Hoe kan ik de apparatuur in mijn conferentieruimte moderniseren
Er is al veel geschreven over de manieren waarop u uw kantoor toekomstbestendig kunt maken. Toch kan het moeilijk zijn om duidelijk te krijgen wat dit nu precies inhoudt. Voor veel organisaties staat toekomstbestendig zijn vooral gelijk aan het voorkomen dat ze elke drie à vier jaar de technologie in hun vergaderruimtes moeten vervangen. Over het algemeen zijn er drie belangrijke criteria waar u op moet letten bij het kiezen van nieuwe apparatuur:
- Het moet schaalbaar zijn.
- Het moet zo flexibel mogelijk zijn.
- Het moet U optimaal rendement opleveren
Met alle ontwikkelingen op het gebied van technologie voor conferentieruimtes, kunt u al snel overweldigd raken bij het kiezen van de juiste apparatuur voor uw ruimtes. Maar maakt u zich geen zorgen, wij kunnen u helpen om in een paar eenvoudige stappen een gemoderniseerde, toekomstbestendige conferentieruimte in te richten.
Step één – Flexibele omgevingen creëren
Het is verleidelijk om ruimtes specifiek op bepaalde activiteiten af te stemmen, maar het belangrijkste doel bij het inrichten van een moderne, toekomstbestendige conferentieruimte is flexibiliteit. Om een voorbeeld te geven: een ruimte die u specifiek voor trainingen wilt inrichten, kan net zo goed gebruikt worden voor presentaties of bedrijfsbrede vergaderingen.
Wat houdt flexibiliteit eigenlijk in bij het ontwerpen van uw ruimte? Door er rekening mee te houden dat de werkplek en de behoeftes van het bedrijf dynamisch zijn en met de dag kunnen veranderen, gaat u vanuit een solide basis te werk. Als het conferentiesysteem in uw ruimte eerst uitgebreid en langdurig moet worden omgebouwd voordat uw werknemers deze voor andere doeleinden kunnen gebruiken, laten ze het er al gauw bij zitten en gaan ze op zoek naar andere oplossingen. Op die manier loopt u een groot deel van het rendement van uw dure conferentie-apparatuur mis.
Om flexibiliteit in uw conferentieruimtes te integreren, kunt u:
- kiezen voor installaties waarin draadloze techniek wordt gebruikt of die aan de wand en het plafond kunnen worden gemonteerd, zodat nuttige ruimte beschikbaar blijft;
- camera's gebruiken met een groothoeklens of, beter nog, camera's die automatisch het gezichtsveld aanpassen zodat alle deelnemers aan de vergadering te zien zijn;
- uw conferentieruimte zo indelen dat optimaal gebruik wordt gemaakt van het videoconferentiesysteem.
Stap Twee – Volledige audio-ecosystemen gebruiken
We hebben gezien hoe videoconferenties een revolutie teweeg hebben gebracht voor zakelijke communicatie door bedrijven sneller en efficiënter te laten werken en werknemers met elkaar te verbinden op een manier die zelfs tien jaar geleden nog ondenkbaar was. De praktijk blijkt voor veel bedrijven echter weerbarstiger. Werknemers raken sneller overspannen en geven aan dat ze zich over het algemeen minder betrokken voelen en minder verbonden met hun werk.
Volgens de whitepaper ‘Flawless Audio for Effective Collaboration in a Hybrid World — 4 Ways to Make it Happen’ van Frost & Sullivan uit 2020 zijn ondermaatse audio-oplossingen een van de belangrijkste oorzaken van dit probleem. Door de onverwachte en plotselinge behoefte aan externe en hybride werkomgevingen, zijn behoorlijk wat bedrijven noodgedwongen gebruik gaan maken van geïmproviseerde, tijdelijke audiosystemen om snel de gaten te dichten en het hoofd boven water te houden.
Inmiddels is gebleken dat deze systemen niet voldoen op de werkplek. De constante storingen in de audio als gevolg van slechte oplossingen hebben een enorme weerslag op de productiviteit en zijn ronduit frustrerend voor werknemers. Het moderniseren van de audio-apparatuur in uw conferentieruimte doet u door audio-ecosystemen te implementeren die zijn ontworpen voor flexibele werkomgevingen.
Audio-ecosystemen combineren hardware en software in één compleet pakket dat voldoet aan alle eisen. Ze zijn flexibel, schaalbaar en op maat gemaakt voor uw bedrijf. De hardware bestaat uit audio-eindpunten met netwerkmogelijkheden (luidsprekers, luidsprekertelefoons en speciale microfoons) die samenwerken voor een dekkingsbereik dat kan worden aangepast met de toevoeging van nieuwe hardware of via de aanwezige software-instellingen.
Bij oplossingen als het Stem Ecoystem beschikt u dankzij de inbegrepen software over unieke aanpassingsmogelijkheden. Nog voordat u tot aankoop overgaat, kunt u elke ruimte digitaal nabouwen met behulp van de RoomDesign-tool en er Stem-apparaten in plaatsen zodat u kunt inschatten wat het dekkingsbereik is en kunt bepalen welke combinatie van apparaten het best past bij de ruimte. Zodra de apparatuur is gearriveerd, kunt u met het Stem Ecosystem via de microfoons op de Stem-apparaten de geluidskwaliteit verbeteren door de unieke akoestiek van de ruimte te testen en de instellingen aan te passen via de RoomAdapt-tool. Met de RoomCheck-tool kunt u aangepaste heatmaps voor de dekking maken en zo eventuele lacunes in kaart brengen. Op basis hiervan kunt u uw apparaten vervolgens verplaatsen of de stoelindeling naar wens aanpassen. Om een apparaat op maat af te stemmen, hoeft u het met Stem alleen maar in de ruimte te plaatsen, aan te sluiten op het lokale netwerk en toe te voegen aan de bestaande ruimte in de software.
Stap drie – Investeren in de juiste tools
Samenwerking gaat verder dan alleen de andere deelnemers kunnen zien. U moet het werk dat voor u ligt ook eenvoudig kunnen coördineren. Om optimaal rendement uit uw conferentietechnologie te halen, kunt u gebruikmaken van hightech equivalenten van de analoge samenwerkingstools die u in het verleden hebt gebruikt om uw gebruikelijke vlekkeloze communicatieproces opnieuw op te zetten.
Aanvullende tools voor videoconferenties die van pas kunnen komen voor uw team, zijn onder meer:
- digitale whiteboards;
- flexibele documentcamera's;
- tablets voor het maken van aantekeningen;
- draadloze conferentiesystemen voor BYOD-ruimtes.
Al deze toevoegingen helpen u om informatie te delen met een grote groep mensen en tegelijk iedereen bij te laten dragen aan het creatieve proces. Dit soort gespecialiseerde, digitale tools is perfect voor creatieve afdelingen die werken aan storyboards, scripts en visuele middelen.
Creatieve teams zijn echter niet de enigen die profijt kunnen hebben van accessoires voor uw conferentiesysteem. Hardware- en softwaretoevoegingen kunnen van pas komen voor vrijwel elke afdeling die samen moet werken aan beelden, grafieken en informatie voor rapporten en presentaties. Bij het toekomstbestendig maken van uw conferentietechnologie gaat het er bovenal om dat de persoon die er gebruik van maakt over alle tools beschikt om resultaat te boeken.
Blijf het uiteindelijke doel van het moderniseren van uw conferentietechnologie voor ogen houden: u moet zo veel mogelijk rendement uit de upgrade halen. Door deze richtlijnen te volgen, kunt u optimaal profiteren van alles dat videoconferenties te bieden hebben. Het welzijn van uw personeel blijft behouden door oplossingen die gewoon werken. Het belangrijkste van allemaal: door te investeren in de juiste apparatuur en systemen, duurt het jaren voor u weer hoeft te denken aan het vervangen van uw apparatuur.