Guía definitiva sobre cómo montar una sala de conferencias con Zoom

Stem Ecosystem | 31/08/2021 Guía definitiva sobre cómo montar una sala de conferencias con Zoom

Hoy día, las reuniones por videoconferencia y Zoom son fundamentales para el éxito de prácticamente cualquier empresa. Muchas empresas han cambiado para siempre su modalidad de trabajo tradicional para incluir algunas opciones de la oficina híbrida. Además, conforme se van preparando para que sus empleados regresen a la oficina con horarios de trabajo modificados, la necesidad de contar con salas debidamente equipadas para las videoconferencias con Zoom es más apremiante que nunca. Si tienes tus salas Zoom listas para cuando los empleados vuelvan a la oficina, ayudarás a agilizar la comunicación entre los participantes presenciales y los remotos. Así que, para ayudarte a preparar tus salas de conferencias, vamos a explicarte cómo configurar una sala de conferencias Zoom con videoconferencia.

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¿Qué es una sala Zoom?

Para los que no conozcan el concepto de sala Zoom, se trata de una sala que está equipada con sistemas basados en el software de videoconferencia Zoom, y que, por tanto, permite a los usuarios celebrar reuniones que integran videoconferencia. Estas salas combinan los equipos de conferencia con la plataforma de videoconferencia Zoom simplificando las reuniones, que se pueden iniciar con solo pulsar un botón.

Esto es lo que necesitarás

Una o varias pantallas
Un ordenador
Una cámara para videoconferencias
Audio para la sala de conferencias
Un dispositivos de control
Una licencia Zoom Room
Una conexión de red

Equipamiento recomendado para una sala Zoom

Sabemos que hay muchas opciones entre las que elegir a la hora de seleccionar el equipamiento más adecuado para configurar una sala de conferencias Zoom. Si ya tienes instalado alguno de los equipos especificados a continuación, ¡ya tienes parte del trabajo hecho! Pero si no es así, vamos a repasar algunos de los equipos recomendados para las salas Zoom.

Pantallas

Para crear la configuración de sala Zoom, necesitarás una pantalla. Por cierto, si ya hay pantallas instaladas en la sala, puedes saltarte este paso. El tamaño de la pantalla dependerá del tamaño de la sala. Así, por ejemplo, en un espacio de reunión pequeño se pondrá una pantalla más pequeña o incluso un monitor, mientras que en una sala de conferencias o una sala de juntas grande, se instalará una pantalla grande o incluso dos, como se prefiera. A la hora de elegir la pantalla, elige algo sencillo. Deberá tener al menos 1080p y para las salas de tamaño pequeño a grande deberías elegir una pantalla de al menos 50 pulgadas. Para los espacios de reunión más pequeños, no hay problema en utilizar un monitor de menor tamaño, dependiendo de tus preferencias. LG y NEC Display Solutions ofrecen propuestas excelentes para salas de cualquier tamaño, y también puedes echar un vistazo a los televisores para sala de conferencias que hay en Best Buy.

Un ordenador

Necesitarás un ordenador para configurar la licencia de Zoom Room y para ejecutar la aplicación de videoconferencia. Para los incondicionales de los Mac, recomendamos el Mac mini de Apple, pero si eras más un usuario de PC, recomendamos un ordenador Intel NUC o un HP EliteDesk 800 35W G4 Desktop Mini. Si tienes que equipar varias salas Zoom, recomendamos que utilices el mismo modelo de ordenador en todas las salas para estandarizar la tecnología.

Cámara para videoconferencias

Obviamente, ¡no se puede realizar una reunión por videoconferencia sin vídeo! En este caso también el tipo de cámara dependerá del tamaño de la sala de reuniones. Las cámaras USB son las cámaras de videoconferencia más populares para salas de cualquier tamaño. Por lo tanto, en un espacio de reunión informal o una sala de conferencias pequeña podrías optar por una AVer CAM340+, una Poly EagleEye Cube, una Huddly IQ o una Jabra Panacast. Si necesitas una cámara para una sala mediana o grande, algunas opciones son la AVer CAM540, la CAM520 PRO o la Logitech Rally.

Audio para la sala de conferencias y un dispositivo de control

Naturalmente, ninguna sala Zoom estaría completa sin el audio. Lo habitual es que los micrófonos, altavoces y DSP sean de distintos fabricantes. Stem Audio ofrece un ecosistema para salas de conferencias que abarca todos los elementos de audio de conferencia y que incluye dispositivos con micrófonos, altavoces y un DSP. El ecosistema está formado por tres dispositivos de audio (Ceiling, Wall y Table) que puedes combinar como quieras y son el complemento perfecto para cualquier sala Zoom. Como el ecosistema permite elegir y combinar los productos para crear un audio personalizado, es fácil adaptar los dispositivos en función de cada sala de la empresa. No hay que olvidar mencionar que todos los dispositivos de Stem se conectan a la red por medio de un solo cable Ethernet, así que podrás tener la sala Zoom operativa en un abrir y cerrar de ojos y olvidarte del complicado cableado.

En Stem no solo hay dispositivos de audio para salas de conferencias, ya que también está Stem Control, un dispositivo de control dedicado que permite iniciar las reuniones de Zoom Room con solo pulsar un botón. Pero si prefieres utilizar una tableta ya disponible, siempre puedes utilizar un iPad o una tableta Android y descargar la app Stem Control desde la tienda de aplicaciones de Android o iOS para controlar los ecosistemas y las reuniones de Zoom Room.

Vamos a instalarlo todo

1. Instala una o varias pantallas y el ordenador en el lugar de la sala que prefieras.

2. Instala o coloca la cámara para videoconferencias, el dispositivo de control y los componentes de audio donde quieras en la sala de reuniones.

3. Cuando termines de instalarlo y colocarlo todo, realiza todas las conexiones de red necesarias y enciende el ordenador, las pantallas, el dispositivo de control y los dispositivos de audio. (Si estás utilizando dispositivos de Stem Audio en la sala Zoom, lee nuestro artículo “Cómo configurar tu primera sala con Stem en solo unos minutos”).

4. Una vez instalados todos los equipos, puede que te interese configurar el modo Kiosco en el ordenador y el dispositivo de control. Consulta este artículo para más información.

5. Instala el software Zoom Rooms en el ordenador y en el dispositivo de control.

6. Una vez descargado el cliente de Zoom Rooms, inicia sesión para finalizar la configuración.

7. Por último, queda elegir qué cámara, micrófono, altavoz y nivel de volumen utilizarás por defecto. (Si estás utilizando dispositivos de Stem Audio, lee este artículo de blog: “Guía completa sobre cómo configurar los ajustes de audio de Zoom para salas con Stem Audio”).

8. Una vez configurados los dispositivos por defecto, la sala Zoom estará ya lista.

¿Y cómo se conecta todo?

Cuando se combinan todos estos elementos, el objetivo es poder tener operativa la sala cuanto antes, por eso es muy importante elegir la solución de audio adecuada. Las soluciones audiovisuales profesionales habituales requieren una instalación profesional, además de horas y horas de programación para las que, seamos sinceros, ahora mismo nadie tiene tiempo. El ecosistema de Stem Audio es el complemento perfecto para cualquier sala Zoom, porque cualquiera puede instalarlo en cuestión de minutos y no hay necesitad de perder el tiempo programando los DSP durante horas. Consulta algunos de nuestros diseños de referencia para sala de conferencias para ver cómo se conecta Stem en cualquier sala Zoom.