Vijf tips om het geluid tijdens conferentiegesprekken te verbeteren

Veel mensen associëren teleconferentiegeluid direct met knisperende snackverpakkingen en tikkende vingers. Nevenzaken dus. De gebruikte audiotechnologie heeft een doorslaggevende invloed op de kwaliteit van het conferentiegesprek. Een goed systeem focust op de kern van het gesprek, en niet op de bijgeluiden.

Deelnemers aan conferentiegesprekken moeten vaak noodgedwongen hun uitspraken herhalen omdat ze niet door iedereen goed zijn gehoord. Zachte sprekers en hinderlijke achtergrondgeluiden maken het gewoonweg onmogelijk om productieve conferentiegesprekken te voeren. Met een betere geluidskwaliteit kan elke deelnemer aan een conferentiegesprek gewoon duidelijk verstaanbaar zijn. Dat verhoogt de efficiëntie én de productiviteit.

Conferentiesystemen die een betere geluidskwaliteit leveren, bieden voordelen voor zowel intern overleg als externe klantgesprekken. Vaak wil men klanten in het echt kunnen ontmoeten, maar dat is bij multinationals niet altijd mogelijk. Regelmatig krijgen nieuwe klanten pas een goede eerste indruk van uw bedrijf via een conferentiegesprek.

Een soepel lopend en professioneel klinkend conferentiegesprek helpt om hierbij de juiste indruk te maken. Die eerste indruk kan bepalend zijn voor de mate waarin men met u zaken wil gaan doen. Een hoge geluidskwaliteit voor conferentiegesprekken is niet alleen een kwestie van gemak. Ook uit zakelijk oogpunt is het verstandig.

Hieronder volgen vijf tips voor een betere geluidskwaliteit tijdens conferentiegesprekken.

1. Ken de technologie die u gebruikt voordat u begint met het conferentiegesprek

Er is weinig gênanters te bedenken dan een conferentiegesprek te beginnen en dan pas te beseffen dat u niet weet hoe de audioapparatuur werkt. Dat betekent wachten, tijdverspilling en gesprekken die niet doorgaan of waar niemand elkaar verstaat.

En omdat conferentiegesprekken vaak zijn bedoeld om een goede eerste indruk te maken, is het belangrijk dat u met kennis van zaken en efficiënt met de apparatuur kunt omgaan. Test met een collega de werking van het conferentiesysteem wanneer u een conferentieruimte voor het eerst gebruikt. Zorg dat u alle functies van de audioapparatuur kent voordat u het echte gesprek voert.

2. Houd het omgevingsgeluid laag

Voer conferentiegesprekken in een ruimte met stevige muren die geluid uit de omgeving tegenhouden. Vermijd ruimten met luidruchtige airco-systemen en open vensters. Ritsel niet met papieren die op tafel liggen. Schakel alle mobiele telefoons uit. Staat uw telefoon op trillen, bewaar hem dan in uw zak, en leg hem niet op een hard oppervlak waar hij lawaai kan gaan maken. Al deze alledaagse achtergrondgeluiden maken het voor de deelnemers moeilijker om de spreker te horen.

Vooral bij conferentiegesprekken met uitsluitend een geluidsverbinding, is het creëren van zo weinig mogelijk omgevingsgeluid belangrijk. Want omdat deelnemers elkaar niet kunnen zien, zijn achtergrondgeluiden extra storend door het ontbreken van visuele context. Het leidt de aandacht af van de spreker. Een professioneel conferentiesysteem brengt zo min mogelijk omgevingsgeluid over, zodat alle deelnemers zich op de spreker kunnen concentreren.

Als uw AV-conferentiesysteem bovendien over een intuïtieve bediening beschikt en via de bestaande netwerken werkt, is het installeren en het gebruik ervan een fluitje van een cent. Gemiddeld blijken deelnemers meer dan tien minuten te besteden aan het opzetten van een AV-conferentie, elke keer weer, en dat rechtvaardigt de investering in een gebruiksvriendelijk platform dat tijd en geld bespaart. En dat bovendien barrières wegneemt voor de gebruiker.

Dit alles klinkt wellicht nogal voor de hand liggend, maar om de genoemde positieve effecten te realiseren, dienen bedrijven wél in de juiste infrastructuur te investeren en systemen te gebruiken die aansluiten op een efficiënte manier van werken. Daarnaast moeten dergelijke systemen betrouwbaar zijn en makkelijk zijn te gebruiken door medewerkers van elke leeftijd en van elk opleidingsniveau.

3. Zorg dat er genoeg microfoons zijn voor alle deelnemers

Microfoons delen lijkt een eenvoudige kostenbesparing, maar het vermindert de geluidskwaliteit voor iedereen. Wanneer u één microfoon tussen twee deelnemers plaatst, spreken beiden vaak tegen de zijkant ervan. Conferentiemicrofoons zijn doorgaans niet geschikt om geluid van de zijkanten op te pikken.

Microfoons heen en weer schuiven kost veel tijd. En ze pikken tijdens het schuiven ook nog eens contactgeluiden en extra omgevingsgeluid op. Bovendien maakt het geen goede indruk als er wél een videoverbinding is en uw gesprekspartner u ziet schuiven met microfoons.

Kwalitatief hoogwaardige microfoons zijn echter niet de allesbepalende factor; ook de juiste keuze in het type luidsprekers verdient aandacht en, belangrijker nog, de correcte plaatsing ervan, rekening houden met de vorm en de aankleding van de ruimte. Systemen die voor huddle rooms zijn ontworpen, zullen meestal niet werken in grote directiekamers of in open ruimtes. Denk dus na over hoe het systeem zal worden gebruikt, door wie, en wat het bedrijf met de investering wil bereiken, voordat u de apparatuur uitkiest en begint te installeren. Het antwoord op deze vragen helpt u een systeem te ontwerpen dat aan de daadwerkelijke gebruikseisen voldoet. En dat ook echt goed werkt, in plaats van alleen maar stijlvol aanwezig te zijn in de vergaderruimte.

Effectieve AV-conferenties zijn productief, stimuleren de samenwerking en halen het beste uit alle deelnemers. Met de juiste technologie is elk overleg tot een succes te maken.

4. Spreek direct in de microfoon

Mensen nemen ten onrechte aan dat elke stem wel duidelijk zal worden geregistreerd als er maar een microfoon in de ruimte aanwezig is. Microfoons voor spraak zijn echter richtingsgevoelig. Dat wil zeggen dat ze geluid uit één richting het beste oppikken: van voren.

Praat u van opzij tegen de microfoon, naast de microfoon of richt u zich tot de buurman, dan is uw stem slecht te horen. Zet de microfoon recht voor u, richt hem op uw mond en spreek recht in de microfoon. Dat levert het meest heldere en duidelijke geluid op.

5. Vergeet niet het geluid omwille van het beeld

Bij audiovisuele technologie krijgt het “video”-gedeelte vaak meer aandacht dan het audiodeel. Geluid was altijd al onderdeel van conferentiegesprekken, terwijl video voor velen nog steeds een spannende nieuwe trend is. Het budget voor conferentiesystemen wordt vaak aan videotechnologie besteed en niet aan geluid van een goede kwaliteit.

Het nadeel daarvan is: een conferentiegesprek zonder video is wél mogelijk, maar wanneer er geen meer geluid is, maakt dat direct een einde aan het gesprek — tenzij iedereen de gebarentaal machtig is. Wanneer u moet kiezen op welk onderdeel van uw AV-conferentiesysteem u altijd moet kunnen vertrouwen, kies dan het onmisbare element: het geluid.