Solutions pour conférences: quand faut-il opter pour un système de discussion numérique?

Imaginez un sommet international rassemblant des centaines de délégués du monde entier. Ils sont assis derrière des microphones montés sur des bureaux et beaucoup portent des casques. Devant chacun d'entre eux se trouve une plaque indiquant le pays qu'ils représentent. En plus des auditeurs, il y a un nombre presque aussi important d'interprètes. Quelque part dans cet environnement, une petite équipe technique est en train de s'assurer que tout le monde entend correctement, que les interprètes sont bien connectés aux représentants étrangers correspondants et que tous les microphones fonctionnent.

Les Unidyne III dominent à la Convention constitutionnelle de l'Illinois en 1970

Alors que cette image évoque peut-être le souvenir des réunions du Conseil de sécurité de l'ONU des années 1970, les systèmes audio qui ont permis d'organiser des réunions multilingues à grande échelle ont progressivement évolué vers le 21ème siècle. Qu'ils soient portables ou permanents, les systèmes de conférences audio ont parcouru un long chemin, apportant de plus en plus de confort et de contrôle pour répondre aux besoins des municipalités, des salles de conseil, des sociétés de location, des centres de conférences et des salles d'audience.

Dans ce post, nous aborderons :

• La différence entre les systèmes de conférence et de discussion
• Les raisons du choix d'un système de discussion, et
• L'avis de Shure à ce sujet
• Deux types de réunions

De nombreuses réunions sont organisées suivant un modèle de type « une personne qui s'adresse à plusieurs » (one to many), comme c'est le cas lors d'une présentation ou d'un cours magistral. Le système sonore distribue la voix de quelques orateurs placés à l'avant de la salle à des auditeurs formant le public. Un système de sonorisation classique – avec un microphone pour chaque orateur et des haut-parleurs montés aux murs ou au plafond – peut, certes, fonctionner correctement dans ce genre de réunions.

Mais certains systèmes ont recours à un format de type « plusieurs personnes s'adressent à plusieurs personnes » (many to many) avec une table arrondie en forme de cercle ou ovale, les sièges placés tout autour. Lors de ces réunions, tout le monde peut être à la fois orateur et auditeur, et doit être en mesure de prendre la parole et d'être entendu par tout le monde. Il est plus difficile d'utiliser un système de sonorisation classique dans ce type de réunions, car les haut-parleurs sont en général orientés vers les microphones, ce qui peut provoquer un effet Larsen difficile à contrôler.

Les configurations « un-vers-un » et « plusieurs-vers-plusieurs » exigent des solutions audio différentes

Il devient encore plus difficile d'obtenir un son clair et intelligible lorsque l'un des cas suivants s'applique :

• L'acoustique est mauvaise. Le bruit de fond et le son réfléchi rendent l'écoute encore plus difficile, ce qui nécessite d'augmenter le volume du système, provoquant souvent un effet Larsen. En général, il est trop difficile et trop coûteux d'améliorer l'acoustique de la salle, voire même impossible dans le cas de certains bâtiments historiques.
• Il s'agit d'une grande réunion. Le fait d'ajouter des microphones exige une plus grande console de mixage, en plus d'un câble de microphone centralisateur (home run) branché depuis l'arrière de chaque microphone vers le mélangeur. Cette configuration augmente les coûts et le temps d'installation. Avec plus de participants, il peut être difficile pour le technicien d'activer le bon micro au bon moment. Les mélangeurs automatiques fonctionnent bien s'il s'agit d'une réunion informelle et à libre participation, mais peuvent s'avérer moins pratiques lors de réunions officielles.
• L'installation est temporaire. Dans une structure permanente, comme le centre de formation d'une entreprise, il est possible de camoufler le câblage nécessaire dans les murs, le plafond ou même les meubles. Mais si la réunion a lieu dans une salle de réunion d'un hôtel, l'installation risque de ressembler davantage à un concert qu'à une convention.
• La réunion est formelle. Avec des microphones et des mélangeurs conventionnels, il n'est pas facile de donner au modérateur la possibilité de « donner la parole » à un orateur en particulier, surtout s'il s'agit d'une installation temporaire.
• Il s'agit d'une réunion multilingue. De l'interprétation simultanée est donc nécessaire pour traduire chaque remarque de l'orateur dans toutes les autres langues et acheminer ces pistes audio vers chaque siège. En utilisant des composants audio conventionnels, vous obtiendrez un système audio très compliqué, très long à installer, à tester et à gérer.

Un système sonore conçu pour les conférences

Il existe des systèmes audio spécialisés conçus spécialement pour surmonter les difficultés mentionnées ci-dessus. Les systèmes « pour conférences audio » associent microphones, commandes et haut-parleurs au sein d'une seule et même unité intégrée.

Au lieu que chaque microphone soit connecté à un mélangeur, les microphones de conférence sont connectés ensemble en série, « en étoile », à l'aide de câbles CAT5e renforcés à la place des câbles de microphone classiques. Une unité de commande centrale située à l'extrémité de la chaîne alimente chaque unité de microphone et gère l'acheminement et le contrôle audio.

DIS 5900 de Shure

Nous avions tout d'abord une question d'ordre pratique. En s'inspirant des réunions auxquelles la plupart d'entre nous ont participé, en personne, par téléphone ou via internet, nous savons bien que lorsque tout le monde essaie de parler en même temps (et en parlant probablement par-dessus quelqu'un d'autre), cela peut s'avérer frustrant. Avec un groupe de 20 ou de 200 personnes, comment un système de discussion ou de conférence peut-il résoudre ce problème ?

Pour plus d'information, nous nous sommes tournés vers Chris Lyons, Senior Manager, Conferencing Market Communications.

Pour Chris : « Lorsque de nombreux participants sont présents dans une même pièce, les personnes passent naturellement d'un mode de conversation à un mode « salle de classe », dans lequel elles demandent à être reconnues avant de prendre la parole, en levant la main la plupart du temps. L'un des principaux avantages d'un système de discussion comme le DDS 5900 est qu'il peut être installé dans l'un ou l'autre mode – à savoir que chacun puisse parler quand il le souhaite, ou que les participants soient contraints d'appuyer sur un bouton pour « lever la main » électroniquement et attendre que le modérateur de la réunion n'active leur micro. Un système de discussion ou de conférence s'adapte non seulement à la taille de la réunion, mais aussi au style de la réunion. »

Systèmes de discussion… ou systèmes de conférence ?

Avec l'utilisation croissante de ces systèmes pendant les réunions, deux types différents ont vu le jour : des « systèmes de discussion » et des « systèmes de conférence ». Ils disposent tous les deux des caractéristiques fondamentales nécessaires à la tenue d'une réunion classique :

• Sonorisation
• Contrôle des microphones (par les utilisateurs individuels ou par le modérateur de la réunion)
• Connexion à un équipement supplémentaire d'enregistrement ou de vidéoconférence

La différence entre ces deux types de solutions pour conférences repose sur l'échelle et sur l'ensemble de leurs caractéristiques. Avec autant de points communs, nous nous sommes demandé sur quels critères les clients pourraient se baser afin de choisir entre un système de discussion numérique et un système de conférence numérique. Chris propose les pistes suivantes.

Quand faut-il opter pour un système de discussion numérique ?

Le client a besoin d'un système tout-en-un

Un système de discussion est un système sonore instantané qui n'a aucun besoin en matière d'équipement extérieur : chaque unité audio est dotée d'un haut-parleur, d'un ampli et d'un microphone, et l'alimentation électrique et le cerveau du système sont tous contenus dans une unité centrale (UC). Tous les éléments nécessaires à la réussite d'une réunion réussie sont intégrés.

Le système doit être portable et facile à installer

Pour les réunions temporaires, l'installation d'un système sonore peut prendre beaucoup de temps et faire apparaitre des câbles un peu partout sur le sol. Vu que les unités de discussion se montent en chaîne (en étoile), l'installation est presque aussi facile que de brancher une imprimante. Si vous le souhaitez, le modérateur de la réunion a la possibilité d'ajuster le volume, d'activer les microphones et de contrôler la totalité du système à l'aide depuis un PC, une tablette ou un iPad.

Un son constant, sans Larsen, dans toutes les pièces

C'est probablement la première préoccupation de tous ceux qui organisent une réunion : un système qui ne serait pas suffisamment puissant ou qui produirait un Larsen avant d'atteindre un volume suffisant. Le design micro-rapproché/ haut-parleur rapproché permet à un système de discussion d'offrir un son excellent sans Larsen, quel que soit la taille de la pièce ou son acoustique.

Quand faut-il passer à un système numérique de conférence ?

Les participants parlent plusieurs langues

Alors que la plupart des réunions peuvent se satisfaire des deux langues proposées par le DDS 5900, les conférences internationales nécessitent souvent un support linguistique supplémentaire. Le système numérique pour conférence DCS 6000 permet à chaque participant de choisir entre plusieurs langues, jusqu'à 31.

Un sondage ou un vote est requis

Les amphithéâtres, les organes législatifs ou les grandes réunions d'entreprise ont souvent besoin d'un système de sondage des participants ou d'un système leur permettant de voter. Avec le logiciel proposé en option, le DCS 6000 peut être configuré pour les sondages/ votes et fournit des moyens automatisés d'enregistrement et d'affichage des résultats.

Le client a besoin de fonctionnalités personnalisées

Certains clients ont besoin de fonctions spéciales pour satisfaire le protocole de réunion propre à leur organisation. Il est possible d'étoffer le DCS 6000 avec du matériel et des logiciel supplémentaires pour réaliser certaines tâches comme l'identification de la carte d'identité de chaque participant, l'affichage de l'ordre du jour de la réunion sur un écran tactile, ou encore l'archivage des remarques de chaque participant.

Et Shure, dans tout ça?

Aujourd'hui, lors des réunions, il n'est pas rare de voir des célébrités prononcer des discours de clôture, ou encore des prestations musicales en direct, voire des conférences de presse, en plus de la discussion formelle entre participants. La prise de son cristalline dans chacune de ces situations exige une intégration particulièrement astucieuse des microphones filaires et sans fil, des systèmes de retour personnel et des systèmes de conférence.

Des microphones filaires Centraverse pour petits budgets, au système haute technologie Microflex Wireless, en passant par le système de discussion DDS 5900 et le système de conférence DCS 6000, il existe un produit pour chacune des nombreuses activités qui constituent une réunion.

Les entreprises, les organisations, les instituts d'enseignement et les municipalités peuvent tous profiter des capacités uniques des systèmes de discussion et de conférence Shure. Le personnel du support technique Shure présent dans le monde entier est prêt à vous aider, pour trouver la solution audio qui convient à chaque client ; posez-leur vos questions dès aujourd'hui.