Comment moderniser l’équipement de ma salle de conférence ?

On a beaucoup écrit sur la nécessité de pérenniser les bureaux d’une manière ou d’une autre, mais il peut s’avérer difficile de savoir ce que cela signifie exactement. Pour de nombreuses organisations, pérenniser signifie essentiellement ne pas avoir à changer la technologie de leurs salles de réunion tous les trois ou quatre ans. Dans l’ensemble, il existe trois règles empiriques à respecter lors de l’évaluation d’un nouvel équipement :

• Il doit être évolutif.
• Il doit être aussi flexible que possible.
• Il doit optimiser la valeur que VOUS en retirez.

Avec la vitesse à laquelle la technologie progresse dans le domaine de la visioconférence, on peut facilement se sentir dépassé lorsqu’il s’agit de choisir l’équipement de ses salles. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider à créer une salle de conférence moderne, à l’épreuve du temps, et ce en quelques étapes simples.

Première étape : Créer des environnements flexibles

Il est facile de tomber dans le piège qui consiste à désigner des espaces précis pour certaines activités, mais la règle la plus importante lors de la création d’un espace de visioconférence moderne et à l’épreuve du temps est la flexibilité, par exemple si vous souhaitiez désigner une salle comme espace de formation, mais que ce même espace peut être utilisé à des fins de présentation ou de réunion pour toute l’entreprise.

Alors, que signifie donc la flexibilité dans l’aménagement de votre espace ? Il convient d’admettre que le lieu de travail et les besoins de l’entreprise sont dynamiques et peuvent changer d’un jour à l’autre. Si le système de conférence de votre salle nécessite un réagencement important et fastidieux mais que vos employés ont besoin d’utiliser cet espace à d’autres fins, ils diront simplement "laissez tomber" et essaieront de trouver des alternatives. Cela signifie que vous perdez une grande partie de la valeur de votre équipement coûteux.

Pour intégrer la notion de flexibilité à vos espaces de conférence, vous pouvez :

• Utiliser des installations qui reposent sur la technologie sans fil ou qui peuvent être fixées aux murs et aux plafonds tout en gardant l’espace utilisable couvert.
• Utiliser des caméras grand-angle ou, mieux encore, régler automatiquement le champ de vision pour inclure tous les participants d’une réunion.
• Aménager votre salle de conférence pour exploiter au maximum le système de visioconférence.

Deuxième étape : Utiliser des écosystèmes audio complets

Nous avons vu à quel point la visioconférence a révolutionné les communications d’entreprise en permettant aux sociétés de travailler plus rapidement et plus efficacement, et en aidant à connecter les travailleurs d’une manière que personne ne pensait possible il y a seulement dix ans. Dans la pratique, cependant, de nombreuses entreprises font l’expérience inverse : les travailleurs s’épuisent plus rapidement et déclarent se sentir moins engagés et moins concernés par leur travail.

Selon le livre blanc de Frost & Sullivan Un son parfait pour une collaboration efficace dans un monde hybride - 4 façons d’y parvenir (2020), les solutions audio peu performantes en sont l’un des principaux facteurs. Avec le besoin inattendu et soudain d’environnements de travail distants et hybrides, de nombreuses entreprises ont été contraintes d’adapter des systèmes audio temporaires pour colmater rapidement les brèches et maintenir le navire à flot dans cette mer agitée.

Il est clair aujourd’hui que ces systèmes ne suffisent pas en milieu professionnel. Les perturbations audio constantes dues à des solutions mal adaptées font perdre aux travailleurs une grande partie de leur productivité et les frustrent au plus haut point. La modernisation de l’équipement audio de votre salle de conférence implique l’adoption d’écosystèmes audio conçus pour des environnements de travail flexibles.

Les écosystèmes audio combinent matériel et logiciels en un seul ensemble complet qui remplit toutes les conditions et procure ainsi flexibilité, évolutivité et personnalisation à votre société. Le matériel comprend des composants audio pouvant être mis en réseau (enceintes, speakerphones et microphones dédiés) qui interagissent pour fournir une couverture personnalisable par l’ajout de nouveau matériel ou via les paramètrages logiciels possibles.

Avec des solutions comme les écosystème Shure (Microflex et Stem), le logiciel inclus vous procure des options de personnalisation uniques. Par exemple, avant même de procéder à l’achat d'équipement Stem, vous pouvez recréer virtuellement n’importe quel espace à l’aide de l’outil RoomDesign et ajouter des appareils Stem pour estimer la couverture audio et déterminer la combinaison d’appareils la mieux adaptée à votre pièce. Une fois les appareils en place, la plateforme de l’écosystème Stem vous permet d’utiliser les microphones intégrés des appareils Stem pour améliorer la qualité du son en testant les propriétés acoustiques uniques de la pièce et en adaptant les différents paramètres grâce à l’outil RoomAdapt. L’outil RoomCheck vous permet de créer des plans de couverture sur mesure qui mettent en évidence toute faille dans la couverture, afin que vous puissiez repositionner vos appareils ou modifier la disposition des sièges selon vos besoins. Avec Stem, il vous suffit d’installer ou de placer votre appareil dans la pièce, de le brancher sur le réseau local et de l’ajouter à la pièce existante dans le logiciel.

Troisième étape : Investir dans les outils les mieux adaptés à votre travail

La collaboration ne consiste pas seulement à pouvoir voir les autres participants, vous devez pouvoir vous concerter facilement sur le travail en cours. Pour tirer le meilleur parti de vos technologies de visioconférence, les équivalents high-tech des outils de collaboration analogiques que vous utilisiez auparavant peuvent être utilisés pour créer ce même processus de communication fluide.

Parmi les outils complémentaires de visioconférence susceptibles d’être utiles à votre équipe, citons :

• les tableaux blancs ;
• les caméras de documents flexibles ;
• les tablettes pour annotations ;
• les systèmes de conférence sans fil pour les configurations BYOD.

Chacun de ces outils vous permet de partager des informations avec un grand nombre de personnes tout en permettant à chacun de contribuer au processus de création. Ces types d’outils numériques spécialisés sont parfaitement adaptés aux services de création qui développent des storyboards, des scripts et des ressources visuelles.

Les équipes créatives ne sont toutefois pas les seules à pouvoir profiter de l’accessoirisation de votre système de conférence. Les modules complémentaires matériels et logiciels peuvent faciliter le travail de la quasi-totalité des services qui ont besoin de collaborer sur des visuels, des tableaux et des informations destinés à des rapports et des présentations. La clé pour pérenniser votre technologie de conférence est de vous assurer que chaque personne qui l’utilise dispose des outils nécessaires pour réussir !

Gardez toujours à l’esprit l’objectif final de la modernisation de vos technologies de visioconférence : en retirer le maximum de bénéfices. En suivant ces règles, vous pourrez exploiter la visioconférence au maximum et la sérénité de votre personnel sera préservée grâce à des solutions qui ont fait leurs preuves. Et surtout, en investissant dans les bons équipements et systèmes, vous pourrez passer des années sans penser à effectuer la moindre mise à niveau !