Tijdbesparende technologieën die elke IT-manager moet kennen

Stelt u zich voor: de telefoon gaat aan één stuk door en u hebt bijna 20 nieuwe e-mailmeldingen van supporttickets. Terwijl u alleen maar even naar de wc was! Over 30 minuten is uw volgende meeting, waarin u moet bespreken hoe de 'operationele efficiëntie' kan worden verbeterd en waarin ze u zullen mededelen dat, nee, helaas, ze gaan u niet toestaan om extra personeel voor de helpdesk aan te nemen. Oké, misschien hoeft u zich dit niet eens voor te stellen omdat het vrij veel lijkt op hoe uw dag er daadwerkelijk uitziet.
IT is nooit een branche geweest voor slappelingen, maar veel organisaties behandelen hun IT-afdeling nog steeds als het vijfde wiel aan de wagen van het team. Zelfs nu technologie op de werkplek een steeds grotere rol speelt en de verantwoordelijkheden daardoor groter zijn. Zo hebt u als typische IT-manager of -medewerker te dealen met een onmogelijke workload en een vreselijke werk- en privébalans.
Gelukkig maken technologische verbeteringen niet alleen het leven van iedereen op kantoor makkelijker: ze besparen IT ook enorm veel tijd en moeite. We hebben een lijst gemaakt van technologische innovaties waarmee uw afdeling uren werk per week kan besparen. Zo hebt u eindelijk een goede nacht slaap, zonder de gestreste dromen waarin u de kantoorprinter tegenkomt.
 

BYOD, MDM en MAM

BYOD (bring your own device) is in de afgelopen jaren bij een aantal bedrijven geïmplementeerd als een effectieve kostenbesparende maatregel, maar heeft IT-afdelingen wereldwijd een heleboel migraine-aanvallen gekost. Beveiligingslekken door verloren apparaten, toegangsproblemen, enzovoorts zijn bijna altijd een probleem, vooral bij bedrijven met duizenden werknemers.

Als gevolg hiervan zijn twee primaire oplossingen ontwikkeld: management van mobiele apparaten (mobile device management, MDM), waarmee IT de controle heeft over het apparaat, en management van mobiele applicaties (mobile application management, MAM), waarmee het apparaat toegang krijgt tot bedrijfsresources via applicaties. Met beide kan de IT-afdeling met één knop apparaten toevoegen aan of verwijderen van toegang tot gevoelige bedrijfsgegevens. Beveiligingslekken kunnen dus in een paar minuten worden herleid en opgelost, in plaats van de dagenlange problemen die het normaal oplevert bij verlies of diefstal van een apparaat.

RaaS - netwerktoegang op afstand en beveiligingsservices (Remote Network Access and Security Services)

RADIUS-servers vormen toegangsbeheer voor kantoornetwerken, waarmee IT-afdelingen kunnen beperken welke apparaten verbinding kunnen maken met bepaalde bekabelde en wifi-verbindingen. RADIUS-protocollen bestaan al sinds de jaren '90 en zijn dus niet per se een spannende nieuwe tech tool, maar vormden voorheen vooral een in-houseproject van IT-medewerkers dat ze binnen het bedrijf zelf ontworpen, configureerden en schaalden.

Met RADIUS als service (RaaS) kunnen bedrijven hun RADIUS-servers outsourcen aan aanbieders en het tijdrovende proces van installatie, configuratie en management overslaan. U kunt er zoveel kopen als u wilt. Zo is scaling een eitje. Met deze service hebt u ook realtime controle over welke computer, laptop of welk mobiel apparaat u toestaat op uw privénetwerken.

IoT-printers

Printers zijn al meer dan 30 jaar een benodigdheid op kantoor, maar zijn niet dezelfde beruchte functionaliteitsrevolutie doorgegaan als andere technologietypen, waardoor veel IT-professionals zich zelfs in 2020 nog afvroegen "Waarom zijn printers nog steeds zo vervelend?". Er bestaat zelfs een grappige vuistregel: "IT is interessant en dankbaar werk. En dan heb je printers..." 

Maar er is licht aan het einde van de printtunnel, in de vorm van IoT (Internet of Things). Deze printers en scanners bieden een broodnodige innovatie ten opzichte van oude technologie. IoT-printers automatiseren een aantal problematische taken, waaronder inktbeheer en papierniveaus. Zo kan materiaal worden geordend en kunnen gescande documenten worden bijgehouden op volgorde, zodat u een melding ontvangt als er iets mist. 

Het belangrijkste is echter dat ze zelfdiagnose toepassen bij problemen en hierover meldingen sturen naar IT-teams, zodat servicebezoeken pro-actief kunnen worden gepland en problemen worden voorkomen in plaats van het traditionele model van probleem en oplossing te gebruiken. Zo kunnen IT-afdelingen uren werk aan probleemdiagnose en zakelijke downtime-uren per week besparen.

Aanpasbare conferentie-audio - Stem Ecosystem

Videoconferenties zijn revolutionair geweest binnen de zakelijke communicatie en hebben de overgang naar remote werken veel soepeler en eenvoudiger gemaakt. Een conferentiesysteem opzetten is echter niet eenvoudig. Het integreren van een ruimte is vaak een duur en lang proces, of er moet gekozen worden voor een goedkope, ineffectieve alles-in-éénoptie waarmee alle voordelen van videoconferenties verloren gaan.

Met Stem Ecosysteem is er een derde manier: een effectieve audio-oplossing die eenvoudig in te stellen en zeer schaalbaar is. Elke conferentieruimte kan in een paar minuten worden ingesteld en op afstand worden beheerd, dus downtime kan meteen herleid en opgelost worden. 

Met Stem kunnen apparaten mixen en matchen. Zo kunt u een aangepaste oplossing maken die past bij de grootte en de vorm van de conferentieruimte. Elk apparaat test automatisch zijn omgeving en past zijn instellingen aan voor de beste dekking, zonder dat u iets aan hoeft te raken. Zo bespaart u tijd en moeite die u kunt besteden aan belangrijkere taken (of aan een goede nachtrust).

Meer informatie over Stem en hoe uw leven er makkelijker mee wordt

Slimme verzendmeters (Smart Postage Meters)

Een andere technologie, die al een paar jaar bestaat en steeds belangrijker wordt in de jaren na COVID, is verzendmeters. Veel B2C-bedrijven gaan over van een primaire focus op retail-outlets naar een hybride model met directe mail. IT-afdelingen moeten zorgen dat het bedrijf snel en eenvoudige verzendoplossingen kan opnemen.

Slimme verzendmeters verbinden met de mainframes van een bedrijf om toegang te krijgen tot bestelgegevens en veel van het werk voor directe mail te kunnen automatiseren. Zo kunnen medewerkers die voorheen zijn getraind in het verzenden van grote bestellingen zich snel aanpassen aan het nieuwe systeem. Het apparaat zorgt voor een synergetische relatie tussen de afdelingen Sales, IT en Operations en maakt het proces veel eenvoudiger en sneller voor iedereen. Zo heeft het bedrijf meer tijd om zich te richten op klantenservice en het opbouwen van het klantenbestand.

Toegang op afstand/ondersteuningstools

Thuiswerken heeft het leven voor veel mensen eenvoudiger gemaakt, maar het maakt het aanbieden van technische ondersteuning voor in-house IT-teams veel ingewikkelder. Zij moeten namelijk zorgen dat elke gebruiker efficiënt kan werken. Eenvoudige problemen die voorheen werden opgelost door even naar het bureau van de gebruiker te wandelen, worden nu storingen die, afhankelijk van locatie, dagen kunnen duren.

IT-teams zijn bekend met tools voor toegang op afstand en hun potentie om uren tijd en geld te besparen, maar de toepassing ervan als technische ondersteuningstool is vanwege privacy- en veiligheidsredenen nooit doorgezet. Zelfs als het probleem kan worden opgelost met een paar snelle schermtoetsen van een ervaren medewerker, hebben de meeste mensen problemen met anderen toegang geven tot hun persoonlijke computers.

Deze eerdere twijfel ten opzichte van ondersteuningstools op afstand is echter volledig verdwenen door de enorme stijging van remote en hybride werkomgevingen en doordat bedrijven zich aanpassen en medewerkers voorzien van bedrijfscomputers. Waar normaal een frustrerend telefoongesprek van meer dan 20 minuten nodig was om technische problemen op te lossen, kost u dat nu maximaal 5 minuten. Uw team ervaart een stuk minder stress en u bespaart uw bedrijf van inefficiëntie.