Conferentieoplossingen: wanneer kies je voor een digitaal discussiesysteem

Stel u eens een topoverleg voor met honderden afgevaardigden uit de hele wereld. De deelnemers zitten achter vaste microfoons en velen van hen hebben een hoofdtelefoon op. Voor elke deelnemer staat een naambordje met een aanduiding van het land dat ze vertegenwoordigen. Naast de afgevaardigden zijn er bijna evenveel tolken aanwezig. En ergens in de directe omgeving is een klein team van technici bezig te zorgen dat iedereen de beraadslagingen goed kan volgen, dat de tolken met de juiste deelnemers zijn verbonden en dat alle microfoons correct werken.

Eén en al Unidyne III op de Illinois Constitutional Convention in 1970

Dat nostalgische beeld doet u wellicht terugdenken aan Veiligheidsraadbijeenkomsten uit de jaren zeventig, maar moderne audiosystemen die grootschalige, meertalige bijeenkomsten mogelijk maken, zijn inmiddels de 21e eeuw binnengetreden. Zowel draagbare als permanente conferentiesystemen hebben grote ontwikkelingen doorgemaakt op het gebied van gebruiksgemak en bedieningsmogelijkheden; en maken overleg mogelijk op de meest uiteenlopende, al dan niet permanente locaties waar mensen elkaar moeten kunnen horen, van gemeenteraden en directiekamers tot conferentiecentra en rechtbanken.

In dit artikel gaan we in op:

• De verschillen tussen conferentie- en discussiesystemen,
• redenen om te kiezen voor een discussiesysteem, en
• waar kan Shure een steentje bijdragen aan het geheel.

Twee soorten bijeenkomsten

Veel bijeenkomsten zijn gebaseerd op het "één naar velen"-model, zoals presentaties of hoorcolleges. Daarbij versterkt het geluidssysteem de stem van één of meer sprekers aan de voorzijde van de ruimte zodanig dat het aanwezige publiek de sprekers goed kan horen. Een traditioneel versterkingssysteem – met een microfoon voor elke spreker, en luidsprekers aan de muren of in het plafond – werkt dan uitstekend.

Sommige bijeenkomsten zijn echter bedoeld voor communicatie van "velen naar velen" waarbij men rondom een ronde of ovale tafel zit. Daarbij zijn alle deelnemers zowel toehoorder als potentieel spreker, en moet iedereen hoorbaar zijn voor iedereen. Gewone geluidssystemen werken voor dit soort bijeenkomsten doorgaans niet, omdat luidsprekers en microfoons één en dezelfde ruimte delen en daardoor snel gaan rondzingen.

Eén-naar-velen vereist een ander geluidssysteem dan velen-naar-velen

Distributie van goed verstaanbaar geluid wordt nog moeilijker onder de volgende omstandigheden:

1. De ruimte heeft een slechte akoestiek. Achtergrondlawaai en weerkaatst geluid verminderen de spraakverstaanbaarheid, en als u om die reden het systeem vervolgens harder zet, loopt u eerder kans op rondzingen. Het verbeteren van de ruimtelijke akoestiek is lastig en duur, en soms zelfs onmogelijk in historische gebouwen.
2. Bijeenkomsten met veel deelnemers. Hoe meer microfoons, hoe groter het mengpaneel, en hoe meer kabels er van de microfoons naar het mengpaneel lopen. Dat verhoogt de kosten en vraagt meer installatietijd. En hoe meer deelnemers er zijn, hoe moeilijker het wordt voor de geluidstechnicus om op tijd het juiste schuifje open te zetten. Voor de meer informeel en spontaan verlopende bijeenkomsten zijn automatische mengpanelen een optie. In formele settings volstaan deze echter niet.
3. De installatie is slechts tijdelijk. Bij permanente installaties zoals in trainingscentra en vergaderlocaties, zijn de benodigde kabels desgewenst makkelijk weg te werken in de wanden, in het plafond of zelfs in het aanwezige meubilair. Maar wanneer de bijeenkomst bijvoorbeeld plaatsvindt in de balzaal van een hotel, kost het de nodige moeite om een tijdelijke setup meer op die van een conferentieruimte te laten lijken dan op een concert.
4. De bijeenkomst is formeel. Een gespreksleider moet soms 'het woord kunnen geven' aan een bepaalde spreker, en dat is niet eenvoudig te doen met conventionele microfoons en mengpanelen. Zeker niet bij tijdelijke installaties.
5. Er wordt meer dan één taal gesproken. Simultaanvertaling van elke spreker naar andere talen vereist distributie van de betreffende audiokanalen naar elke deelnemerspositie. Wilt u dit realiseren met conventionele audiocomponenten, dan ontstaat een uiterst complex distributiesysteem dat veel tijd vraagt om het te installeren, te testen en te beheren.

Speciale geluidssystemen voor conferenties

Er bestaan speciale audiosystemen die oplossingen bieden voor de hierboven genoemd uitdagingen. 'Conferentiesystemen' bestaan uit losse apparaten waarin een microfoon, bedieningsknoppen en een luidspreker zijn verwerkt.

In plaats van elke microfoon apart aan te sluiten op een mengpaneel, sluit u conferentiemicrofoons in serie op elkaar aan, het zogeheten "doorlussen", met afgeschermde CAT5e-kabels in plaats van gewone microfoonkabels. Eén centrale eenheid op het uiteinde van de serieschakeling voedt alle microfoons en regelt de signaaldoorgifte en de bedieningsfuncties.

We wilden in eerste instantie een praktisch probleem oplossen. Want wie heeft nooit ervaren dat door elkaar heen praten absoluut niet werkt – niet tijdens een gesprek van mens tot mens, niet aan de telefoon en niet via internet. Hoe kan een discussie- of conferentiesysteem dit probleem dan bij groepen van 20 tot 200 personen oplossen?

Voor een antwoord wendden we ons tot Chris Lyons, senior manager bij Shure voor Conferencing Market Communications.

Chris legt uit: "Wanneer er veel mensen deelnemen aan een overleg, stappen ze vanzelf over van spontaan spreken op hun 'schoolervaring' waarbij ze het woord vragen door hun hand op te steken. Eén van de grote voordelen van een discussiesysteem als de DDS 5900 is dat het beide kan – dus mensen op eigen initiatief laten spreken, of eerst op een knop laten drukken om elektronisch 'hun hand op te steken' waarna de gespreksleider de microfoon activeert. Een discussie- of conferentiesysteem moet niet alleen passen bij de omvang van de bijeenkomst, maar ook bij de stijl van vergaderen."

Discussie- en conferentiesystemen

Door de toename in het gebruik van dergelijke systemen, zijn er twee verschillende soorten systemen ontstaan: "discussiesystemen" en "conferentiesystemen". Beide soorten voorzien in de basisbehoeften voor vergaderen:

• Geluidsversterking
• Microfoonbeheer (individueel of centraal)
• Aansluitingen voor aanvullende opnamevoorzieningen of videovergaderen

Het verschil tussen de twee soorten conferentieoplossingen zit hem in de schaal en in de mogelijkheden van het systeem. Met zo veel overeenkomsten vroegen we ons af welke criteria een klant zou kunnen hanteren bij de keuze tussen een digitaal discussiesysteem en een digitaal conferentiesysteem. Chris reikte ons de volgende richtlijnen aan.

Wanneer kies je voor een digitaal discussiesysteem

1. De klant heeft behoefte aan een alles-in-een-oplossing Een discussiesysteem is een autonoom geluidssysteem dat verder geen aanvullende apparatuur vereist — elke deelnemerunit bevat een luidspreker, een versterker en een microfoon, en de centrale eenheid (CU) levert de stroomvoorziening en verzorgt de besturing van het systeem. Alles wat nodig is om effectief te vergaderen, zit in het systeem.
2. Het systeem moet verplaatsbaar zijn en makkelijk te installeren Het plaatsen van tijdelijke installaties is vaak tijdrovend en kan een kabelspaghetti veroorzaken. Maar bij gebruik van doorlusbare deelnemertoestellen is het installeren ervan bijna net zo makkelijk als het aansluiten van een printer.  Desgewenst kan de gespreksleider via een computer, tablet of iPad het volume regelen, microfoons in- en uitschakelen en het systeem besturen.
3. Consistent geluid, zonder rondzingen, in elke ruimte De grootste zorg van organisatoren van vergaderingen, is dat het systeem niet luid genoeg klinkt, of dat het gaat rondzingen voordat het verstaanbaar is. Systeemontwerpen met gedistribueerde microfoons en luidsprekers in de toestellen zelf, leveren een uitstekende versterking met minimale kans op rondzingen, ongeacht de grootte van de ruimte of de akoestiek ervan.

Wanneer kies je voor een digitaal conferentiesysteem

1. De deelnemers spreken verschillende talen Hoewel de meeste bijeenkomsten voldoende hebben aan de twee taalkanalen die de DDS 5900 kan leveren, vereisen internationale conferenties veelal aanvullende taalondersteuning. Bij het digitale conferentiesysteem DCS 6000 kan elke deelnemer kiezen uit maximaal 31 taalkanalen.
2. Peilingen en stemmingen organiseren In auditoria, in het openbaar bestuur en bij aandeelhoudervergaderingen wil men vaak stemmingen of peilingen kunnen houden. Met aanvullende software zijn met de DCS 6000 peilingen en stemmingen te organiseren waarbij de resultaten automatisch worden opgeslagen en weergegeven.
3. Er wordt maatwerk gevraagd Soms hebben klanten speciale wensen die voortkomen uit de specifieke manier waarop de vergaderingen van hun organisatie zijn ingericht. De DCS 6000 is uitbreidbaar met aanvullende hardware en software om bijvoorbeeld ID-pasjes van deelnemers te herkennen, de agenda op touchscreens weer te geven of om de input van individuele deelnemers te archiveren.

Wat heeft Shure u te bieden?

Vandaag de dag worden bijeenkomsten steeds vaker aangevuld met optredens van beroemde gastsprekers, of vinden er zelfs live-muziekoptredens en persconferenties plaats naast het formele overleg waarvoor men bijeenkomt. Goed geluid vereist in al die gevallen een deskundige integratie van draadgebonden en draadloze microfoons, personal monitoring en de conferentiesystemen.

Van onze betaalbare draadgebonden Centraverse-microfoons en de ultramoderne Microflex Wireless en Microflex Advance-systemen, tot aan het DDS 5900 discussiesysteem en het DCS 6000 conferentiesysteem, wij leveren producten voor elk type bijeenkomst of vergadering, van elke omvang.

Discussie- en conferentiesystemen van Shure bieden unieke functionaliteiten voor elke onderneming, organisatie, onderwijs- en overheidsinstelling. Wereldwijd staat Shure voor u klaar met technische ondersteuning bij het vinden van optimale audio-oplossingen; daag ons gerust vandaag nog uit!