Hoe installeer je een conferentiesysteem in een huddleroom
Huddlerooms zijn een blijvende ontwikkeling in moderne kantoren gebleken omdat jongere medewerkers de voorkeur geven aan een kleine, afgezonderde ruimte voor ongestoorde, informele samenwerkingssessies. Dat de ruimte beperkt is, wil echter niet zeggen dat het minder belangrijk om de indeling ervan te plannen; slordige doe-het-zelfoplossingen leiden tot gesprekken van lage kwaliteit en nutteloze ruimtes. Om te helpen bij het creëren van een kleine, maar effectieve vergaderruimte hebben we een gids samengesteld die garandeert dat de medewerkers de huddleroom nog jaren zullen gebruiken!
Beeldscherm en camera
De ruimte mag dan klein zijn, maar dat betekent niet dat je ongestraft een veel kleiner scherm kunt gebruiken; je wilt niet dat mensen moeten turen of dichter bij het scherm moeten kruipen om iets te kunnen zien. Schermen van 50” of meer moeten afdoende zijn als monitors om PowerPoints en documenten te delen, en als scherm tijdens videoconferenties.
Afhankelijk van de hoogte van het scherm moet de camera boven of onder het display gemonteerd worden en een zichtveld hebben dat alle deelnemers in een volledig bezette zaal bestrijkt. Camera's die gebruik maken van automatische of handmatige zoomfuncties en software voor gezichtsherkenning en correctie van helderheid en kleur, maken videoconferenties veel effectiever.
Audio-oplossing
Gezien de relatief kleine ruimte geloven veel organisaties dat een eenvoudige microfoon en speaker die individueel op de computer van de gebruiker zijn aangesloten, de klus wel zullen klaren. Maar vaak is dat gewoon niet goed genoeg.
Die apparaten zijn vaak slecht geschikt voor de ruimte, wat inhoudt dat gesprekken vaak onderbroken worden door storingen in de audio, zoals galm en echo. Door het ontbreken van DSP (digitale signaalverwerking) werken de microfoon en de speaker ook niet samen, zodat de microfoon het geluid van de speaker opvangt en de stem van de spreker wordt herhaald.
Huddlerooms hebben, net als elke andere vergaderruimte, een complete oplossing nodig om de vlekkeloze vergaderervaring te bieden waardoor ze zo geliefd zijn. De beste manier om die vlekkeloze ervaring te realiseren is met een audio-ecosysteem. Audio-ecosystemen zorgen dankzij een combinatie van hardware en software voor audio van hogere kwaliteit. Zo zorgt het Stem Ecosystem met maximaal tien audio-apparaten in een netwerk, gecombineerd met een krachtig softwareplatform, voor een volledig op maat gemaakte en complete audio-oplossing.
Het Stem Ecosystem biedt zijn gebruikers vier uniek ontworpen audioterminals die gemengd en gecombineerd kunnen worden tot een oplossing op maat voor elke ruimte. Voor een eenvoudige audio-oplossing zonder franje kunnen de Stem speakerphones Table en Wall als losstaande apparaten worden gebruikt die een gedegen dekking bieden voor ruimtes ter grootte van een huddleroom. Voor completere dekkingsopties kan ieder Stem apparaat worden gebruikt als onderdeel van een groter ecosystem. Zo ook Stem Speaker en Ceiling, die de ruimte samen als team perfect afdekken, aangezien Ceiling de audio van boven de conferentieruimte opvangt en Speaker frisse, heldere audio voor de aanwezigen levert.
Bij ieder ecosysteem hoort een installatie in drie stappen: Plaats of monteer de apparaten, maak de verbindingen en wijs de apparaten toe aan de ruimte. Dit proces kan binnen enkele minuten worden afgerond, wat betekent dat je in één middag meerdere ruimtes kunt afmaken. Dat maakt het de ideale oplossing voor grootschalige toepassing bij organisaties die veel huddlerooms tegelijk willen uitrusten.
Indeling van het meubilair
Huddlerooms bieden een mate van privacy en afzondering die voor medewerkers dankzij hybride en thuiswerksituaties inmiddels hoog op het verlanglijste staat. In plaats van hun gesprekken luidkeels in een verder stille en open kantoorruimte te voeren, houden veel medewerkers hun vergaderingen liever in een open huddleroom, zodat ze de nodige rust hebben en zich geen zorgen hoeven te maken dat ze hun collega's storen.
Als je de ruimte vanuit deze gedachte ontwerpt, moet je het meubilair zo plaatsen dat de vergaderapparatuur door één tot vier mensen gebruikt kan worden. Door de grootte en vorm van de tafel moeten gebruikers in hun eentje aan het 'hoofd' kunnen zitten waar ze solo-conferencecalls kunnen houden, terwijl er ook goede zichtlijnen moeten zijn voor lokale vergaderingen van kleinere teams.
Huddlerooms zijn de perfecte aanwinst voor je kantoor om de productiviteit en communicatie te verbeteren, zowel binnen als buiten de organisatie. Mits goed geïnstalleerd kunnen ze enorm veel waarde toevoegen voor zeer geringe kosten. Om te beginnen met het ontwerpen van de audio-oplossing van je huddlerooms kun je hier onze RoomDesign-tool bekijken en een combinatie van apparaten creëren voordat je één artikel koopt.
