De uitdagingen voor AV in raadszalen

Kevin Beazley | 10-06-2019

Gemeenteraden en rechtbanken maken gebruik van techniek om processen te stroomlijnen, papier te elimineren en de werkdruk voor het personeel te verlagen. Audiosystemen kunnen hier een rol in spelen: ze verbeteren niet alleen de geluidskwaliteit in de ruimte, maar bieden ook functies die de besluitvorming ondersteunen, en zorgen ervoor dat mensen op afstand kunnen deelnemen.

Conferentiesystemen die tegemoetkomen aan de wensen van de Raad

U kent misschien de basale geluidssystemen die in vrijwel elke raadszaal of rechtbank te vinden zijn. Maar u weet misschien niet dat er een uniek type audiosysteem bestaat dat verder gaat dan het versterken van geluid, en functies omvat die specifiek ontworpen zijn om de processen van discussie, besluitvorming, documentatie en informatieverspreiding te ondersteunen die het fundament van formele vergaderingen vormen. Die conferentiesystemen brengen de microfoon en luidspreker in één apparaat onder, en voegen daar managementfuncties als stemming en identificatie van deelnemers aan toe.

Discussie is de elementaire activiteit van elke vergadering. Dat betekent dat de eerste taak voor alle audioapparatuur het bieden van transparant, verstaanbaar geluid is waardoor raadsleden elkaar kunnen verstaan en gehoord worden door burgers die de vergadering bijwonen. De raadsleden kunnen hun eigen microfoon bedienen, of de voorzitter of een assistent kan hem op afstand activeren. Sommige conferentiesystemen bieden zelfs geavanceerde functies als spraaktimers. 

Shure MXC conferencing system in Council Space

Veel gemeenten bieden ook een live stream van hun raadsvergaderingen, waardoor goede audio dubbel zo belangrijk wordt. Een conferentiesysteem kan ook metadata bieden die gebruikt wordt om de naam en titel van de spreker, stemmingsuitslagen of andere informatie aan het videobeeld toe te voegen.

Als het tijd is om een beslissing te nemen, kan elke deelnemer zijn stem elektronisch via het conferentiesysteem uitbrengen, en ziet de voorzitter de uitslag op een scherm. Sommige systemen ondersteunen zelfs parlementaire stemmingen, met allerlei quorum- en aannameberekeningen die overeenkomen met de procedures van de organisatie.

Omdat gemeenteraden en soortgelijke organisaties verplicht zijn om hun vergaderingen te documenteren, kan een conferentiesysteem na afloop verslagen genereren met gegevens over het aantal deelnemers, wie er gesproken en gestemd hebben, en de begin- en eindtijd van de vergadering. Deze verslagen kunnen desgewenst openbaar worden gemaakt.

Om de hoeveelheid papieren documenten die onder de raadsleden verspreid wordt te verkleinen, kan het conferentiesysteem worden gekoppeld aan een pc bij elke stoel, die toegang biedt tot de relevante documenten. Vergaderinformatie als de lijst van sprekers of stemmingsuitslagen kunnen ook op videomonitoren worden weergegeven, zodat het publiek ze kan volgen.

Wanneer raadsvergaderingen in ruimtes van historisch of architectonisch belang worden gehouden, waar het leggen van kabels onpraktisch is, bieden draadloze conferentiesystemen extra gemak. Een draadloos conferentiesysteem biedt veel van dezelfde functies als bekabelde systemen, maar kan ook worden gebruikt in commissiezalen of zelfs bij grote bijeenkomsten op andere locaties.

Conferentiesystemen koppelen communicatie aan bestuur. Ze stellen gemeentebesturen en andere organisaties in staat om meer te focussen op kernactiviteiten als besluitvorming en planning, en tegelijk vergaderingen te houden die hun achterban efficiënt en effectief van dienst zijn.

Interesse in meer nieuws uit de sector? Volg ons op via https://twitter.com/shuresystems of abonneer u op het YouTube-kanaal van Shure Systems.

Kevin Beazley

Kevin Beazley is the conferencing systems manager for Shure UK Systems Group. He specialises in the design of conferencing and discussion systems.