Die Vorteile einer vereinheitlichen Kommunikationsstrategie

Die Vorteile einer vereinheitlichen Kommunikationsstrategie

Andrew Low | April 26, 2017

Mit welchen Mitteln können  Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter mit Kollegen in Kontakt  bleiben und effizient mit Remote Teams auf der ganzen Welt  zusammenarbeiten können?

Eine durchdachte vereinheitlichte Kommunikationsstrategie ist die  Voraussetzung für eine gleichbleibend hohe Produktivität und normale  Zusammenarbeit mit weltweit vertretenen Kollegen. Mit einem perfekt  konzipierten und konfigurierten Konferenzsystem stellen Unternehmen  sicher, dass ihre Teams effektiv arbeiten und wichtige  Geschäftsentscheidungen treffen können, ohne im selben Raum, Land oder  auf demselben Kontinent zu sein. Ganz gleich, wo sich die einzelnen  Teammitglieder befinden – ihre Ideen und Konzepte müssen gehört,  gesehen, diskutiert und weiterentwickelt werden, ohne Hürden und vor  allem effektiv.

Der Stellenwert von Audio in Konferenzsystemen 

Im Zuge der Planung einer  vereinheitlichten Kommunikationsstrategie wird zuerst die Videoseite in  Betracht gezogen. Dem Gesichtspunkt Audio sollte die gleiche  Aufmerksamkeit zukommen. Die Vorteile einer Videoübertragung liegen auf  der Hand: Sie können eine direkte Beziehung zum Gegenüber aufbauen und  seine Gestik und Mimik erkennen. Wenn Sie Ihre Kollegen jedoch nicht  hören oder Informationen aufgrund schlechter Übertragungsqualität  permanent wiederholt werden müssen, stellt sich bei sämtlichen  Teilnehmern schnell ein Gefühl der Ermüdung und Frustration ein, was zu  einer deutlichen Verminderung der Produktivität führt.

Machen Sie sich deswegen bewusst, dass eine schlechte Soundqualität  der häufigste Kritikpunkt von Nutzern eines AV-Konferenzsystems ist. So  kann veraltetes Equipment im schlimmsten Fall zu kompletten  Übertragungsaussetzern führen. Die potenziellen Audio-Probleme sind  vielfältig: Satzteile werden wegen Hintergrundgeräuschen nicht richtig  verstanden, Teilnehmer reden durcheinander, weil sie sich nicht sehen  oder hören, Sprecher mit leisen Stimmen oder mit zu viel Abstand vom  Mikrofon  werden nicht klar und deutlich übertragen.

Durch die Investition in ein System mit hoher, gleichbleibender  Sprachverständlichkeit bleibt das Niveau der internen Kommunikation  bewahrt, da auch externe Teammitglieder so effektiv eingebunden werden  können, als wären sie im selben Raum.

Im Vergleich zum Einsatz von mobilen Geräten und Video-Chat  Anwendungen, wird dadurch ein hohes Maß an Professionalität ermöglicht.

Indem Sie Ihr System entsprechend der räumlichen Gegebenheiten  konfigurieren sowie Mikrofone und Lautsprecher exakt platzieren, stellen  Sie sicher, dass Ihr Meetingraum über einen guten Klang verfügt. Ein  effektives AV-Konferenzsystem sollte Ihnen das Gefühl vermitteln, dass  sämtliche Teilnehmer in einem Raum versammelt sind, ganz gleich, wo sich  diese befinden.

Legen Sie Wert auf eine einfache Bedienung

Zu den am meisten  unterschätzten Faktoren bei der Bewertung eines Konferenzsystems gehört  die Akzeptanz durch die Nutzer. Die Teilnehmer müssen dem System  vertrauen können und sich durch die Nutzung nicht eingeschränkt fühlen.  So mögen es viele Nutzer nicht, sich selbst auf einem Bildschirm zu  sehen oder unnatürlich laut in ein zentrales Mikrofon sprechen zu  müssen. Je intuitiver und natürlicher das Meetingerlebnis – ob durch  diskret platzierte Mikrofone oder flexible Bildoptionen – desto bessere  Resultate erzielen Sie und desto eher lohnt sich die Investition.

Ist ein System zuverlässig, einfach in der Anwendung und zeitsparend,  erhöht sich die Chance, dass die Mitarbeiter intuitiv damit arbeiten  anstatt vor der neuen Technologie zurückzuweichen. Wir alle kennen diese  Situation: Wir kommen in einen Meetingraum, wollen einen Call starten  und die Technik macht uns einen Strich durch die Rechnung. In einem  internen Meeting führt dies „nur“ zu erhöhter Frustration und  Zeitverlust; in einem Meeting mit Kunden wirkt es unprofessionell und  hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck. Mitarbeiter brauchen  Equipment, auf das sie sich verlassen können. Wenn sie Probleme haben,  sich mit Kollegen zu verständigen oder Informationen zu erhalten, fühlen  sie sich schnell isoliert oder unfähig, die an sie gestellten Aufgaben  zu erfüllen. Durch das Bereitstellen flexibler Arbeitsbedingungen und  ein Bewusstsein für die jeweilige Situation eines Individuums erfahren  Mitarbeiter eine größere Wertschätzung, was zu einer verstärkten  Loyalität gegenüber dem Unternehmen, einer erhöhten Verbundenheit mit  dem Unternehmen und schließlich zu einem echten Wettbewerbsvorteil  führt.

Während Mobiltelefone und Messaging-Dienste immer noch einen Anteil  an der Unternehmenskommunikation haben, profitieren Unternehmen von  einer durchdachten und ganzheitlichen Kommunikationsstrategie gleich auf  mehreren Ebenen: Aufrechterhaltung der Produktivität und Kommunikation,  Stärkung der Loyalität gegenüber dem Unternehmen, Flexibilität und  Agilität für Arbeitskräfte, die verstärkt neue Wege einfordern und  Sicherstellung, dass das eigene Unternehmen besser auf externe Einflüsse  reagieren kann. Auf diese Weise erhalten externe Mitarbeiter, ohne  zeitraubendes Pendeln während der Rush-Hour, Zugriff auf dieselbe  Funktionalität wie die Kollegen vor Ort. In gleichem Maße lässt sich die  Unternehmenskontinuität auch beim Eintreten eines schwerwiegenden,  unerwarteten Ereignisses aufrechterhalten.

Andrew Low

Andrew ist Systems Marketing Manager UK. Wenn er nicht gerade mit Audio-Installationen beschäftigt ist, spielt er in den Kellern Londoner Kneipen (schlecht) Gitarre. Nach dem Studium an der School of Audio Engineering in New York hatte Andrew vor zehn Jahren den Sprung über den „großen Teich“ nach London gewagt, hat dort aber immer noch Schwierigkeiten mit dem Verstehen des örtlichen Dialekts.