Gemeente Setouchi geeft discussies impuls en transformeert werkwijze met MXCW

Customer Profile

De gemeente Setouchi, gelegen in het meest zuidelijke deel van het eiland Amami Oshima in de Japanse prefectuur Kagoshima, bestuurt een divers gebied van ongeveer 240 vierkante kilometer dat meerdere kleinere eilanden omvat. De regio, bekend om zijn subtropische zeeklimaat, natuurschoon en bloeiende visserij, is een populaire bestemming voor toeristen.

In 2019 introduceerde Setouchi het 'Langetermijn-promotieplan voor Setouchi', dat de digitale transformatie (DX) actief bevordert. Dit strategische initiatief wil duurzame ontwikkeling bevorderen via de modernisering van de diensten aan de burger, het onderwijs en de bestuurlijke diensten met digitale technieken.

Challenge

Het gemeentebestuur van Setouchi houdt geregeld allerlei bijeenkomsten, van reguliere en buitengewone vergaderingen tot discussies over specifieke onderwerpen. Deze bijeenkomsten, beheerd door het gemeentesecretariaat, vinden plaats op diverse locaties, waaronder zowel grote vergaderzalen als kleinere ontmoetingsruimtes.

In het verleden maakte de gemeente gebruik van bekabelde handheld microfoons voor de geluidsversterking bij deze bijeenkomsten. Het met de hand doorgeven van microfoons tussen de leden leidde tot inefficiënties, hinderde de voortgang van de gesprekken en deed ook hygiënische bezwaren rijzen. Bovendien vroeg de diversiteit van de vergaderlocaties om een flexibel en eenvoudig te verplaatsen systeem.

De bestaande audioapparatuur was moeizaam en tijdrovend bij het installeren en vormde een belasting voor de staf van het secretariaat. Er was een oplossing nodig die garandeerde dat ieder gemeenteraadslid op zijn stoel contactloze toegang tot een microfoon had, die eenvoudig tussen de diverse vergaderlocaties te verplaatsen was en die de algehele audio-ervaring verbeterde.

Solution

In partnerschap met integrator Nippon Information Processing Center en Shure heeft de gemeente Setouchi nu het Microflex Complete Wireless (MXCW) systeem geïntroduceerd. Het veelzijdige en gebruiksvriendelijke MXCW conferentiesysteem heeft gecompliceerde bekabeling overbodig gemaakt en de communicatie bij vergaderingen beduidend gestroomlijnd.

Het systeem wordt direct opgestart als de accu's in de conferentie-units gezet worden. De draadloze conferentie-units, voorzien van zwanenhalsmicrofoons en geïntegreerde luidsprekers, kunnen flexibel voor de aanwezigen worden geplaatst, en die kunnen gemakkelijk spreken door gewoon een knop op het apparaat in te drukken.

De conferentie-units worden bewaard in een speciale kar, compleet met de MXCW accesspoint-transceiver en laadstations. Dit maakt eenvoudig transport tussen de diverse vergaderlocaties in het gemeentehuis van Setouchi en het aangrenzende buurtcentrum mogelijk.

Advantages

De implementatie van MXCW heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in de vergaderdynamiek bij de gemeente Setouchi en gezorgd voor efficiënte discussies binnen de tijdsbeperkingen van de commissievergaderingen.

Het systeem is geprezen om zijn gebruiksvriendelijkheid en eenvoudige werkwijze, omdat leden die onbekend zijn met de techniek, het ook zonder training moeiteloos kunnen gebruiken. Door de draagbaarheid van MXCW kan het ook op verschillende afdelingen breder worden ingezet. Bovendien heeft de heldere, hoogwaardige audio het personeel aanzienlijk geholpen bij het effectiever opstellen van accurate notulen, met geringere belasting van de staf en kosten voor uitbesteding van transcriptie tot gevolg.

De introductie van MXCW heeft niet alleen de audio-ervaring in het gemeentehuis van Setouchi verbeterd, maar ook het potentieel voor transformatie van dergelijke upgrades gedemonstreerd. Onder het motto 'DX begint bij geluid' heeft dit de inzet van de gemeente voor innovatie door digitale oplossingen bekrachtigd en bevestigd dat geluidstechniek een drijvende factor kan zijn in de digitale transformatie van lokale overheden.

"Het conferentiesysteem van Shure is draagbaar en eenvoudig te gebruiken, en biedt een hoge geluidskwaliteit. Het geeft niet alleen de discussie een impuls, maar draagt ook bij aan de omvorming van het notuleringsproces. Zo maakt het DX mogelijk door geluid."

Mr. Junichi Cho, gemeentesecretaris Setouchi, prefectuur Kagoshima

Gear List

	Model Number	hoeveelheid	Description
	MXCW640	20	Draadloze conferentie-unit voor Microflex Complete Wireless conferentiesysteem Configureerbaar als microfoonunit voor voorzitter, deelnemer, toehoorder of omgeving.
	MXCWAPT	1	Accesspoint voor Microflex Complete Wireless conferentiesysteem Tot 125 draadloze conferentie-units MXCW640 bedienbaar
	MXCWNCS	2	Netwerklaadstation voor SB930 accu’s voor de draadloze conferentie-unit MXCW640