid stellen speciale eisen die niet vaak voorkomen in typerende directiekamers of onderwijsinstituten. Vergaderzalen bij de overheid hebben mogelijk unieke beperkingen qua architectuur of montagemogelijkheden waardoor standaard MXC componenten moeilijk te installeren zijn. De bureaus of tafels in de zaal zijn mogelijk van historisch belang, zodat er geen openingen in mogen worden gemaakt of vergroot. Dit betekent dat de nieuwe unit in de bestaande opening moet passen en bestaande gaten voor de plaatsing van kabels moet gebruiken.

Meestal vervangen nieuwe conferentiesystemen bestaande componenten uit een oudere productserie of van een andere fabrikant. Als de nieuwe units iets kleiner zijn dan de bestaande hardware, kan een op maat gemaakt frontpaneel een eventueel zichtbare opening afdekken.

Een ander gangbaar scenario is dat de leden van een wetgevend orgaan in theaterachtige stoelen zonder bureau of tafel zitten. In dit geval worden de microfoon en bedieningselementen van de conferentie-unit in de armleuning van de stoel gemonteerd. Een conferentie-unit in een armleuning moet smal genoeg zijn om in de beperkt beschikbare ruimte te passen. In sommige situaties is een conferentie-unit in een armleuning nodig die door twee mensen gedeeld wordt. Zij gebruiken dezelfde microfoon bij het spreken, maar hebben mogelijk aparte koptelefoonaansluitingen en bedieningselementen om naar tolkkanalen te luisteren.

Reden 2: Functies en bediening

Het is ook belangrijk dat het conferentiesysteem exact aansluit bij de manier waarop een wetgevend orgaan vergadert. Hiervoor kan een conferentie-unit nodig zijn met een specifieke verzameling functies en bedieningselementen waar de leden van de instantie vertrouwd mee zijn, of die de procedures van dat overheidsorgaan ondersteunen. Een gemeenteraad wil bijvoorbeeld op één locatie misschien maar drie knoppen om te stemmen - ja, nee of onthouden - maar een andere raad heeft misschien vijf stemknoppen nodig. Of één wetgevend orgaan heeft vaste zitplaatsen voor de deelnemers, terwijl een ander de deelnemers laat zitten waar ze willen en dus conferentie-units nodig heeft met een NFC ID-kaartslot.

Reden 3: Conferentie-units met speciale kleuren

Ook als er geen fysieke of functionele beperkingen zijn, wil een klant bij de overheid misschien een conferentie-unit met een unieke kleur of afwerking die past bij de stijl van het interieur of het belang van de organisatie weerspiegelt. Wellicht past een goudkleurige conferentie-unit bijvoorbeeld het beste bij de kleuren in een zaal met een traditioneel decor, terwijl een geborsteld zilveren afwerking beter aansluit bij hedendaags meubilair.

Reden 4: MXC conferentie-units op maat

Met deze situaties in gedachten is de verzonken MXC conferentie-unit ontworpen om speciale hardwareconfiguraties mogelijk te maken. Die bestaat uit functionele modules met de relevante bedieningselementen, aansluitingen en indicatoren, een metalen frontpaneel, en daarachter een metalen behuizing die een robuuste afscherming vormt tegen elektrische interferentie van buiten. Deze modules kunnen worden toegevoegd, verwijderd of verplaatst om zo een conferentie-unit op maat te maken die precies de juiste combinatie van functies, afmetingen en uiterlijk heeft om te voldoen aan de wensen van een specifieke organisatie.

Natuurlijk moet ook een speciaal ontworpen conferentie-unit onderdeel zijn van een systeem dat aan de onderliggende eisen van overheidsinstanties voldoet. Hieronder vallen flexibele opties voor bediening van de microfoon en verdeling van talen, plus functies op het vlak van vergadermanagement zoals het toewijzen van verschillende rollen, spreekrechten of stemgewichten aan sprekers, agendamanagement, en integratie met externe systemen voor opname, transcriptie, streaming, etc. Het Microflex Complete conferentiesysteem met SW6000 Conference Management Software kan zo worden gepersonaliseerd dat het aansluit bij de specifieke procedurele vereisten van elke organisatie, of er nu tien of duizend deelnemers in de zaal passen. Ten slotte kan het MXC systeem ook worden geïntegreerd met andere Shure apparatuur zoals draadloze microfoons voor presentatoren, array-microfoons om vragen van het publiek of de media op te vangen, en DSP om sprekers op afstand via videoconferencing te laten meevergaderen.

Hoe bestel je MXC conferentie-units op maat

Voor gebruikers bij de overheid met unieke operationele, uiterlijke of architectonische wensen leveren MXC conferentie-units op maat de allernieuwste functies en prestaties, met behoud van traditionele designelementen. Voor informatie kun je contact opnemen met een gediplomeerd system integrator/designer of het Shure Distribution Center in jouw omgeving.

Antony Lovell

Antony Lovell

Antony is the Senior Manager, Global Market Development – Conference & Discussion Systems, which barely fits on his business card. Based out of Dubai, he works with colleagues around the world, helping customers get the most from their conference experience. When at home, he experiments on his family by attempting to cook new dishes he has discovered on his travels. No-one has been too ill yet.