Wie kann ich mein Konferenzraumequipment modernisieren?

Über die „Zukunftssicherheit” von Büros wurde auf die ein oder andere Art schon viel geschrieben. Dennoch lässt sich dieser Begriff mitunter schwer greifen. Viele Organisationen verstehen unter Zukunftssicherheit, dass sie ihre Besprechungsräume nicht mehr alle drei bis vier Jahre auf den neuesten technischen Stand bringen müssen. Insgesamt gibt es drei Faustregeln, die beim Bewerten  von neuem Equipment zu beachten sind:

• Es muss skalierbar sein.
• Es muss möglichst flexibel sein.
• Es muss den Wert maximieren, den SIE erhalten.

Bei der Entscheidung für neues Konferenzraumequipment haben Sie durch die schnellen Entwicklungen der Konferenzraumtechnik aktuell die Qual der Wahl. Doch keine Sorge: Wir unterstützen Sie mit ein paar einfachen Schritten dabei, einen modernisierten und „zukunftssicheren” Konferenzraum zu schaffen.

Schritt 1 – Flexible Umgebungen schaffen

Es ist eine verlockende Falle, zweckgebundene Flächen für bestimmte Aktivitäten auszuweisen. Die wichtigste Regel für das Gestalten eines modernen, zukunftssicheren Konferenzraums ist jedoch Flexibilität. Ein Beispiel: Ein Raum ist als ausgewiesener Schulungsraum geplant, er kann aber auch gut als Präsentationsraum oder unternehmensweiter Begegnungsbereich genutzt werden.

Was bedeutet Flexibilität also für die Raumgestaltung? Machen Sie sich auf jeden Fall klar, dass der Arbeitsort und die Anforderungen des Unternehmens dynamisch sind und sich jeden Tag ändern können. Wenn ein Raum nur nach einem umfangreichen und zeitintensiven Umbau des Konferenzsystems für alternative Zwecke genutzt werden kann, schreckt es die Mitarbeiter:innen möglicherweise ab und sie finden andere Lösungen. Dadurch entgeht Ihnen ein Großteil des Wertes Ihres teuren Konferenzequipments.

Flexibilität lässt sich über folgende Wege in Ihre Konferenzräume integrieren: 

• Nutzen Sie entweder drahtlose Technologien oder montieren Sie Geräte an Wänden und Decken bei gleichzeitiger Erfassung der nutzbaren Fläche.
• Nutzen Sie Weitwinkelkameras oder noch besser intelligente Kameras, die den Bildausschnitt automatisch an alle teilnehmenden Personen anpassen.
• Richten Sie Ihren Konferenzraum so ein, dass Sie das Videokonferenzsystem zu Ihrem Vorteil nutzen.

Schritt 2 – Einsatz eines vollständigen Audio-Ecosystems

Videokonferenzen haben bekanntermaßen die geschäftliche Kommunikation revolutioniert. Unternehmen können schneller und effizienter arbeiten und die Mitarbeiter:innen sind in einer Weise miteinander verbunden, die noch vor einem Jahrzehnt undenkbar war. In der Praxis machen viele Unternehmen allerdings gegenteilige Erfahrungen: Die Mitarbeiter:innen fühlen sich schneller ausgebrannt und geben an, dass sie sich ihrer Arbeitsstelle weniger verbunden und insgesamt weniger motiviert fühlen.

Das White Paper von Frost & Sullivan aus dem Jahr 2020 mit dem Titel „Effektive Zusammenarbeit in einer hybriden Welt – 4 Wege zum Erfolg” sieht einen der Hauptgründe dafür in leistungsschwachen Audiolösungen. Durch den unerwarteten und plötzlichen Bedarf an Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen sahen sich etliche Unternehmen gezwungen, zusammengewürfelte temporäre Audiosysteme anzupassen, um hastig alle Problemstellen anzugehen und so das Schiff in stürmischen Zeiten über Wasser zu halten.

Jetzt wird klar, dass diese Systeme für den Arbeitsalltag nicht ausreichen. Ständige Audiounterbrechungen aufgrund von schlechten Lösungen führen zu massiven Produktivitätseinbußen und zu enormer Frustration bei den Mitarbeiter:innen. Eine Modernisierung Ihres Konferenzraums bedeutet, dass das gewählte Audio-Ecosystem für flexible Arbeitsumgebungen ausgelegt ist.

Audio-Ecosysteme kombinieren die Hardware und Software in einem Paket, das alle Kriterien erfüllt, also flexibel, skalierbar und benutzerspezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Die Hardware besteht aus netzwerkfähigen Audio-Endpunkten –Lautsprecher, Freisprecheinrichtungen und eigenen Mikrofonen für die Teilnehmer:innen. Gemeinsam bieten diese einen Erfassungsbereich, der sich durch das Hinzufügen neuer Hardware oder über die bereitgestellten Softwareeinstellungen anpassen lässt.

Bei Lösungen wie dem Stem Ecosystem haben Sie über die im Lieferumfang enthaltene Software individuelle Anpassungsoptionen. Noch vor dem Kauf können Sie im RoomDesign-Tool alle Räume digital nachbauen und Stem-Geräte einfügen, um den Erfassungsbereich zu schätzen und zu ermitteln, welche Gerätezusammenstellung für den jeweiligen Raum am besten funktioniert. Nach der Lieferung der Geräte können Sie über die Stem Ecosystem-Plattform die Klangqualität mithilfe der integrierten Mikrofone verbessern, indem Sie die individuellen akustischen Eigenschaften des Raums testen und die Einstellungen im RoomAdapt-Tool anpassen. Mit dem RoomCheck-Tool können Sie eigene Heatmaps für die Audioerfassung erstellen und darin alle Schwachstellen bei der Erfassung abbilden, damit Sie entweder Ihre Geräte besser positionieren oder die Sitzordnung entsprechend verändern können. Das Skalieren geht mit Stem ebenso einfach wie das Montieren oder Aufstellen von Geräten im Raum, das Anschließen und Verbinden mit dem lokalen Netzwerk und das Hinzufügen zu einem bestehenden Raum in der Software.

Schritt 3 – Investition in die richtigen Tools

Für eine gelungene Zusammenarbeit reicht es nicht, die anderen Teilnehmer:innen einfach nur sehen zu können. Die zu erledigenden Aufgaben müssen sich auch einfach koordinieren lassen. Damit Ihre Konferenztechnologie zum bestmöglichen Ergebnis führt,  stehen Ihnen die High-Tech-Äquivalente von bereits bekannten analogen Kollaborationstools zur Verfügung, mit denen sich nahtlose Kommunikationsprozesse gestalten lassen.

Folgende ergänzende Tools für Videokonferenzen könnten unter anderem für Ihr Team nützlich sein: 

• Digitale Whiteboards
• Flexible Dokumentenkameras
• Tablet-Geräte für Anmerkungen
• Drahtlose Konferenzsysteme für BYOD-Einrichtungen

Mit ihrer Hilfe können Sie Informationen auch in einer größeren Gruppe teilen und alle können gleichzeitig am kreativen Prozess mitwirken. Diese Art von spezialisierten digitalen Tools eignet sich perfekt für Kreativabteilungen, die Storyboards, Skripts und visuelle Elemente entwickeln.

Doch nicht nur Kreativteams profitieren von der Erweiterung Ihrer Konferenzeinrichtungen. Hardware- und Softwareergänzungen unterstützen nahezu alle Abteilungen, die gemeinsam an visuellen Darstellungen, Grafiken und Informationen für Berichte und Präsentation arbeiten müssen. Der Schlüssel für die Zukunftssicherheit Ihrer Konferenztechnik liegt also darin, dass alle nutzenden Personen die benötigten Tools haben, um erfolgreich zu sein!

Verlieren Sie nie aus den Augen, welches Ziel Sie mit der Modernisierung der Konferenztechnik letztlich erreichen wollen: den Wert des Upgrades maximal auszuschöpfen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, profitieren Sie von allen Vorteilen von Videokonferenzen, funktionierende Lösungen bewahren Ihre Mitarbeiter:innen davor, durchzudrehen und das Beste ist: Wenn Sie in das richtige Equipment und in die richtigen Systeme investieren, müssen Sie sich jahrelang keine Gedanken mehr über Upgrades machen!