Fünf Tipps zur Klangverbesserung bei Konferenzschaltungen

Jessica Sirkin | September 14, 2017

Fünf Tipps zur Klangverbesserung bei Konferenzschaltungen 

Beim Gedanken an die  Klangkulisse einer Besprechung denkt man unwillkürlich an das Knistern  von Bonbonpapier oder Fingergetrappel. Das wichtigste Element bei einer  Konferenzschaltung ist aber die Tontechnik. Durch ihre korrekte Nutzung  stellen Sie sicher, dass nicht das Nebengeräusch, sondern der  beabsichtigte Schall im Vordergrund steht.

Bei Konferenzschaltungen geht viel Zeit dadurch verloren, dass  bereits Gesagtes wiederholt werden muss, weil andere Gesprächsteilnehmer  es nicht gut hören können. Gedämpfte Sprache und Hintergrundgeräusche  machen eine, ansonsten produktive, Telefonkonferenz ineffizient. Durch  die Verbesserung der Klangqualität können Unternehmen dafür sorgen, dass  alle Teilnehmer einer AV-Konferenz deutlich zu hören sind. Dies  steigert die Effizienz und die Produktivität.

Sowohl interne Besprechungen als auch der Kundenkontakt können von  einer Klangverbesserung profitieren. Vielleicht ziehen Sie es vor, sich  mit Ihren Kunden persönlich zu treffen – allerdings ist dies bei  weltweit tätigen Firmen oft nicht möglich. In vielen Fällen ist der  erste Eindruck, den Sie einem neuen Geschäftspartner vermitteln, Ihr  Auftreten bei einer Konferenzschaltung.

Eine reibungslose, professionell klingende Telefonkonferenz  unterstützt Sie dabei, Ihre Firma so zu präsentieren, wie Sie es  wünschen. Der erste Eindruck kann entscheidend dafür sein, welche  Geschäfte ein Kunde oder Investor mit Ihnen tätigen wird. Die gute  Klangqualität einer Konferenzschaltung ist also mehr als eine reine  Annehmlichkeit. Sie beweist guten Geschäftssinn.

Hier sind fünf Tipps zur Verbesserung der Klangqualität Ihrer Konferenzschaltungen.

1. Kenntnis der genutzten Technik vor Beginn der Konferenz 

Es gibt kaum etwas peinlicheres als eine AV-Konferenz zu beginnen, um  dann festzustellen, dass Sie von der Bedienung Ihrer Tontechnik keine  Ahnung haben. Die Folge sind lange Verzögerungen, Zeitverschwendung,  Gesprächsabbrüche oder Konferenzen, in denen kein Teilnehmer die anderen  richtig hören kann.

Da AV-Konferenzen oft die Chance bieten, einen guten ersten Eindruck  zu hinterlassen, ist es umso wichtiger, dass Sie sich im Umgang mit  Ihrer Audiotechnik kompetent und effizient zeigen. Bevor Sie also Ihre  technische Ausrüstung zum ersten Mal benutzen, führen Sie gemeinsam mit  einem Kollegen oder einer Kollegin einen Testlauf durch. Vergewissern  Sie sich vor dem tatsächlichen Anruf, dass Sie Ihre Tontechnik in jeder  Hinsicht korrekt bedienen können.

2. Vermeidung von Umgebungsgeräuschen 

Wählen Sie für  Konferenzschaltungen einen Raum mit massiven Wänden, in dem keine  Geräusche von nebenan zu hören sind. Meiden Sie Räume mit lauten  Klimaanlagen oder offenen Fenstern. Blättern Sie nicht in Dokumenten auf  dem Tisch. Schalten Sie alle Mobiltelefone stumm. Falls Ihr Telefon auf  Vibrationsalarm gestellt ist, stecken Sie es in die Tasche und legen es  nicht auf eine harte Oberfläche, wo es Lärm erzeugt. All diese üblichen  Hintergrundgeräusche erschweren es den Teilnehmern, die sprechende  Person zu verstehen.

Die Reduzierung von Nebengeräuschen ist bei reinen  Telefonkonferenzen besonders kritisch. Da die anderen Teilnehmer Sie  nicht sehen können, ist das Ablenkungspotential von  Hintergrundgeräuschen ohne visuellen Kontext besonders hoch. Dies lenkt  die Aufmerksamkeit weg von der sprechenden Person. Bei einer wirklich  professionell klingenden Konferenzschaltung ist der Anteil des  Umgebungslärms minimiert, sodass die Teilnehmer sich durchgängig auf das  Gesprochene konzentrieren können.

Außerdem ist es vorteilhaft, wenn das AV-Konferenzsystem Ihrer Wahl  sich intuitiv bedienen lässt und auf einer bestehenden  Netzwerkinfrastruktur läuft, sodass es kurzfristig einsatzbereit und für  Nutzer leicht verständlich ist. Laut Statistik benötigen manche  Teilnehmer jedes Mal, wenn sie das System benutzen, mehr als zehn  Minuten zur Einrichtung einer AV-Konferenz; die Investition in eine  leicht zu bedienende Plattform führt also zu einer Zeitersparnis,  Effizienzsteigerung und höheren Nutzerakzeptanz.

Obwohl es sich hier um Selbstverständlichkeiten in fast jedem  Unternehmen handelt, so werden solch positive Ergebnisse doch erst dann  erzielt, wenn ein Unternehmen in die richtige Infrastruktur investiert  und ein System installiert, das den Menschen eine natürliche und  effiziente Arbeitsweise ermöglicht, unabhängig davon, an welchem Ort sie  sich befinden. Auch müssen diese Systeme verlässlich und einfach zu  bedienen sein, wenn sie bei Mitarbeitern aller Alters- und  Kompetenzstufen Akzeptanz finden sollen.

3. Stellen Sie sicher, dass genügend Mikrofone für alle vorhanden sind 

Die geteilte Nutzung von  Mikrofonen erscheint auf den ersten Blick als Kostenvorteil,  beeinträchtigt aber die Tonqualität für alle. Wenn Sie ein Mikrofon  zwischen zwei Teilnehmer stellen, sprechen diese zumeist seitlich in das  Mikro. Konferenzmikrofone sind in der Regel nicht für die Aufnahme von  seitlich einfallendem Schall ausgelegt.

Das Hin- und Herreichen von Mikrofonen kostet unnötig Zeit.  Zusätzlich übertragen sie bei jeder Bewegung Griffgeräusche und  sämtliche anderen Schallquellen in ihrer Umgebung. Wenn es sich um eine  Videokonferenz handelt, sieht das Teilen und Umherreichen von Mikrofonen  außerdem recht unprofessionell aus.

Hochwertige Mikrofone sind jedoch nicht die einzige Überlegung.  Ebenso wichtig ist eine sorgfältige Auswahl der richtigen Lautsprecher  und, was besonders kritisch ist, ihre korrekte Positionierung in Bezug  auf die Form und Gestaltung des Raumes. Das für einen kleinen  Besprechungsraum eingerichtete System ist mit Sicherheit nicht passend  für den großen Sitzungssaal oder eine Fläche mit offener Raumaufteilung.  Dies bedeutet, dass man darüber nachdenken muss, wie und von wem das  System eingesetzt werden wird und welches Resultat das Unternehmen mit  dieser Investition erreichen will, bevor man überhaupt irgendwelche  Geräte anschafft und installiert. Die Beantwortung dieser Fragen wird es  Ihnen erleichtern, ein System auf Ihren Bedarf zuzuschneiden, das  wirklich effektiv ist und nicht nur toll aussieht.

Eine effektive AV-Konferenz ist produktiv, kollaborativ und  inspiriert die Teilnehmer – und die richtige Technik garantiert, dass  dies auch jedes Mal der Fall ist.

4. Direkt in das Mikrofon sprechen 

Häufig wird davon ausgegangen, dass eine Sprecherstimme klar und  deutlich eingefangen wird, sobald sich irgendwo im Raum ein Mikrofon  befindet. Mikrofone für die Sprachaufnahme sind jedoch gerichtet. Dies  bedeutet, dass sie den Schall am besten aus einer bestimmten Richtung  aufnehmen: und zwar von vorne.

Spricht man seitlich in das Mikrofon, in der Nähe des Mikrofons  oder neben dem Mikro des Nachbarn, so wird die Stimme nur schwer  verständlich sein. Positionieren Sie das Mikrofon Ihnen zugewandt  unmittelbar vor sich und sprechen Sie direkt in die Vorderseite. So  erzielen Sie einen klaren, deutlichen Klang.

5. Bei aller Begeisterung für das Bild nicht den Ton vergessen 

Beim Einsatz von AV-Technik  kann es schnell passieren, dass man sich hauptsächlich auf den Aspekt  “Video” konzentriert und der Ton dabei in Vergessenheit gerät. Ton ist  der grundlegende Bestandteil einer Konferenzschaltung, während das Bild  für viele noch immer einen spannenden neuen Trend darstellt. Allzu oft  wird das ganze Budget für Videotechnik ausgegeben, sodass für  hochwertige Audio-Ausstattung zu wenig übrig bleibt.

Das Hauptproblem bei dieser Herangehensweise ist folgendes: Eine  Konferenzschaltung ohne Video ist möglich, aber wenn der Ton ausfällt -  und nicht alle Teilnehmer der Zeichensprache mächtig sind - ist die  Konferenz vorbei. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass mindestens ein  Element Ihrer AV-Konferenztechnik verlässlich arbeitet, entscheiden Sie  sich für den wichtigeren Teil: den Ton.

Jessica Sirkin

Jessica Sirkin is a freelance writer and editor. She has previously written for publications such as SearchOracle.com, SearchSQLServer.com, and SAP Professional Journal. She shares her office with a mischievous pet rabbit and lots of books. In her free time, she writes science fiction. Follow her on Twitter @jessica.sirkin.