Cinq astuces pour améliorer le son de vos conférences téléphoniques

Bien souvent, lorsque les gens pensent au son des réunions, ce sont les crissements de papiers de bonbons et des bruits de tapotement de doigts qui leur viennent à l’esprit. Des distractions. La technologie audio constitue cependant l’élément le plus important d’une conférence téléphonique. Lorsqu’elle est correctement utilisée, ce sont les sons importants qui seront au cœur de l’appel, au lieu des distractions.

Pendant les conférences téléphoniques, les personnes perdent beaucoup de temps à se répéter pour les participants qui ne mes entendent pas bien. Voix étouffée et bruit de fond empêchent toute conférence téléphonique productive. En améliorant la qualité du son, les entreprises s’assurent que chaque participant à une conférence téléphonique est entendu distinctement. Cela augmente l’efficacité et la productivité.

Toutes les réunions, internes ou avec des clients, pourront tirer profit d’une meilleure qualité sonore des conférences téléphoniques. Bien que vous préfèreriez une réunion en face à face avec vos clients, ce n’est pas toujours possible pour les firmes internationales. En général, la première impression d’un nouveau client par rapport à votre entreprise dépendra de votre présence lors d’une conférence téléphonique.

Une conférence téléphonique fluide, au son professionnel vous aidera à présenter votre entreprise comme vous le souhaitez. Les premières impressions peuvent déterminer le désir d’un client ou d’un investisseur à collaborer avec vous. Disposer d’un son de qualité supérieure lors d’une conférence téléphonique n’est pas qu’une question de confort. C’est une question d’affaires.

Voici cinq astuces pour améliorer la qualité du son de vos conférences téléphoniques.

1. Maîtrisez la technologie que vous utilisez avant de commencer la conférence

Rien de plus gênant que de commencer une conférence téléphonique pour vous rendre compte que vous ne savez pas comment utiliser votre matériel audio. Cela peut impliquer de longs retards, du temps perdu, des interruptions d’appel, ou une conférence lors de laquelle personne d’entend personne.

Etant donné que les conférences téléphoniques sont souvent l’occasion de faier une bonne première impression, il est important de montrer vos compétences et votre efficacité avec votre technologie audio. Avant d’utiliser pour la première fois le matériel de votre salle de conférence, effectuez un test de toutes les fonctions avec un collègue. Assurez-vous que vous savez comment utiliser chaque aspect de votre technologie audio avant le véritable appel.

2. Maintenez un faible niveau de bruit

Pour les conférences téléphoniques, choisissez une pièce dotée de murs solides où il est impossible d’entendre ce qui se dit dans la pièce d’à côté. Evitez les pièces avec un système CVC bruyant ou des fenêtres ouvertes. Ne feuilletez pas de documents sur la table. Mettez tous les téléphones portables en mode silencieux. Si votre téléphone est en mode vibreur, gardez-le dans la poche, et non par sur une surface dure où il fera du bruit. Tous ces bruits de fonds ordinaires rendent l’écoute plus difficile pour les participants.

Il est particulièrement important de réduire le bruit ambiant pour les conférences uniquement audio. Etant donné que les participants qui se trouvent à distance ne peuvent pas vous voir, ils peuvent facilement être distraits par du bruit de fond sans contexte visuel. Cela les distraira de l’orateur. Une conférence téléphonique réellement professionnelle n’a qu’un très faible niveau de bruit de fond, afin que les participants puissent rester concentrés sur l’orateur.

En outre, si la configuration audiovisuelle que vous avez choisie dispose d’un système de contrôle intuitif et fonctionne sur une infrastructure de réseau existante, elle peut être prête à fonctionner en un temps record et facile à comprendre par les utilisateurs. Puisque les statistiques nous montrent que la préparation d’une une conférence audiovisuelle prend environ 10 minutes aux participants à chaque fois qu’ils utilisent le système, le fait d’investir dans une plateforme facile à utiliser permettra de gagner su temps, d’accroitre l’efficacité et de favoriser l’acceptation des utilisateurs.

Même si tout cela peut paraître simple à n’importe quelle entreprise, pour obtenir des résultats positifs il est essentiel qu’une entreprise investisse dans la bonne infrastructure et mette en place un système permettant aux personnes de travailler anturellement et efficacement, où qu’ils se trouvent. De plus, ces systèmes doivent être fiables et faciles à utiliser afin que le personnel de tous âges et de tous domaines de compétence soit disposé à les utiliser.

3. Assurez-vous que vous avez suffisamment de micros pour tout le monde

Le partage des micros semble parfois être la solution idéale pour réduire les coûts, mais cette configuration réduit la qualité sonore de tous les participants. Si vous placez un microphone entre deux participants, ils finissent souvent par parler sur les côtés. En général, les microphones de conférence ne sont pas conçus pour capter des sources sonores latérales.

Faire circuler les microphones entre participants fait perdre du temps. En plus, pendant qu’ils passent de main en main, ils captent à la fois le bruit de manipulation et tous les bruits ambiants sur leur chemin. Et si vous disposez d’une option vidéo à votre conférence téléphonique, le fait de partager et faire circuler les microphones ne fait pas professionnel.

Néanmoins, la bonne qualité des microphones n’est pas le seul critère à prendre en compte ; il faut aussi tenir compte du temps pour choisir les meilleurs haut-parleurs pour chaque pièce et s’assurer qu’ils sont correctement placés en fonction de la forme et du style de la salle. Il est presque certain que la configuration d’un système adoptée dans une huddle room ne sera pas efficace dans une grande salle de réunion ou dans un open space. Il faut donc tenir compte de l’utilisation prévue, de qui utilisera le système et des résultats attendus pour cet investissement avant de choisir et d’installer un système. Une fois que vous aurez répondu à ces questions il sera plus facile de concevoir un système réellement efficace et qui répondra à vos besoins, plutôt qu’un système esthétiquement agréable dans votre espace de réunion.

Les conférences audiovisuelles se doivent d’être productives, stimulantes, tout en favorisant la collaboration. La technologie adéquate est le gage d’une réussite à chaque réunion.

4. Parlez directement dans le microphone

Les gens ont tendance à penser que si un microphone se trouve quelque part dans la pièce, il captera distinctement leurs voix. Les microphones conçus pour capter le discours sont néanmoins directionnels. Cela signifie qu’ils captent mieux le son depuis une seule direction : le devant.

Si vous parlez sur le côté du microphone, près du microphone ou à côté du microphone de votre voisin, il sera difficile d’entendre votre voix. Placez le microphone juste en face de vous, tourné vers vous, et parlez ensuite dans la partie avant du micro. Cela vous donenra un son clair et précis.

5. Ne vous concentrez pas trop sur la vidéo, au point d’oublier le son

En matière de technologie audiovisuelle, il est facile de se concentrer sur la partie vidéo et d’en oublier le son. Le son a toujours fait partie des conférence téléphoniques, alors que la vidéo reste pour bon nombre de personnes une nouvelle tendance exaltante. Les personnes ont tendance à allouer tout leur budget à la technologie vidéo et n’en garde pas assez pour un son de bonne qualité.

Mais tel est bien le problème de cette approche : alors qu’il est possible de réaliser une conférence téléphonique sans vidéo, dès que le son disparaît, et à moins que tout le monde ne parle la langue des signes, la conférence téléphonique est finie. Si vous devez assurer un seul élément pour que votre conférence téléphone audiovisuelle soit fiable, choisissez la fonction la plus importante : le son.