Warum brauchen lokale Institutionen eine Meeting-Management-Software?

Antony Lovell | 06.12.2019

Wir sorgen für störungsfreie Kommunikation.

Dieses Ziel ist zentral für all unsere Produkte und essentiell für effektive Meetings aller Art.

Umständliche Prozeduren wie Melden, Protokollieren und Auszählen von Wahlstimmen in formellen Meetings behindern die Produktivität und ebenso die Transparenz für die Öffentlichkeit. Die umfangreichen Funktionen der SW6000 Konferenz-Management-Software in Kombination mit dem Microflex® Complete Hardware-System vereinfachen den Ablauf Ihrer Sitzungen und helfen Ihnen dabei, alle Vorgaben Ihrer Organisation einzuhalten.

Effizientes und einfaches Agenda-Management

Das Agenda-Management kann in bestimmten Besprechungssituationen sehr komplex sein; zudem beeinflussen die Teilnehmerzahlen die Anforderungen an Hardware und Software. Es ist eine Herausforderung, eine Sitzung effizient zu gestalten sowie sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an der Diskussion teilnehmen können und dass der Vorsitzende die Kontrolle über den Verlauf behält. Mit SW6000 können Sie die Agenda dokumentieren, Zeitlimits für verschiedene Themen festlegen, nachverfolgen, welche Person über welchen Agenda-Punkt gesprochen hat und sicherstellen, dass alle Aspekte klar an Teilnehmer und Bürger kommuniziert werden.

Verwaltung der Sitzungsteilnehmer

Während einer Sitzung sollten sich die Redner an die offiziellen Besprechungs-Teilnehmer und nicht an die Zuschauer wenden - das hilft den Organisatoren, die Kontrolle zu behalten. Unsere effektiven Konferenz-Hardware- und Softwaresysteme sichern dabei die reibungslose Kommunikation.

Viele Sitzungen finden unter Bürgerbeteiligung statt. Es ist nicht immer einfach, die Redeanteile der einzelnen Beteiligten und Gruppen zu steuern - besonders, wenn sensible Themen oder Probleme angesprochen werden. Daher kann es für den planmäßigen Verlauf einer Sitzung entscheidend sein, die Zeit für bestimmte Agenda-Punkte vorab zu begrenzen. Um die Kontrolle nicht zu verlieren, wird das Podiumsmikrofon in vielen Gremien per Fernsteuerung an- und ausgeschaltet. Mit der SW6000 kann der Vorsitzende die Sitzung besser steuern, indem er das Podiumsmikrofon selbst an- und ausschaltet oder zusätzlich einen Timer nutzt.

Abstimmungsfunktionen

Eine weitere Herausforderung ist das Durchführen und Auswerten von Abstimmungen. Das Einhalten der vielfältigen Regeln und das Auswerten der Ergebnisse ist häufig sehr komplex. Einige Institutionen benötigen beispielsweise eine einfache Mehrheit, während andere eine 2/3-Mehrheit voraussetzen. Eine Konferenz-Management-Software kann das Auswerten übernehmen, die korrekte Dokumentation sicherstellen und den Ablauf beschleunigen.

Erhitzte Debatten managen

Auch bei erhitzten und aufgeladenen Debatten sollte das Audio-System sicherstellen, dass alle Details gehört und aufgenommen werden. Es ist wichtig, dass alle Protokolle und Zeiten präzise aufgezeichnet werden und einfach für alle Teilnehmer verfügbar sind, so dass alle beschlossenen Aktionen korrekt an die zuständigen Personen vermittelt werden. ID-Karten wie die MXCNFC Karte können bei der Identifikation der Teilnehmer hilfreich sein.

Die Vorteile der SW6000 für Gemeinderäte

Die SW6000 bietet den Organisatoren von Sitzungen und Besprechungen umfangreiche Abstimmungsfunktionen, Agenda-Management, Mikrofonsteuerung, Anschluss von Drittanbieterprodukten und mehr über eine anwenderfreundliche Nutzeroberfläche. Die robuste Software vereinfacht die Verwaltung und kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden – so behalten Sie stets Ihr Ziel im Fokus: bestmögliche und effiziente Kommunikation.

Professionelle und effiziente Sitzungen

Das Microflex® Complete Konferenzsystem mit SW6000 unterstützt die Arbeit von Gemeinderäten und anderen Institutionen in festen oder temporären Sitzungsräumen weltweit. Solche Sitzungen umfassen in der Regel zehn bis fünfzig Teilnehmer. Häufig finden sie öffentlich statt, und die Bürger bilden sich dort eine Meinung über ihre lokale Regierung. Für Gemeinderäte und andere Institutionen ist dies eine großartige Möglichkeit, durch professionelles und effizientes Auftreten einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Die Vorteile der SW6000 im Überblick

Sitzungsteilnehmer identifizieren und verwalten

Die SW6000 gewährleistet reibungslose Abläufe, da der Organisator eine bessere Kontrolle über die Agenda hat. Mit Hilfe der einfachen Nutzeroberfläche können Sie die Reihenfolge der Sprecher und deren Sprechzeiten für jeden Agenda-Punkt festlegen, um sicherzustellen, dass jedem Thema und Sprecher ausreichend Zeit eingeräumt wird. Die Software bietet zudem eine komfortable Übersicht über die Anträge auf Sprechzeit und Rückmeldeanfragen zu Agenda-Punkten.

Effektive Abstimmungsfunktionen

Die Software stellt vielfältige Funktionen bereit, um den Abstimmungsprozess zu optimieren. So erhalten Sie während der Sitzung genauere Daten als Grundlage für weitere Schritte. Zudem vermeiden Sie Verzögerungen und fördern den Diskussionsfortschritt.

SW6000 Abstimmungsergebnis
Abstimmungen und festgelegte Aktionen effizient dokumentieren

Organisatoren können kurze Zusammenfassungen mit Anwesenheit, Sprecheraktivität und Abstimmungsergebnissen generieren. Sie erhalten präzisere Sitzungsprotokolle und -berichte und können festgelegte Aktionen einfach an die zuständigen Personen übermitteln.

Einfache Skalierung auf Multiroom-Systeme

Die Software ist skalierbar und erlaubt so die Systemnutzung über mehrere Räume hinweg. Sie können zudem Bildschirmanzeigen innerhalb oder außerhalb der Sitzungsräume verwalten, um so viele interessierte Parteien wie möglich mit Details zu versorgen.

Die SW6000 ist das perfekte Werkzeug für Gemeinderatssitzungen, besonders, wenn potenziell sensible Themen und Probleme diskutiert werden. Letztendlich gilt: Je besser Sie die Sitzung mit Hilfe der Software unter Kontrolle haben, umso effizienter können Informationen geteilt werden. Das lockert nicht nur die angespannte Atmosphäre auf, sondern unterstützt Sie auch dabei, Entscheidungen zu treffen und die nötigen Schritte effektiv in die Tat umzusetzen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Microflex® Complete mit SW6000 Ihre Sitzungen optimieren kann.

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Antony Lovell

Antony is the Senior Manager, Global Market Development – Conference & Discussion Systems, which barely fits on his business card. Based out of Dubai, he works with colleagues around the world, helping customers get the most from their conference experience. When at home, he experiments on his family by attempting to cook new dishes he has discovered on his travels. No-one has been too ill yet.