5 Herausforderungen, die Technologieunternehmen mithilfe von Videokonferenzen lösen

Die Technikwelt sprudelt nur so vor neuen Ideen und Produkten, die das Geschäftsleben revolutionieren, doch wir stehen zum Teil IMMER NOCH denselben Problemen wie in den 1950er-Jahren gegenüber. Weite Flugreisen für einfache Besprechungen, Störungen bei der Kommunikation und schlicht und einfach ausgebrannte Mitarbeiter:innen – all diese Probleme kannten auch schon vorherige Generationen.

Die Zukunft sieht jedoch vielversprechend aus: Videokonferenzen scheinen viele dieser veralteten Geschäftsmethoden in den wohlverdienten Ruhestand zu schicken. Wenn Ihr Unternehmen auch den Schritt in das 21. Jahrhundert wagen und die Einschränkungen aus vergangenen Tagen abschütteln möchte, liegt der Schlüssel dazu in Videokonferenzen. Wir haben einige der altbekannten Probleme aufgelistet, die dank Videokonferenzen der Vergangenheit angehören könnten: 

1 – Reisekosten und Zeitverlust

Reisekosten sind ein riesiger Ausgabenposten für Unternehmen, die über Landesgrenzen hinweg und auf der ganzen Welt tätig sind. Pro Person, die Kunden, Partner und andere Niederlassungen besucht, fielen schnell tausende oder sogar zehntausende Dollar an Kosten an. Dabei waren das nicht nur gelegentliche Ausgaben – noch Anfang der 2010er-Jahre verbrachten viele Mitarbeiter:innen 50–75 % ihrer Arbeitszeit mit Geschäftsreisen.

Für Unternehmen hatte das zweierlei Schwierigkeiten zur Folge:

Erstens: Die jeweiligen Mitarbeiter:innen waren regelmäßig an den Reisetagen nicht erreichbar. Das bedeutete einen massiven Verlust von Arbeitszeit, in der sie keine Verkaufsanrufe tätigen und Kundenkontakte herstellen konnten. 

Zweitens: Die Ausgaben für Flugtickets, Unterkunft und Verpflegung summierten sich zu einem enormen Ausgabenposten in den Büchern der Unternehmen.

Mit Videokonferenzen können Mitarbeiter:innen, die für 2–3 Tage Kundenkontakt 3–4 Tage pro Woche auf Reisen wären, stattdessen vor Ort bleiben und die meisten Situationen virtuell besprechen. Dadurch gibt es mehr persönliche Gespräche mit Kunden, Umsatzsteigerungen und MASSIVE finanzielle Einsparungen durch den Wegfall von Flugtickets und teuren Brunch-Rechnungen im Hotel.

2 – Kreative Zusammenarbeit

Trotz E-Mails und der Revolutionierung der Kommunikation durch das Internet ist die kreative Remote-Zusammenarbeit nach wie vor schwer. Seit jeher waren Teams durch das Fehlen visueller Hilfsmittel eingeschränkt, mit welchen alle ihre eigene Vision virtuell mit den anderen Teilnehmer:innen teilen können. Die Folge: Ein endloser Kreislauf an immer wieder gesendeten und überarbeiteten Dokumenten, der auch das interessanteste Projekt zu einer lästigen Pflichtübung machen konnte.

Dank Videokonferenzen und coolen Tools wie virtuelle Whiteboards macht der kreative Prozess endlich wieder Spaß. Die neuen Technologien verbinden Teams für die Online-Zusammenarbeit, damit sie schneller und einfacher in den kreativen Prozess eintauchen, Projektziele genau herausarbeiten und alle Unklarheiten oder Fragen sofort klären können. Die Zahlen aus dem White Paper „Effektive Zusammenarbeit in einer hybriden Welt – 4 Wege zum Erfolg” von Frost und Sullivan (2021) belegen das – 76 % der Personen, die Videokonferenzen für die Zusammenarbeit nutzen, berichten ein höheres Maß an Teameffizienz.

Da sich alle Mitwirkenden an einem Projekt in die Planung einbringen können, werden auch gleiche Voraussetzungen für alle geschaffen. Wenn sich alle an den Besprechungen zur Projektentwicklung mit ihren Meinungen beteiligen, können in der Planungsphase auch Ideen berücksichtigt werden, die andernfalls im langwierigen Vorlage- und Überarbeitungsprozess verworfen würden.

3 – Weniger Produktivitätsverlust durch Krankheitsausfall

Niemand wird gerne krank, schon gar nicht, wenn der Druck nahender Deadlines und Großprojekte auf den Schultern lastet. In diesen Fällen war bisher das Dilemma: Gehe ich zur Arbeit, damit ich mit dem Projekt vorankomme und stecke die anderen an oder bleibe ich sicherheitshalber zuhause und gefährde vielleicht wichtige Abgabefristen?

Videokonferenzen machen diese Überlegung hinfällig. Weil Sie an wichtigen Meetings virtuell teilnehmen und so weiterhin bei ansteckenden Krankheiten mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, können Sie Ihre Aufgaben ohne Ansteckungsgefahr für die anderen erledigen.

4 – Mehr Beteiligung und verbesserte Kommunikation

Zugegeben: Telefongespräche können ziemlich langweilig sein. Beim reinen Zuhören geschieht es schnell, dass die Teilnehmer:innen herkömmlicher Telefonkonferenzen sich nicht beteiligen, gedanklich verabschieden und durch andere Aktivitäten abgelenkt werden.

Diese mangelnde Interaktion kann katastrophale Folgen haben. Wenn Mitarbeiter:innen nicht mitbekommen, dass ein bestimmtes Teil als Übernacht-Express zur Installation versendet werden muss und es auf dem Landweg verschicken, kann das ein Millionen-Dollar-Projekt ruinieren oder verzögern und sogar die Kundenbeziehung zerstören.

Videokonferenzen fügen Remote-Besprechungen ein visuelles Element hinzu. So werden Gespräche für alle Beteiligten interaktiver. Laut Frost und Sullivan (2021) gaben ganze 87 % der Mitarbeiter:innen an, dass sie sich ihrem Gegenüber bei Videoanrufen stärker verbunden fühlen. Mehr Beteiligung durch Interaktivität verringert Konzentrationsverluste und die Verlockung, während der Telefonkonferenz Zeitung zu lesen.

5 – Burnout-Prävention und bessere Personalbindung

Es ist kein Geheimnis, dass das Mitarbeiterengagement mit der jeweiligen Arbeitsstelle auf einem Allzeittief ist. Für Unternehmen ist es schwer, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu binden. Dabei nimmt die Zufriedenheit mit ihrem Arbeitsplatz bei vielen Arbeitnehmer:innen drastisch ab.

Um die Burnout-Gefahr zu senken und die Verbleibquote zu steigern, ist es eine der besten Möglichkeiten von Unternehmen, den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zur Hybrid- oder Remote-Arbeit zu geben. Die Studie von Frost und Sullivan (2021) ergab, dass insgesamt 57 % der modernen Arbeitnehmer:innen erwartet, in naher Zukunft weniger als 10 Tage pro Monat vom Büro aus zu arbeiten. Je stärker sich Unternehmen also an die althergebrachten Wege der Unternehmensorganisation klammern, umso geringer sind ihre Chancen, die Mitarbeiter:innen ihrer Wahl zu halten.

Videokonferenzen ermöglichen Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen vielfältige Optionen. Mitarbeiter:innen können an wichtigen Besprechungen und Präsentationen aus den eigenen vier Wänden teilnehmen und visuelle Kommunikationsaspekte sorgen in Telefonkonferenzen für das Mehr an Verbundenheit, das bei reinen Telefonaten fehlen würde.

Egal, welche Probleme Sie durch die Aufnahme von Videokonferenzen in Ihr Unternehmenskonzept zu lösen versuchen: Sie benötigen eine Audio-Komplettlösung, um diese Technologie maximal auszunutzen. Denn so großartig Videokonferenzen auch sein mögen: Ohne solides Audiosystem endet alles mit frustrierten Mitarbeiter:innen und Kunden. Mit dem Stem Ecosystem profitieren Sie von allen Vorteilen von Videokonferenzen und können dabei alle Räume mit einem individuell anpassbaren und skalierbaren Audiosystem ausstatten, das Videokonferenzen reibungslos macht. Durch das Kombinieren von bis zu 10 Audio-Endpunkte können Sie jeden Raum als perfekte Umgebung für virtuelle Besprechungen gestalten und damit die altbekannten Probleme in den Ruhestand schicken.

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