Tecnologías para ahorrar tiempo que todo responsable de TI debe conocer
Imagina el siguiente escenario: el teléfono no para de sonar y tienes casi 20 nuevas notificaciones de correo electrónico de los tickets de soporte que has recibido mientras estabas en el baño. Además dentro de 30 minutos tienes otra reunión para analizar cómo aumentar la “eficiencia operativa”, y te volverán a decir que no, que no puedes contratar más personal para el servicio de soporte técnico. En realidad, quizá no tengas que imaginar esta situación porque seguramente se parece bastante a tu día a día.
El sector de TI no es para los blandos y, sin embargo, muchas organizaciones siguen tratando a su departamento de TI como si fuera un equipo de tercera fila, a pesar del papel cada vez más importante que desempeña la tecnología en el lugar de trabajo y el consiguiente aumento de las responsabilidades. Esta situación deja al típico director Y empleado de TI con cargas de trabajo imposibles de asumir y problemas para conciliar su vida laboral y personal.
Por suerte, los avances tecnológicos no solo facilitan la vida de todos en la oficina, sino que también ahorran mucho tiempo y esfuerzo al departamento de TI. Hemos creado una pequeña lista de innovaciones tecnológicas que pueden ahorrarle a tu departamento horas de trabajo a la semana para que por fin puedas dormir tranquilo y sin tener pesadillas con la impresora de la oficina.
BYOD MDM y MAM
El uso de dispositivos personales, lo que se conoce como BYOD (Bring Your Own Device), es una política que ha sido adoptada por un gran número de empresas en los últimos años como una medida eficaz para reducir costes, pero que ha causado a los departamentos de TI de todo el mundo un buen quebradero de cabeza. Las brechas de seguridad causadas por la pérdida de dispositivos y los problemas de acceso, entre otros, son un problema casi constante, especialmente en empresas que tienen cientos o miles de empleados.
RaaS: servicios de acceso remoto a la red y de seguridad
Gracias a RADIUS as a Service (RaaS), las empresas pueden externalizar sus servidores RADIUS a proveedores para evitar el largo y tedioso proceso de instalación, configuración y gestión. Puedes comprar tantos como quieras, lo que facilita la escalabilidad, y el servicio te permite controlar en tiempo real qué ordenador, portátil o dispositivo móvil puede conectarse a las redes privadas.
Impresoras IoT
A pesar de ser un complemento de oficina desde hace más de tres décadas, las impresoras no han conocido el mismo tipo de avances en funcionalidad que otras tecnologías, lo que ha llevado a muchos profesionales de TI a preguntarse en 2020: ¿Por qué las impresoras siguen siendoun armatoste?. Hay incluso un dicho muy divertido: “Trabajar en un departamento de TI es generalmente interesante y gratificante. Hasta que ves las impresoras”.
Quizá un alivio ante el estrés que producen las impresoras venga de la mano de las impresoras y los escáneres IoT (internet de las cosas), que introducen algunas innovaciones muy necesarias respecto a la vieja tecnología. Las impresoras IoT automatizan varias tareas engorrosas, como controlar los niveles de tinta y papel, solicitar más materiales y realizar el seguimiento de los documentos escaneados en una secuencia para que avise en caso de haber omitido algo.
Y, sobre todo, realizan un autodiagnóstico de los problemas y envían alertas a los equipos de TI para que puedan programar de forma proactiva el próximo mantenimiento para atajar los problemas de raíz en lugar de utilizar el enfoque tradicional de avería/reparación. Esto puede ahorrar a los departamentos de TI varias horas de trabajo a la semana diagnosticando problemas, y también varias horas de inactividad a las empresas.
Sistemas de audioconferencia instalados por uno mismo: Stem Ecosystem
Las videoconferencias han revolucionado las comunicaciones empresariales y han facilitado en gran medida la transición hacia el trabajo remoto. Sin embargo, instalar un sistema de conferencia no es tan sencillo: por lo general, hay que optar por seguir el caro y largo proceso de reconvertir una sala, o bien, recurrir a la opción económica y poco eficaz del sistema “todo en uno”, que neutraliza las ventajas que ofrece la videoconferencia.
Stem Ecosystem ofrece una tercera vía: una solución de audio eficaz que es sencilla de configurar y muy escalable. Cada sala de conferencias puede configurarse en cuestión de minutos y gestionarse de forma remota, por lo que cualquier tiempo de inactividad puede identificarse y solucionarse de inmediato.
Stem permite elegir y combinar los dispositivos para crear una solución personalizada en función del tamaño y la forma de la sala de conferencias. Cada dispositivo comprueba automáticamente su entorno y cambia su configuración para ofrecer la mejor cobertura posible sin que tengas que tocar nada, lo que te permite ahorrar un tiempo y un esfuerzo que podrías dedicar a tareas más importantes o simplemente a dormir tranquilo por la noche.
Descubre cómo Stem puede facilitarte la vida.
Franqueadoras inteligentes
Otra tecnología que lleva muchos años en el mercado y que está adquiriendo mayor importancia en la era pos-COVID es la de las máquinas franqueadoras. Ahora que muchas empresas B2C que venden directamente al consumidor final están migrando de un modelo basado principalmente en los puntos de venta al por menor a un modelo híbrido que utiliza el correo directo, los departamentos de TI son los encargados de asegurarse de que sus empresas puedan adoptar soluciones de franqueo de manera rápida y fácil.
Las máquinas franqueadoras inteligentes se conectan a los ordenadores centrales de las empresas para acceder a los datos de los pedidos y automatizar gran parte del trabajo relacionado con el correo directo, de modo que los trabajadores previamente formados en envíos grandes pueden adaptarse rápidamente a este nuevo sistema. La máquina crea una relación de sinergia entre ventas, TI y operaciones que facilita y agiliza el proceso para cada uno de los departamentos, por lo que la empresa tiene más tiempo para centrarse en la atención al cliente y en aumentar su base de clientes.
Herramientas de acceso/soporte remoto
Aunque el trabajo desde casa está facilitando la vida de muchas personas, ofrecer soporte técnico les resulta cada vez más complicado a los equipos de TI internos que deben asegurarse de que cada usuario pueda trabajar de forma eficiente. Los problemas sencillos que antes podían resolverse con un rápida intervención desplazándose hasta el escritorio del usuario se convierten ahora en interrupciones que pueden durar días, dependiendo de su ubicación.
Los equipos de TI conocen bien las herramientas de acceso remoto y su potencial para ahorrar horas de tiempo y dinero, pero los problemas de privacidad y seguridad siempre han dificultado su aplicación como herramienta de soporte técnico. Incluso si el problema puede resolverse simplemente pulsando un par de teclas guiado por una mano experta, la mayoría de la gente se siente incómoda a la hora de dar acceso a sus ordenadores personales.
Con el ascenso meteórico de los entornos de trabajo remotos e híbridos y el hecho de que las empresas se han adaptado proporcionando a los trabajadores ordenadores propiedad de la empresa, las reticencias anteriores hacia las herramientas de asistencia remota han desaparecido. Los problemas técnicos que habrían necesitado una frustrante llamada telefónica de más de 20 minutos para solucionarse pueden ahora resolverse en menos de 5 minutos, con lo que su equipo estará mucho menos estresado y su empresa se ahorrará largas interrupciones en su eficiencia.
