Checklist gelijkwaardig vergaderen voor het Stem Ecosystem
Het is weer tijd voor je maandelijkse voortgangsgesprek met het hoofd van de afdeling en je bent gespannen: De vergadering van vandaag is waarschijnlijk je laatste kans om de middelen te vragen om een groot obstakel in het project van je team uit de weg te ruimen. De projectmanager heeft het idee afgeschoten in zijn of haar haast om het management gerust te stellen dat alles vlot verloopt, en je zit zo ver van de zaalmicrofoon dat het niet uitmaakt...
We hebben het allemaal meegemaakt, en daarom was het invoeren van het principe van vergadergelijkheid (de situatie dat alle deelnemers aan een vergadering op gelijke voet kunnen communiceren) dit jaar hét hete hangijzer voor directies die een inclusievere opzet voor hybride vergaderen willen creëren. Ongelijkheid bij vergaderingen heeft twee hoofdoorzaken: de bedrijfscultuur en technische beperkingen. Als IT-professional heb je misschien niet veel invloed op het eerste, maar door de juiste checklist voor hybride vergaderen door te voeren, kun je ervoor zorgen alle medewerkers toegang hebben tot materialen om inclusiever te kunnen vergaderen.
Licht, camera, actie
Videovergaderen heeft een hoge vlucht genomen omdat het talloze voordelen biedt ten opzichte van normale conference calls, en de meeste daarvan zijn afhankelijk van het video-aspect. Hoewel veel deelnemers zich misschien een beetje schamen om onderwerp van een video te zijn, wijst onderzoek uit dat maar liefst 61% van de medewerkers veel meer het gevoel heeft dat ze erbij horen en aanwezig zijn als alle camera's aan staan.
Hoewel het de taak van het bedrijf is om als norm te stellen dat bij alle vergaderingen camera's worden gebruikt, kunnen IT-afdelingen zelf ook stappen ondernemen op weg naar grotere vergadergelijkheid, door te zorgen dat elke medewerker eenvoudig toegang heeft tot een camera met internettoegang. Of dat betekent dat ze elke medewerker voorzien van een gestandaardiseerde laptop met ingebouwde camera in plaats van een desktop, of dat elke medewerker gewoon een eenvoudig te gebruiken plug-&-play USB-webcamera krijgt, hangt af van de middelen en het beleid van het bedrijf.
Het is niet nodig om elke medewerker van een 4K ultra HD-videostreaming-opstelling te voorzien, maar vergeet niet dat de camera-opstelling een zekere minimumkwaliteit moet hebben om alle voordelen van videoconferencing te kunnen leveren. Voor het beste resultaat heb je camera's nodig die gedegen beeldkwaliteit (standaard HD of 720 p) bieden, niet te veel vertragen (30 frames per seconde is meestal meer dan genoeg) en de nodige door software aangedreven toeters en bellen, zoals autofocus-mogelijkheden, bieden.
Upgrade je planningssoftware
Wie herkent niet dit gesprek aan het einde van een vergadering: "Ben je beschikbaar op de vijfde om 10.30 uur? Nee? En de zevende om 9.45 dan? Oké, wat dacht je van..."
Een van de minst productieve onderdelen van elke vergadering is het gedeelte waarin de beschikbaarheid voor een vervolg wordt bepaald. Hoewel veel bedrijven toegang hebben tot rudimentaire planningssoftware, is een belangrijke upgrade om te overwegen voor elk bedrijf dat de kwaliteit van zijn vergaderingen wil verbeteren, het investeren in degelijker planningssoftware.
Een van de best beschikbare opties om deze planningsdans te omzeilen is het automatiseren van het proces. Bedrijven kunnen planningstools zoals Scheduler voor Microsoft 365 integreren, die de agenda van elke deelnemer analyseren en een tijd kiezen wanneer iedereen beschikbaar is. Met automatische planningstools kun je focussen op het actuele onderwerp en vergadergelijkheid garanderen door te zorgen dat elke deelnemer beschikbaar is zonder offers te brengen om aanwezig te kunnen zijn.
Laat iedereen zijn zegje doen
Video is belangrijk om een inclusieve sfeer tijdens vergaderingen te creëren, maar dat deelnemers elkaar kunnen zien, is maar het halve verhaal. Bij hybride vergaderingen van nu kunnen tientallen deelnemers in allerlei situaties betrokken zijn, van huddlerooms tot thuiskantoren of grote vergaderzalen. Onder die omstandigheden is het creëren van een sfeer van gelijkheid er helemaal van afhankelijk dat alle betrokkenen vrij en gelijkwaardig hun zegje kunnen doen.
Dit betekent dat je investeert in een audio-oplossing die elke stem opvangt tijdens hybride vergaderingen. Tot voor kort zaten de meeste bedrijven gevangen tussen twee opties bij het kiezen van een audio-oplossing voor hun vergaderruimtes: een prijzige, geïntegreerde ruimte of een slecht functionerende doe-het-zelfoplossing. Gelukkig is er een derde optie, die het beste van beide biedt: het Stem Ecosystem.
Het Stem Ecosystem is ontworpen met vergadergelijkheid als uitgangspunt. Alle vier de componenten waaruit het Ecosystem bestaat, Speaker, Table, Wall en Ceiling, werken samen in een netwerk van audiodekking dat garandeert dat elke deelnemer in een ruimte een normaal, ontspannen gesprek kan voeren, waar hij of zij ook zit. De Stem componenten kunnen worden gecombineerd tot een ecosysteem van maximaal negen apparaten, zodat je een mix van apparaten kunt creëren die past in vergaderruimtes van alle soorten en maten.
Met Stem verdwijnen communicatiehiërarchieën, zodat ieder lid van het team zijn vragen, punten van zorg en verzoeken tijdens een vergadering kan uiten. Integratie van vergadergelijkheid in de communicatiestrategie van een bedrijf kan helpen om kostbare vertragingen en vergissingen die door een rigide communicatiehiërarchie ontstaan, te voorkomen en het moreel op de werkplek te verbeteren. Het Ecosystem verbetert niet alleen de audiokwaliteit van vergaderingen, maar garandeert ook een inclusieve sfeer waarin communicatie tot bloei kan komen en je langdurige en pijnlijke tegenslagen kunt voorkomen die optreden omdat medewerkers hun ideeën niet kunnen delen.
Luister hier naar het nieuwe en verbeterde geluid van Stem
Of
