Apprenez tout ce dont vous avez besoin pour configurer une salle de conférence Zoom

De nos jours, les réunions par Zoom et plus généralement les visioconférence constituent un facteur essentiel au succès de quasiment toutes les entreprises. De nombreuses entreprises modifient en profondeur leur mode de fonctionnement afin d’intégrer des options de travail hybride, alternant télétravail et présentiel. Dans ce contexte, la nécessité de disposer de salles Zoom adéquatement équipées est plus grande que jamais. Le fait d’avoir des salles Zoom prêtes pour le retour des employés permettra de simplifier la communication entre les personnes sur place, au bureau, et celles à distance. Nous allons vous expliquer comment configurer une salle Zoom pour la visioconférence.

Download the Guide to Creating Your Perfect Zoom Room

 

Qu’est-ce qu’une Zoom Room ?

Si le concept de Zoom Room vous est inconnue, il s’agit d’un système basé sur un logiciel et conçu spécifiquement pour offrir à ses utilisateurs une expérience de visioconférence intégrée. Associez votre matériel de conférence à la plateforme de visioconférence de Zoom et créez ou rejoignez une réunion d’un simple clic.

 

De quoi avez-vous besoin ?

• Un écran (ou plusieurs)
• Un ordinateur
• Une caméra de visioconférence
• Un système audio
• Un contrôleur
• Une licence Zoom Room
• Une connexion réseau

 

Configuration matérielle de votre Zoom Room

Face à la diversité des produits, comment choisir le bon matériel pour équiper vos salles de visioconférence Zoom ? Si vous possédez déjà certains des équipements ci-dessous, vous avez une longueur d’avance. Sinon, voyons ensemble les recommandations relatives au matériel nécessaire à la mise en place d'une Zoom Room.

 

Ecrans

Pour créer une Zoom Room, il vous faudra un écran. Encore une fois, si des écrans sont déjà installés dans la pièce, vous pouvez ignorer ces recommandations. La taille de l’écran variera selon la taille de la pièce. Par exemple, vous placerez un plus petit écran, voire un moniteur, dans une huddle room alors que vous installerez un grand écran, voire deux, dans une grande salle de conférence ou de réunion, en fonction de vos préférences. Lorsque vous choisissez un écran, vous pouvez faire simple. Vous aurez besoin d’un écran de 50 pouces minimum pour les petites et grandes salles, avec une résolution d’au moins 1080 pixels. Pour les huddle rooms, vous pouvez utiliser un moniteur plus petit si vous le souhaitez. LG et NEC Display Solutions proposent des solutions adaptées aux salles de toutes tailles. Vous découvrirez également un large choix de téléviseurs pour salles de conférence en vous adressant à vos partenaires habituels.

 

Un ordinateur

Vous aurez besoin d’un ordinateur pour configurer votre licence Zoom Room et lancer votre visioconférence. Les adeptes de Mac pourront utiliser l’ Apple Mac Mini, tandis que les adeptes de Windows opteront, par exemple, pour un NUC Intel ou un mini ordinateur de bureau HP EliteDesk 800 35W G4. Si vous devez équiper plusieurs salles Zoom, nous vous conseillons d’utiliser le même ordinateur dans chaque salle afin de standardiser les technologies déployées dans vos salles.

Une caméra de conférence

Il est évidemment impossible d’organiser une réunion par visioconférence sans caméra. Là encore, son choix dépendra de la taille de votre salle de réunion. Les caméras USB sont les caméras les plus demandées et ce, quelle que soit la taille de votre salle. Si vous avez besoin d’une caméra pour une huddle room ou une salle de petite taille, vous pouvez orienter votre choix sur les modèles AVer CAM340+,  Poly Eagle Eye Cube,  Huddly IQ ou Jabra Panacast. Si votre salle est de taille moyenne à grande, nous vous conseillons les modèles AVer CAM540, CAM520 PRO ou Logitech Rally.

 

Un équipement audio et un contrôleur

Bien sûr, aucune Zoom Room ne serait complète sans un audio de qualité. Auparavant, vous deviez utiliser des microphones, haut-parleurs et DSP de fabricants différents. Mais ça, c’était avant. Désormais, l'écosystème Stem (comme l'écosystème Microflex) intègre tous les composants audio nécessaires aux conférences (microphones, haut-parleurs et DSP). L’écosystème se compose de quatre appareils audio (Ceiling, Wall, Speaker et Table) que vous pouvez combiner à votre gré afin d’adapter parfaitement le système à votre Zoom Room. Sachant que l’écosystème est modulaire, il vous permet de créer de multiples combinaisons audio pour s’adapter à toutes les salles de votre entreprise. De plus, tous les appareils de l'écosystème Stem se connectent à votre réseau à l’aide d’un seul câble Ethernet, ce qui vous permet de mettre en place votre Zoom Room en un rien de temps !

En plus de gérer l’audio dans son intégralité, l'écosystème Stem offre désormais Stem Control, une interface dédiée qui permet de lancer une réunion Zoom Room d’un simple clic. Vous pouvez aussi accéder au Google Play Store ou à l’App Store pour télécharger l’application Stem Control sur votre propre tablette iPad ou Android afin de gérer vos écosystèmes et vos réunions Zoom Room.

 

Commençons l’installation

1. Placez vos écrans et votre ordinateur aux endroits choisis dans la pièce.
2. Placez ensuite votre caméra de conférence, votre contrôleur, ainsi que les composants de votre système audio.
3. Lorsque tout est prêt, faites les branchements réseau nécessaires et allumez l’ordinateur, les écrans, le contrôleur et les équipements audio. (Si vous utilisez des équipements de l'écosystème Stem dans votre Zoom Room, découvrez comment configurer votre première salle Stem en quelques minutes seulement en cliquant ici.)
4. Une fois l’installation des équipements terminée, configurez votre ordinateur et contrôleur en mode kiosque. Lisez cet article pour en savoir plus.
5. Configurez votre application Zoom Rooms en installant Zoom sur votre ordinateur et sur le contrôleur.
6. Après avoir téléchargé le client Zoom Rooms, connectez-vous pour terminer la configuration.
7. Enfin, vous devez définir la configuration par défaut : caméra, micros, haut-parleurs et volume. (Si vous installez l'écosystème Stem, consultez l’article de blog Guide complet sur l’optimisation des paramètres audio Zoom pour les salles utilisant l'écosystème Stem.)
8. Une fois vos appareils par défaut configurés, votre Zoom Room est prête.

 

Comment tout cela se connecte-t-il ?

Une fois tous ces éléments mis ensemble dans une même salle, il ne vous reste plus qu’à configurer simplement et rapidement votre salle. C’est là le secret d’une solution audio réussie. Normalement, les solutions audiovisuelles professionnelles requièrent de longues heures d’installation. Mais soyons francs : personne n’a le temps pour cela. L’écosystème Stem est la solution idéale pour les Zoom Room, car il permet à quiconque de se lancer en quelques minutes sans passer des heures à programmer un DSP. Consultez quelques-unes des configurations de salles pour savoir comment l'écosystème se connecte à une Zoom Room.

Huddle room	Medium room	Large room

Download the huddle room reference design

Download the medium room reference design

Download the large room reference design