Techniek voor vergaderruimtes in de jaren 2020

Rob Smith, Senior Sales Director van Shure, neemt de diverse vereisten door die bij de eerste planning van een vergaderruimte moeten worden overwogen: de benodigde techniek, recente voorbeelden en belangrijke problemen bij het creëren van de ‘ideale’ vergaderruimte.

Allereerst moet worden bepaald waar de ruimte voor nodig is en wie hem gaan gebruiken.  Standaarddefinities op basis van grootte zijn huddlerooms, in omvang gevolgd door middelgrote vergaderruimtes en directiekamers. Die ruimtes zijn allemaal vrij gangbaar, en veel bedrijven gebruiken hier standaardoplossingen; zo ook Shure, voor onze eigen vergaderruimtes. 

Leslokalen, multifunctionele ruimtes, evenementenruimtes, auditoriums en dergelijke zitten dichter bij de traditionele, hoogwaardige en speciaal ingerichte ruimtes die voor een specifieke functie zijn ontworpen. 

In het bedrijfsleven creëren grotere bedrijven steeds vaker ministudio’s waar ze hun eigen materiaal voor intern gebruik en voor publicatie in de media maken.

Basis- en premium-vereisten

Door de opkomst van de techniek in vergaderruimtes is er veel sprake van standaardisering, die vooral in kleinere ruimtes tot vereenvoudiging heeft geleid. 

De basisvereisten zijn één of twee schermen, een of andere codec en een presentatieapparaat, of dat nu bekabeld, draadloos of beide is. Dan natuurlijk een audiosysteem dat bestaat uit microfoons, DSP, luidsprekers en indien nodig versterkers, etc.

Een premium-vergaderruimte biedt daarnaast bediening van ambiancefuncties als verlichting, gordijnen en jaloezieën: dingen die normaal worden geassocieerd met hoogwaardige vergaderruimtes. 

Een kleinere ruimte of huddleroom heeft als ambiancefunctie meestal alleen een lichtknopje aan de muur en geen toegang tot de bedieningssystemen, terwijl luxueuzere directiekamers voorzien zijn van meer ingangen en de optie van bediende ambiancefuncties. 

Succesvolle installatie

Bij een recente installatie waar ik bij betrokken was, werden wereldwijd enkele honderden ruimtes van verschillende grootte voor een grote verzekeraar ingericht. Het was een veeleisend project, vooral omdat het om voortgaande vernieuwing ging, en niet om een nieuwe installatie. Een nieuwe installatie heeft zo zijn eigen problemen, maar voortgaande vernieuwing brengt een ander soort problemen met zich mee, vooral omdat de ruimtes vaak continu in gebruik zijn. 

Bij dit project waren in sommige kleinere ruimtes tot 17.00 uur vergaderingen bezig. Daarna arriveerde dan de AV-ploeg, die de bestaande installatie ‘s nachts door nieuwe apparatuur verving, deze in gebruik nam en de volgende dag om 8.30 uur overdroeg voor de eerste vergadering om 9.00 uur.

Dit project was een succes dankzij de planning en communicatie tussen de fabrikanten, integrators en de eindafnemer. Zo bespraken ze wat ze met elke ruimte wilden, stimuleerden ze het opstellen van bedrijfsnormen via personeelsenquêtes over de wensen voor elke ruimte, en hielden ze het eenvoudig. 

Verder lag de nadruk op een hoogwaardige oplossing, goede microfoons, professionele schermen, etc. Het was een goed doordacht proces, waarbij het IT-team van de klant een grote rol speelde. Dat is essentieel nu we met de AV-sector steeds meer in een wereld komen waar de IT centraal staat. 

Accent op de A van AV

Het is algemeen erkend dat audio de belangrijkste factor bij videoconferenties is. Historisch lag altijd de nadruk op goede videoprestaties, maar dit is verschoven naar betere audio nu bedrijven beseffen dat die onmisbaar is voor de vergadering. Als de video uitvalt, kan de vergadering met goede audio nog steeds doorgaan. Dit geldt niet als de audio het laat afweten. Dat is goed nieuws voor ons als audiofabrikant! Maar het betekent wel dat we gefocust zijn op betrouwbaarheid en het leveren van een systeem dat elke dag opnieuw werkt, vooral omdat AV inmiddels is uitgegroeid van ‘nuttig’ tot een oplossing van kritiek belang voor bedrijven. 

Design en bruikbaarheid

Ik geloof zelf dat de techniek voor vergaderruimtes door twee dingen sterk verbeterd is. Gebruikersinterfaces zijn veel eenvoudiger te bedienen, zodat er geen AV-technicus meer nodig is om een vergadering te beginnen. Nu er zoveel ruimtes zijn, is het tegenwoordig niet praktisch meer om voor elke vergadering een technicus te laten komen. Een goede, intuïtieve interface is onmisbaar voor efficiënte en effectieve vergaderingen. 

De andere ontwikkeling, waarbij Shure een pioniersrol heeft vervuld, is de bouw van systemen die bedoeld en ontworpen zijn voor vergaderzalen, in plaats van audiosystemen en microfoons die voor andere toepassingen zijn ontworpen. 

Ook het creëren van een meer natuurlijke vergaderruimte, zonder microfoons en andere apparatuur op tafel, zit in de lift. Hierdoor worden externe geluiden tegengegaan en schade aan kabels, die de betrouwbaarheid van het systeem aantast, voorkomen. Dankzij de ontwikkeling van de Microflex Advance MXA910 plafondarray-microfoon met geïntegreerde IntelliMix DSP van Shure is superieure kwaliteit van microfoons die niet op tafel staan, nu bereikbaar geworden. Zo ontstaat een omgeving waarin gebruikers zich tijdens de vergadering niet bewust zijn van de omringende techniek die de oplossing biedt. Als je je tijdens de vergadering bewust bent van de techniek, is er iets mis. Met de nieuwe Autofocus-functie wordt de installatie vereenvoudigd en werkt het systeem direct vanuit de verpakking.

Wereldwijd engagement 

Techniek voor vergaderruimtes wordt door verschillende factoren steeds meer alomtegenwoordig; zo worden er steeds meer vergaderingen gehouden en zijn we steeds minder bereid om geld en emissierechten aan vliegen te besteden. Daarom moeten we onze techniek begrijpelijker voor IT-teams, betrouwbaarder, intuïtiever en minder opdringerig maken. Dat is ons ethos bij Shure, en we hopen dat de rest van de sector zal volgen.