L'hôtel de ville transforme les discussions et les opérations grâce au MXCW

Customer Profile

Situé dans la partie la plus méridionale de l'île d'Amami Oshima, dans la préfecture de Kagoshima au Japon, l'hôtel de ville de Setouchi gère une zone diversifiée d'environ 240 kilomètres carrés, qui s'étend sur plusieurs petites îles. La région, connue pour son climat océanique subtropical, sa beauté naturelle et son industrie de la pêche florissante, est une destination touristique très prisée.

En 2019, Setouchi a lancé le "plan de promotion à long terme de la ville de Setouchi" qui promeut activement la transformation numérique. Cette initiative stratégique vise à favoriser le développement durable en modernisant les services aux citoyens, l'éducation et les opérations administratives à l'aide des dernières technologies numériques.

Challenge

Le conseil municipal de Setouchi organise fréquemment diverses réunions, qu'il s'agisse de sessions régulières ou extraordinaires ou de discussions sur des sujets spécifiques. Ces réunions, gérées par le secrétariat du conseil, se déroulent dans différents lieux, notamment dans de grandes salles de conférence ou dans de plus petits espaces de réunion.

Dans le passé, l'hôtel de ville utilisait des microphones filaires portatifs pour le renfort sonore lors de ces réunions. Passer des microphones de main en main entre les membres était inefficace, entravait le flot de la conversation et posait également des problèmes d'hygiène. En outre, la diversité des lieux de réunion exigeait un système flexible et facile à déplacer.

Le matériel audio existant était lourd et fastidieux à installer, et représentait une contrainte pour le personnel du secrétariat. Une mise à niveau était nécessaire pour permettre à chaque membre de l'assemblée de disposer d'un microphone sans contact à sa place, pour faciliter le transport entre les différents lieux de réunion et pour améliorer l'expérience audio globale.

Solution

L'hôtel de ville de Setouchi s'est associé à l'intégrateur Nippon Information Processing Center et à Shure pour installer un système Microflex Complete Wireless (MXCW). Le MXCW est un système de conférence sans fil polyvalent et convivial qui élimine la nécessité d'un câblage compliqué et facilite considérablement la communication lors des réunions.

Le système peut être mis en marche en insérant simplement les batteries rechargeables dans les postes de conférence. Les postes de conférence sans fil équipées de microphones à col de cygne et de bas-parleurs intégrés peuvent être placées de manière flexible devant les participants, qui peuvent facilement prendre la parole en pressant simplement un bouton sur l'appareil.

Les postes de conférence sont rangées dans un chariot dédié, avec le point d'accès MXCW et les stations de recharge des batteries. Cela permet un transport aisé entre les différents lieux de réunion au sein de l'hôtel de ville de Setouchi et du centre communautaire adjacent.

Advantages

La mise en place du système MXCW a permis d'améliorer considérablement la dynamique des réunions à l'hôtel de ville de Setouchi et a favorisé des discussions plus efficaces dans le temps imparti aux réunions de comités.

Le système a été salué pour sa convivialité et sa simplicité d'utilisation, les participants aux réunions ne connaissant pas la technologie étaient capables de l'utiliser sans effort, même sans formation. La portabilité du MXCW a également favorisé une application plus large par différents départements. En outre, le son clair et de grande qualité a considérablement aidé le personnel à rédiger plus efficacement des comptes rendus de réunions précis, réduisant ainsi la charge de travail du personnel et les coûts d'externalisation des transcriptions.

L'installation du MXCW a non seulement amélioré l'expérience audio à l'hôtel de ville de Setouchi, mais aussi montré le potentiel de transformation de cette modernisation. Qualifiée de "transformation numérique qui débute par le son", cette installation marque l'engagement de l'hôtel de ville de Setouchi en faveur de l'innovation par le biais de solutions numériques et a validé le fait que les technologies audio peuvent être une force motrice dans la transformation numérique de l'administration locale.

« Le système de conférence de Shure est portable, facile à utiliser et offre un son de grande qualité. Il permet non seulement de dynamiser les discussions, mais aussi de transformer le processus de rédaction des procès-verbaux, en rendant la transformation numérique possible grâce au son. »

M. Junichi Cho, directeur général, ville de Setouchi, secrétariat de l'Assemblée de la préfecture de Kagoshima

Gear List

	Model Number	Quantity	Description
	MXCW640	20	Poste de conférence sans fil pour système Microflex Complete Wireless. Configurable comme poste président, délégué, auditeur ou micro ambiant.
	MXCWAPT	1	Point d'accès pour système de conférence Microflex Complete Wireless. Gère jusqu'à 125 postes de conférence sans fil MXCW640.
	MXCWNCS	2	Station de charge en réseau pour batteries rechargeables SB930 utilisées dans les postes de conférence sans fil MXCW640.