Vergaderen en discussiëren: zeven ruimtes + zeven oplossingen

Er is niet één standaardoplossing voor alle toepassingen in bedrijven, organisaties en overheden waarbij de spraakverstaanbaarheid tijdens vergaderingen en conferenties cruciaal is. Steeds meer IT'ers moeten ook AV-taken uitvoeren en ineens analoog gaan denken in plaats van digitaal. Bij deze taak hoort het kiezen van de juiste microfoon. Dit artikel is bedoeld voor iedereen die met audiosystemen werkt rondom vergaderingen en conferenties, ongeacht of uw achtergrond in de IT- of de AV-wereld ligt.

Factoren die de keuze van een microfoon bepalen

De optimale audio-oplossing voor vergaderingen is afhankelijk van allerlei factoren, waaronder:

• de grootte van de ruimte
• het aantal aanwezige personen
• het aantal sprekers
• de gespreksvorm

Wat bedoelen we met "gespreksvorm"?

• Eén-naar-veel: één persoon spreekt een publiek toe (bijv: houdt een voordracht)
• Veel-naar-veel: alle aanwezigen spreken afwisselend (bijv.: een forumdiscussie)
• Hybride: speciale communicatie van veel-naar-veel met beperkte of selectieve toegang tot de microfoon (bijv.: bij raadsvergaderingen, rechtbanken, directiekamers en discussiepanels met publiek)

Houd er bovendien rekening mee of er geluidsversterking wordt gebruikt.

Begin met de ruimte

Hieronder geven we een korte handreiking voor het kiezen van microfoons voor zeven gangbare soorten vergader- en conferentieruimten. Kies de ruimte die het meest overeenkomt met uw situatie, en kijk welke tips daarvoor gelden.

#1. Overlegruimte (huddle room)

Overlegruimte

Omschrijving: Dit is een kleine ruimte met plaats voor 4-8 personen, die meestal om een tafel zitten.

Geluidsversterking: Doorgaans vereisen eenvoudige vergaderruimtes geen geluidsversterking; veel overlegruimtes beschikken echter wel over mobiele of permanente audio- en videoconferentieapparatuur.

Microfoons: Door het ontbreken van versterking is dit de perfecte situatie voor gebruik van grensvlak microfoons. Als het systeem geen eigen microfoons heeft, plaats dan enkele draadgebonden ( MX391 / MX392 / MX393 ) of draadloze grensvlak microfoons op tafel. Of hang één of twee kleine condensator microfoons ongeveer een meter boven de tafel.

#2. Vergaderruimte

Vergaderruimte

Omschrijving: Een vergaderruimte is groter dan een overlegruimte en biedt plaats aan 6–30 personen die om één of meer grote tafels zitten, vaak "in een kring" zodat de deelnemers elkaar kunnen zien.

Geluidsversterking: Als de akoestiek van de ruimte goed is (niet teveel galm), is geluidsversterking niet nodig; veel vergaderruimten beschikken echter over opname- en conferentiesystemen die microfoons vereisen.

Microfoons: Bij gebruik van vier of meer microfoons adviseren we om de niet-gebruikte microfoons uit te zetten. De gemakkelijkste manier is om microfoons te gebruiken met ingebouwde aan-/uitschakelaars (MX412 / MX418) en om de sprekers hun eigen microfoon te laten bedienen. Een andere slimme oplossing is het gebruik van een speciaal discussiesysteem of automatisch mengpaneel dat de deelnemers niet zelf hoeven te bedienen zodat ze zich op het gesprek kunnen concentreren. Een discussiesysteem heeft ook als voordeel dat er in elke microfoon een kleine versterker zit ingebouwd die de kans op rondzingen nagenoeg elimineert en zorgt dat mensen aan de uiteinden van de tafel elkaar goed kunnen verstaan.

Vaak beschikt elke deelnemer over een eigen tafelmicrofoon, maar de ervaring leert dat één microfoon per twee mensen doorgaans voldoende is. In vergaderruimten verdienen zwanenhalsmicrofoons die op tafel zijn geplaatst de voorkeur, omdat deze niet snel door papieren worden bedekt. Maar ook grensvlakmicrofoons zijn te gebruiken. Bij verplaatsbare tafels zijn draadloze tafelmicrofoons een goede oplossing door hun flexibiliteit en snelle plaatsingsmogelijkheden. De gespreksleider kan baat hebben bij gebruik van een draadloze headset of lavalier microfoon.

#3. Trainingsruimte/leslokaal

Trainingsruimte of leslokaal

Omschrijving: Dit is het klassieke één-naar-veel communicatiescenario waarbij tot 30 studenten op stoelen of aan tafels zitten en de instructeur/docent aankijken.

Geluidsversterking: Hoe groter de kamer en hoe meer galm er is, hoe groter de behoefte aan geluidsversterking aan de podiumzijde in de richting van de cursisten. Kleinere ruimten die geen versterking vereisen, hebben soms toch microfoons nodig voor internetstreaming, videoconferenties of om de presentatie op te nemen. Maximale verstaanbaarheid is essentieel in elke leeromgeving.

Microfoons: De instructeur kan achter een lessenaar gaan staan, maar de meesten willen kunnen bewegen om tijdens de presentatie een bord of andere presentatiemiddelen te gebruiken. Om gemakkelijk handsfree te kunnen werken is een draadloze headset of lavaliermicrofoon de beste oplossing.

Vragen van de aanwezige studenten kunnen op een aantal manieren worden geregistreerd ten behoeve van studenten die leren op afstand. Plaats een aparte microfoon op een tafel of statief die speciaal voor dit doel is bestemd, of laat een draadloze handmicrofoon rondgaan. Hang alleen microfoons op boven het publiek als er geen versterking in de ruimte aanwezig is, en uitsluitend in ruimtes met een goede akoestiek. Als de training zeer interactief is, overweeg dan het gebruik van een systeem met tafelmicrofoons en een automatisch mengpaneel of een discussiesysteem.

#4. Collegezaal

collegezaal

Omschrijving: Een collegezaal is een grotere versie van het leslokaal voor 50 of meer mensen. Grote zalen zijn vaak voor meer dan 200 personen bedoeld, en hebben een theaterachtige opstelling.

Geluidsversterking: Bij collegezalen hoeft het publiek niet over microfoons te beschikken en is zaalversterking essentieel voor de verstaanbaarheid. Gelukkig is de manier waarop collegezalen worden gebruikt redelijk voorspelbaar, en zijn er doorgaans vaste systemen ingebouwd.

Microfoons: Net als in leslokalen kan de spreker het beste een draadloze lavaliermicrofoon of headset gebruiken om beide handen vrij te houden, of een lessenaar met een zwanenhals- of statief (MX405 / MX410 / MX415) microfoon. En als de spreker weinig visuele hulpmiddelen gebruikt, is een handmicrofoon ook een uitstekende optie.

Interactie met studenten kan in collegezalen een uitdaging vormen omdat zowel het publiek als de docent vragen moeilijk kunnen horen. Dit is een ideale situatie om één of twee aparte microfoons in de looppaden te plaatsen, op locaties waar de kans op terugkoppeling minimaal is. Of laat een draadloze handmicrofoon rondgaan. Ondanks dat deze zich aan de "verkeerde kant" van het PA-systeem bevindt, houdt een spreker de handmicrofoon doorgaans dicht genoeg bij de mond om rondzingen te vermijden.

Overweeg om voor de docent en op veraf gelegen plaatsen een aparte monitorluidspreker te gebruiken voor vragen uit het publiek. Zoals eerder besproken hebben hangende microfoons doorgaans veel moeite om vragen uit het publiek op te pikken zonder te gaan rondzingen.

#5. Videoconferenties

Vergaderen met audio en video[/caption]

Omschrijving: Videoconferentiesystemen verbinden twee of meer locaties die op afstand van elkaar zijn gelegen via audio- en videoverbindingen met elkaar over telefoon- of computernetwerken, zodat verschillende groepen mensen live met elkaar kunnen communiceren. Deze toepassing maakt vergaderen en scholing op afstand mogelijk.

Geluidsversterking: Er zijn twee soorten systemen: ingebouwde en mobiele. Ze werken via het traditionele telefoonnetwerk of via een bedrijfsmatig VoIP-systeem.

Microfoons: De meeste geluidsproblemen tijdens videoconferenties hebben doorgaans te maken met de plaatsing van de microfoons. Op enige afstand produceren microfoons een hol en onduidelijk geluid dat echo's kan veroorzaken. Hanteer als leidraad dat de microfoons binnen een armlengte van alle deelnemers moeten worden geplaatst om een goede geluidskwaliteit te realiseren. Dit verbetert bovendien de prestaties van het echo-onderdrukkingssysteem (AEC).

Behandel een conferentie op dezelfde manier als elke andere situatie die live geluidsversterking vereist, en probeer de microfoons zo onopvallend mogelijk te plaatsen.

#6. Directiekamer

Directiekamer

Omschrijving: Een directiekamer verschilt van een vergaderruimte doordat het gebruiksklare besturingssystemen bevat zodat de deelnemers zich op het gesprek kunnen concentreren in plaats van op de audiovisuele apparatuur. Meestal programmeert de ontwerper van de directiekamer een besturingssysteem van AMX®, Crestron® of Extron® zodanig dat alle functies met één druk op de touchscreen-afstandsbediening direct beschikbaar zijn.

De geluidsversterking beperkt zich gewoonlijk tot systemen voor videoconferenties en videoweergave.

Microfoons: In de meeste directiekamers zijn microfoons aanwezig, zowel voor conferentietoepassingen als om de vergadering te archiveren. Automatische microfoonsystemen zijn populair in directiekamers omdat ze de vergaderingen registreren zonder dat er iemand in de ruimte aanwezig hoeft te zijn.

De esthetiek van de directiekamer speelt altijd een grote rol. Permanente microfoons waarvoor in dure vergadertafels moet worden geboord om de kabels door te voeren, vormen een uitdaging. Daarom worden draadloze tafelmicrofoons steeds populairder. Ze zijn snel te verwijderen als ze niet worden gebruikt, en veel soorten zijn beveiligd met audio-encryptie.

#7. Raadsvergaderingen/rechtszalen/grote zalen

Raadsvergaderingen

Omschrijving: Hoe groter de ruimte, hoe geavanceerder de systemen. Vergaderingen met een voorzitter en veel deelnemers, plus een publieke tribune, vereisen een uitgebreid geluidssysteem met geavanceerde functies. Internationale conferenties stellen nog hogere eisen wanneer er tolken worden ingezet.

Microfoons: Automatische microfoonsystemen vormen een goed uitgangspunt. Een functie die het aantal open microfoons beperkt, helpt om de verstaanbaarheid van de sprekers te garanderen. Bovendien bieden veel automatische microfoonsysteem de voorzitter de mogelijkheid om het systeem over te nemen.

In veel situaties kan het gebruik van een discussie- of conferentiesysteem zeer nuttig zijn. Deze systemen bieden een oplossing voor één van de grootste problemen van geluidsversterking bij vergaderingen door een kleine luidspreker te plaatsen in de voet van een zwanenhalsmicrofoon.

Uiteraard is elke ruimte weer anders en vallen sommige ruimten buiten de richtlijnen. Voor andere ruimten gelden zeer gespecialiseerde gebruikerseisen die dan ook in de geluidssystemen naar voren zullen komen.

Lees voor meer informatie onze post 'microfoons en microfoontechnieken voor conferentiesystemen'.