Quand le son fait la différence

Le Programme des Nations Unis pour l’environnement (PNUE) est la principale autorité mondiale en matière d'environnement. L'Assemblée (UNEA), qui représente l'organe décisionnel le plus élevé au monde en matière d'environnement, donne lieu à des résolutions et lance un appel mondial à l'action pour relever les immenses défis environnementaux auxquels le monde est confronté aujourd'hui. 

L’UNEA rassemble plus de 2 000 participants provenant de 190 pays. Chefs d'Etats et de gouvernement, plus de 200 ministres, dirigeants des Nations unies, agences multilatérales et bilatérales, directeurs généraux, représentants de la société civile et du secteur privé. L'UNEA4, la plus récente réunion de l'UNEA, s’est déroulée au siège des Nations Unies pour le continent africain, à Nairobi, au Kenya. 

Les systèmes de conférence Shure sont présents dans tout le complexe des Nations Unies, ce qui facilite l’organisation de plus de 4000 réunions par an. Les salles principales du complexe fonctionnent comme des espaces indépendants, mais elles sont agrégées pour l'UNEA, afin de former une seule grande salle d’une capacité de plus de deux mille personnes. 

Pour comprendre la complexité de ce type d'événement, il convient d'abord expliquer les éléments qui composent un système de conférence : Il s'agit d'un type de système où chaque participant dispose d'un posté équipé d’un microphone, d’un bas-parleur, d’un sélecteur de canal et d’un casque. Ce poste lui sert à parler et écouter les autres participants, directement ou par l'intermédiaire d'interprètes. Pour l'ONU, les postes de conférence (DC6990P customisés) sont configurés en mode double délégué. En outre, l'ONU utilise des panneaux nominatifs numériques (MXCSIGN) pour les participants. Ils permettent à chaque délégation nationale de trouver sa place (ou son siège) en fonction du nom qui apparaît sur le panneau – classés par ordre alphabétique. 

Tous ces composants sont reliés à une unité centrale (DIS-CCU) installée dans la zone technique. Le puissant logiciel de gestion de conférences (SW6000) détermine les procédures, ainsi que tous les paramètres de la réunion. 

Grâce à SW6000, les techniciens travaillant sur la conférence sont en mesure de gérer l'ordre du jour des événements, ainsi que les séances de vote et les temps de parole. Ils peuvent également activer ou désactiver n'importe quel microphone du système et programmer les panneaux nominatifs de chaque délégation.

Pour la dernière session de l’UNEA, le mode de fonctionnement manuel avait été retenu afin que le président puisse activer et désactiver l’ensemble des microphones des participants présents dans la salle. Les délégués devaient demander la parole et leur micro était activé par le technicien de la conférence lorsque le Président donnait la parole au délégué. Avec un tel nombre de participants, l'un des défis à relever est de gérer les réunions en respectant un planning prévisionnel stricte. A l'UNEA, quelques personnalités importantes comme les présidents français Emmanuel Macron et kényan Uhuru Kenyatta, n'avaient pas de limite de temps pour leurs discours, mais les ministres et les autres représentants avaient trois minutes pour s'exprimer, avec un dépassement autorisé d’une minute.

L’application optionnelle SW6000 Conference Display Application (CDA) a été installé sur un ordinateur à côté du podium ; cette option affiche clairement un minuteur de temps de parole, qui permet aux intervenants de voir où ils en sont et les avertit 1 minute avant la fin du temps imparti. Lorsque le minuteur de temps de parole atteignait 4 minutes, le microphone était automatiquement désactivé par le logiciel, assurant ainsi un temps égal pour tous et le respect des horaires.

Un autre défi consistait à filmer des intervenants en direct, avec une grande discrétion. Un système de suivi de caméra automatique reçoit via TCP/IP les commandes de marche/arrêt des microphones de la DIS-CCU et contrôle un total de 13 caméras PTZ robotisées. Chaque siège de la salle est cadré par deux caméras, de sorte que les mouvements de caméra ne sont pas décelables.

Un mélangeur vidéo est installé pour mixer la vidéo de la caméra avec celle d'un PC équipé d'une application optionnelle CDA SW6000, de sorte que le nom de l'intervenant et le temps de parole restant soient affichés au bas des écrans alors que la vidéo est diffusée dans la grande salle, en direct sur Internet et enregistrée.

Sur le podium, le président et les directeurs qui dirigent la réunion disposent d’écrans tactiles motorisés, d’un flux vidéo pour voir qui parle et, pour le fauteuil du président, de la possibilité d'utiliser l’application SW6000 Conference User Application. Il peut ainsi consulter la listes des intervenants, les demandes de prise de parole, l'ordre du jour, les résultats des votes ainsi qu’un diagramme de la salle (Mimic) montrant des points colorés qui représentent l’emplacement de tous les microphones, afin de repérer rapidement où se trouve dans la salle le délégué dont le microphone est actif.

Lorsque des délégations de plus de 193 pays sont présentes, l'un des aspects les plus sensibles de cette assemblée est la qualité audio et l'intelligibilité de la parole pour que les participants puissent se comprendre malgré les barrières linguistiques. Avec 193 états membres de l'ONU représentés à la réunion, il est nécessaire d'offrir une interprétation simultanée de haute qualité dans plusieurs langues, dont les six langues officielles de l'ONU (anglais, espagnol, français, russe, arabe, chinois), et dans certains cas d'autres langues comme le portugais et l'italien.

Les participants à la réunion choisissent la langue qu'ils préfèrent écouter grâce aux quelques 2000 sélecteurs de canal du système de conférence, installés dans les tables de chaque délégation.

Parmi les innovations technologiques utilisées lors de l'événement, l'ONU a également acquis les 50 premiers postes du système de conférence sans fil (MXCW) du continent africain. Ce système sans fil a été intégré au système filaire par des interfaces réseau (ANI4IN et ANI22) reliées à l'antenne émettrice-réceptrice (MXCWAPT) en Dante pour fournir jusqu'à 6 langues d'interprétation dans ce kit mobile pouvant être utilisé dans des réunions informelles.

Il était impensable que la réalisation technique d’un événement d’une telle importance ne soit pas parfaite. L'ensemble du système a très bien fonctionné, sans aucune défaillance ni problème, ce qui m'a fait penser que le secret de tout projet réside toujours dans l’équilibre entre une bonne planification, une installation bien réalisée et une maintenance régulière.

En conclusion, les systèmes de conférence de qualité et offrant une grande intelligibilité sont importants non seulement pour les institutions mondiales comme l'ONU, mais aussi à travers le monde, pour les réunions de toutes importances. On peut affirmer qu'une installation bien réalisée utilisant du matériel audio de haute qualité améliore le dialogue entre les nations quand les enjeux sont d’une telle importance – les bénéfices seront au profit de tous.

Auteur : Didie Cunha