AV en IT dezelfde taal te laten spreken

Spreekt uw IT-afdeling AV?

De populairiteit van videovergaderen en audioconferenties neemt almaar toe en verschuift van hardware-oplossingen naar softwareproducten. Producten als Google Hangouts en Skype for Business zijn weliswaar flexibel inzetbaar en goedkoop te gebruiken, maar de gebruikerservaring verslechtert enorm wanneer de audiokwaliteit het laat afweten.

Tegelijk investeren bedrijven grote bedragen in conferentievoorzieningen zodat hun medewerkers minder hoeven te vliegen naar belangrijke vergaderingen.

Netwerkaudio speelt door deze ontwikkelingen steeds vaker een cruciale rol bij de besluitvorming in moderne werkomgevingen en bij het samenwerken op mondiaal niveau. Dit vereist dat AV- en IT-afdelingen elkaars taal steeds beter leren spreken. Anders kunnen er grote problemen ontstaan bij het integreren van audiovoorzieningen in bestaande IT-netwerken.

Vroeger maakten veel minder digitale-mediaplatforms gebruik van IT-netwerken, bijvoorbeeld alleen voor digital signage, IPTV en videoconferenties. Er komen echter steeds meer AV-technologieën die computernetwerken gebruiken en die ook audioverkeer via netwerken afwikkelen. Dit almaar toenemende aantal AV-verbindingen kan de werking van zwakke bedrijfsnetwerken verstoren.

“Niet veel IT-afdelingen hebben zich tot nu toe bezig moeten houden met netwerkaudio, en het is aan ons om de samenwerking te zoeken en aan een succesvolle integratie te werken,” zo legt Stuart Davidson uit, directeur technische diensten van het in AV gespecialiseerde bedrijf AVMI. “Een van de grootste uitdagingen in het vakgebied is te garanderen dat er voor iedereen genoeg plaats is op het netwerk – en dat er echt geen problemen zullen ontstaan, zolang we maar goed samenwerken met de AV-afdeling en een zorgvuldige planning maken.”

Gevolgen voor het netwerk

De grootste zorgen die IT-afdelingen zich maken, zijn de gevolgen voor bestaande netwerkdiensten. AV-afdelingen moeten hun netwerkgebruik zorvuldig plannen zodat bestaande netwerkfunctionaliteiten niet in gevaar komen door het uitrollen van AV-oplossingen.

“IT-convergentie zit er al een tijdje aan te komen,” zegt Davidson instemmend. “Allerlei technologieën maken inmiddels gebruik van computernetwerken, maar nu moeten deze technologieën ook in de praktijk met elkaar gaan samenwerken. Onze bedrijfstak moet zich daar bewust van zijn en onze aanpak veranderen.”

Vraagt deze almaar verder gaande convergentie tussen AV en IT dan om een nieuw type communicatieprofessional die beide afdelingen aanstuurt?

“Tot voor kort specialiseerden medewerkers zich in één bepaalde technologie, zoals digital signage of conferentiesystemen. Ieder voor zich zocht men vervolgens contact met de IT-afdeling over de netwerkintegratie,” zegt Davidson. “Nu loopt er echter zo veel verkeer via het netwerk van de klant dat we netwerkarchitecten nodig hebben. Deze overzien het geheel van alles wat er op het bedrijfsnetwerk gebeurt, en coördineren de verschillende technologieën.”

Industrie standaard

AV en IT moeten niet alleen elkaars technische taal beter leren spreken, er is ook behoefte aan meer standaardisatie, zo stelt de verkoopdirecteur van Electrosonic, Paul Louden.

“Technologiebedrijven en financiële instellingen zetten wereldwijd al grootschalig in op standaardisatie,” zegt hij. “AV-voorzieningen veranderen daarmee van nicheproducten voor enkele gespecialiseerde vergader-, conferentie- en samenwerkingsruimten, tot oplossingen voor elke ontmoetingsruimte.”

Dat heeft geleid tot een explosie van zogenoemde ‘huddle rooms’, die door gebruik van standaardtechnologieën bedrijven en organisaties in staat stellen om wereldwijd hun gewone vergaderruimten te gebruiken voor samenwerking via bestaande computernetwerken.

“De gebruikerservaring van AV-systemen zou voor elke klant dezelfde moeten zijn, in elke vergaderruimte, waar ook ter wereld,” zegt Davidson. “Een ander voordeel van deze aanpak is de mogelijkheid om een consistente ondersteuning en dienstverlening te leveren, en dat wordt ook binnen ons vakgebied als een grote vooruitgang gezien.”

Shure is uiteraard geen vreemde in de wereld van netwerkaudio. Als voortrekker binnen ons vakgebied organiseren we regelmatig seminars voor ontwikkelaars, installateurs en ontwerpers van AV-systemen en voor geluidstechnici. Deze seminars geven meer inzicht in de meest gebruikte IT-standaard¬protocollen voor audiodoorgifte via netwerken, en bieden daarnaast praktische demonstraties aan de hand van concrete voorbeelden.

“Ons hele technische team krijgt training om hun kennis over netwerken te vergroten,” aldus John Ellis, regionaal verkoopmanager bij Shure UK. “AV- en IT-afdelingen moeten meer gaan communiceren, zodat ze elkaar nog beter leren begrijpen dan nu al het geval is. Bij de meeste projecten verloopt de samenwerking uitstekend, maar te vaak merken we nog dat AV-technici hard moeten werken om gehoord te worden.”

Veiligheid garanderen

Een ander essentieel onderwerp op het snijvlak tussen AV en IT is de netwerkbeveiliging. Zo meldde een Brits overheidsrapport onlangs nog dat de helft van alle Britse bedrijven in 2016 slachtoffer werd van een cyberaanval.

“Het is terecht dat IT-afdelingen zich zorgen maken over de veiligheid,” zo zegt Dave Grimwood, de pre-sales team leader van het internationale audiovisuele bedrijf Electrosonic. “Audiocommunicatie verloopt in real-time en vereist daarom een hoge prioriteit.”

Voor de projectplanning vormt het feit dat netwerkaudio grotendeels op locatie moet worden gemonteerd en ingeregeld een extra uitdaging die voorgeconfigureerde installaties niet kennen. AV-professionals komen in de praktijk allerlei IT-infrastructuur tegen waar ze niet mee bekend zijn, en dat vereist eigenlijk weer een betere planning vooraf.

“Installateurs van audiovisuele systemen vragen vaak van tevoren een lijst op van de aanwezige IT-voorzieningen, en daar worden IT-beheerders soms nerveus van omwille van de veiligheid, en dat leidt weer tot vertragingen in het project als geheel,” zo legt Grimwood uit.

Davidson van AVMI is het daarmee eens: “Wat we tegenwoordig steeds vaker zien, is dat we nauw samenwerken met de IT-afdeling om onze technologie te laten goedkeuren en de beveiliging ervan te testen, terwijl we tegelijk witboeken schrijven en met de fabrikanten samenwerken om garanties te geven dat de gebruikte technologieën geen risico's vormen voor de netwerkbeveiliging.”

Desondanks vindt Ellis, dat AV- en IT-afdelingen steeds beter samenwerken en dat IT-professionals steeds meer weten over audio.

“Het gaat vooruit, dat is zeker, hoewel er nog steeds meer AV-technici leren over IT, dan IT'ers over audio,” zegt hij. “IT-beheerders moeten leren begrijpen dat AV-professionals geen producten in een netwerk zullen plaatsen die een risico vormen voor de beveiliging ervan. Het gaat hier om een serieuze zaak, en wij vinden het nèt zo belangrijk dat netwerken effectief en veilig blijven werken.”