Ultieme gids voor het instellen van een Zoom-conferentieruimte

Stem Ecosystem | 31-08-2021 Ultieme gids voor het instellen van een Zoom-conferentieruimte

In vrijwel elk bedrijf zijn zoom- en videovergaderingen een must geworden om te kunnen slagen. Veel bedrijven passen hun traditionele werkmethoden voortdurend aan met enkele hybride kantooropties en terwijl ze zich voorbereiden op de terugkeer van hun werknemers naar kantoor in aangepaste werkplanningen, is de behoefte aan goed uitgeruste Zoom Rooms groter dan ooit. Als uw Zoom Rooms klaar zijn voor gebruik wanneer werknemers terugkeren naar kantoor, bevordert dit de communicatie tussen fysiek en virtueel aanwezige deelnemers. Om u te helpen uw vergaderruimten klaar te maken, laten we u zien hoe u een Zoom-vergaderruimte voor videoconferenties eenvoudig kunt instellen.

Download the Guide to Creating Your Perfect Zoom Room

Wat is een Zoom Room?

Bent u nog niet vertrouwd met het idee van een Zoom Room? Zoom Rooms zijn ruimten die gebaseerd zijn op de Zoom-videoconferentiesoftware en gebruikers geïntegreerde functies voor videovergaderingen bieden. Ze combineren vergaderapparatuur met het Zoom-videoconferentieplatform voor een naadloze push-to-start vergaderervaring.

Dit hebt u nodig:

Display(s)
Computer
Camera voor videoconferenties
Audio voor conferentieruimten
Besturingsapparaat
Zoom Room-licentie
Netwerkverbinding

Aanbevelingen voor Zoom Room-hardware

We beseffen dat er heel wat opties zijn voor de keuze van de juiste hardware voor de installatie van uw Zoom-conferentieruimten. Hebt u echter al een deel van de onderstaande hardware geïnstalleerd, dan hebt u al een mooie voorsprong! Als dat niet zo is, willen we u graag de volgende apparaten voor Zoom Rooms aanbevelen.

Displays

Wie een Zoom Room wil creëren, heeft een display nodig. Is uw ruimte al uitgerust met een of meer displays, sla deze informatie dan gerust over. De grootte van het display hangt af van de grootte van uw ruimte. In een huddleroom plaatst u bijvoorbeeld eerder een kleiner scherm of zelfs een monitor, en in een grote vergaderruimte of directiekamer een groot display of zelfs twee, afhankelijk van uw voorkeur. Bij de keuze van een display kunt u gewoon voor een eenvoudig model gaan. Kies een model met een minimale resolutie van 1080p, en voor kleine tot grote ruimten kiest u het best minimaal een 50-inch display. Voor huddlerooms volstaat vaak een monitor van kleinere afmetingen, afhankelijk van uw voorkeur. LG  en  NEC Display Solutions hebben enkele geweldige opties voor ruimten van elke grootte. Best Buy heeft ook een ruime keuze aan tv's voor conferentieruimten.

Computer

U hebt een computer nodig voor de installatie van uw Zoom Room-licentie en uw videoconferenties. Mac-gebruikers raden we de Apple Mac Mini aan en pc-gebruikers een Intel NUC of een HP EliteDesk 800 35W G4 Desktop Mini PC. Wilt u meerdere Zoom Rooms uitrusten, dan kunt u het best uw technologiekeuze standaardiseren door in elke ruimte dezelfde computer te gebruiken.

Camera voor videoconferenties

Uiteraard kunt u niet videovergaderen zonder videobeelden! Ook hier wordt de keuze van de camera bepaald door de afmetingen van uw vergaderruimte. USB-camera's zijn enkele van de meest populaire vergadercamera’s voor ruimten van elke grootte. Hebt u dus een huddleroom of een kleine conferentieruimte, dan kunt u aan de slag met een AVer CAM340+, Poly Eagle Eye Cube, Huddly IQ of een Jabra Panacast. Hebt u een camera nodig voor een middelgrote ruimte, dan kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een  AVer CAM540, CAM520 PRO of een Logitech Rally.

Audio voor conferentieruimten en een besturingsapparaat

Uiteraard is geen enkele Zoom Room compleet zonder audio! Traditioneel moet u voor microfoons, speakers en DSP's doorgaans bij verschillende fabrikanten aankloppen. Stem Audio biedt echter een Ecosystem voor conferentieruimten waarin alle aspecten van audio voor conferenties zijn geïntegreerd, met apparaten die uitgerust zijn met microfoons, speakers en een DSP. Het Ecosystem bestaat uit audioapparaten die u zelf kunt combineren en op elkaar kunt afstemmen (Ceiling, Wall en Table) en die de perfecte aanvulling vormen voor elke Zoom Room. Aangezien u de onderdelen van het Ecosystem naar wens kunt combineren en op elkaar kunt afstemmen om audio op maat te maken, zijn de apparaten ook eenvoudig te schalen zodat ze in elke kantoorruimte passen. En hadden we al aangegeven dat u elk Stem-apparaat met uw netwerk kunt verbinden met één Ethernet-kabel? Zo hebt u nooit meer last van een wirwar van kabels en is uw Zoom Room in minder dan geen tijd gebruiksklaar!

Naast een oplossing voor de audio van uw conferentieruimten biedt Stem ook de Stem Control, een speciaal vervaardigd besturingsapparaat waarmee u uw Zoom Room-vergaderingen met één druk op een knop kunt starten. Wilt u echter liever een bestaande tablet gebruiken, dan kunt u altijd een iPad of Android-tablet gebruiken en de Stem Control-app downloaden in de app store voor Android en iOS om uw Ecosystems en Zoom Room-vergaderingen aan te sturen.

Gebruiksklaar in enkele stappen

1. Stel uw display(s) en uw computer op de gewenste positie in de ruimte op.
2. Monteer of plaats uw videoconferentiecamera, besturingsapparaat en audiocomponenten op de gewenste posities in uw vergaderruimte.
3. Nadat alles is gemonteerd en opgesteld, brengt u alle benodigde netwerkverbindingen tot stand en schakelt u uw computer, displays, besturingsapparaat en audioapparaten in. (Als u in uw Zoom Room Stem Audio-apparaten gebruikt, kunt u uw eerste Stem-ruimte in enkele minuten klaarmaken).
4. Nadat al uw hardware is ingesteld, stelt u uw computer en besturingsapparaat in op de kioskmodus. Meer informatie vindt u in dit artikel.
5. Stel uw Zoom Rooms-software in door Zoom te installeren op uw computer en besturingsapparaat.
6. Nadat de Zoom Rooms-client is gedownload, logt u in om de installatie te voltooien.
7. Geef, tot slot, aan welke camera, microfoons, speakers en volumeniveaus u standaard wilt gebruiken. (Als u Stem Audio-apparaten gebruikt, lees dan dit blogartikel: Een complete gids over het aanpassen van uw Zoom Audio-instellingen voor Stem Audio-ruimten.)
8. Nadat u uw standaardapparaten hebt ingesteld, is uw Zoom Room helemaal klaar voor gebruik.

Hoe is alles verbonden?

Wanneer u al deze elementen combineert, wilt u uw ruimte natuurlijk ook snel gebruiksklaar krijgen. Daarom is de keuze van de juiste audio-oplossing zo belangrijk. ProAV-oplossingen vereisen doorgaans een professionele installatie en uren programmeerwerk waar, laten we eerlijk zijn, niemand op dit moment tijd voor heeft. Het Stem Audio Ecosystem is de perfecte aanvulling voor elke Zoom Room omdat iedereen het in enkele minuten kan installeren en u zo zelf niet urenlang DSP’s hoeft te programmeren. Bekijk zelf enkele referentieontwerpen voor vergaderruimten en ontdek hoe Stem in elke Zoom Room mensen bij elkaar brengt.