Die Vorteile einer vereinheitlichen Kommunikationsstrategie
Mit welchen Mitteln können Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter mit Kollegen in Kontakt bleiben und effizient mit Remote Teams auf der ganzen Welt zusammenarbeiten können?
Eine durchdachte vereinheitlichte Kommunikationsstrategie ist die Voraussetzung für eine gleichbleibend hohe Produktivität und normale Zusammenarbeit mit weltweit vertretenen Kollegen. Mit einem perfekt konzipierten und konfigurierten Konferenzsystem stellen Unternehmen sicher, dass ihre Teams effektiv arbeiten und wichtige Geschäftsentscheidungen treffen können, ohne im selben Raum, Land oder auf demselben Kontinent zu sein. Ganz gleich, wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden – ihre Ideen und Konzepte müssen gehört, gesehen, diskutiert und weiterentwickelt werden, ohne Hürden und vor allem effektiv.
Der Stellenwert von Audio in Konferenzsystemen
Im Zuge der Planung einer vereinheitlichten Kommunikationsstrategie wird zuerst die Videoseite in Betracht gezogen. Dem Gesichtspunkt Audio sollte die gleiche Aufmerksamkeit zukommen. Die Vorteile einer Videoübertragung liegen auf der Hand: Sie können eine direkte Beziehung zum Gegenüber aufbauen und seine Gestik und Mimik erkennen. Wenn Sie Ihre Kollegen jedoch nicht hören oder Informationen aufgrund schlechter Übertragungsqualität permanent wiederholt werden müssen, stellt sich bei sämtlichen Teilnehmern schnell ein Gefühl der Ermüdung und Frustration ein, was zu einer deutlichen Verminderung der Produktivität führt.
Machen Sie sich deswegen bewusst, dass eine schlechte Soundqualität der häufigste Kritikpunkt von Nutzern eines AV-Konferenzsystems ist. So kann veraltetes Equipment im schlimmsten Fall zu kompletten Übertragungsaussetzern führen. Die potenziellen Audio-Probleme sind vielfältig: Satzteile werden wegen Hintergrundgeräuschen nicht richtig verstanden, Teilnehmer reden durcheinander, weil sie sich nicht sehen oder hören, Sprecher mit leisen Stimmen oder mit zu viel Abstand vom Mikrofon werden nicht klar und deutlich übertragen.
Durch die Investition in ein System mit hoher, gleichbleibender Sprachverständlichkeit bleibt das Niveau der internen Kommunikation bewahrt, da auch externe Teammitglieder so effektiv eingebunden werden können, als wären sie im selben Raum.
Im Vergleich zum Einsatz von mobilen Geräten und Video-Chat Anwendungen, wird dadurch ein hohes Maß an Professionalität ermöglicht.
Indem Sie Ihr System entsprechend der räumlichen Gegebenheiten konfigurieren sowie Mikrofone und Lautsprecher exakt platzieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Meetingraum über einen guten Klang verfügt. Ein effektives AV-Konferenzsystem sollte Ihnen das Gefühl vermitteln, dass sämtliche Teilnehmer in einem Raum versammelt sind, ganz gleich, wo sich diese befinden.
Legen Sie Wert auf eine einfache Bedienung
Zu den am meisten unterschätzten Faktoren bei der Bewertung eines Konferenzsystems gehört die Akzeptanz durch die Nutzer. Die Teilnehmer müssen dem System vertrauen können und sich durch die Nutzung nicht eingeschränkt fühlen. So mögen es viele Nutzer nicht, sich selbst auf einem Bildschirm zu sehen oder unnatürlich laut in ein zentrales Mikrofon sprechen zu müssen. Je intuitiver und natürlicher das Meetingerlebnis – ob durch diskret platzierte Mikrofone oder flexible Bildoptionen – desto bessere Resultate erzielen Sie und desto eher lohnt sich die Investition.
Ist ein System zuverlässig, einfach in der Anwendung und zeitsparend, erhöht sich die Chance, dass die Mitarbeiter intuitiv damit arbeiten anstatt vor der neuen Technologie zurückzuweichen. Wir alle kennen diese Situation: Wir kommen in einen Meetingraum, wollen einen Call starten und die Technik macht uns einen Strich durch die Rechnung. In einem internen Meeting führt dies „nur“ zu erhöhter Frustration und Zeitverlust; in einem Meeting mit Kunden wirkt es unprofessionell und hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck. Mitarbeiter brauchen Equipment, auf das sie sich verlassen können. Wenn sie Probleme haben, sich mit Kollegen zu verständigen oder Informationen zu erhalten, fühlen sie sich schnell isoliert oder unfähig, die an sie gestellten Aufgaben zu erfüllen. Durch das Bereitstellen flexibler Arbeitsbedingungen und ein Bewusstsein für die jeweilige Situation eines Individuums erfahren Mitarbeiter eine größere Wertschätzung, was zu einer verstärkten Loyalität gegenüber dem Unternehmen, einer erhöhten Verbundenheit mit dem Unternehmen und schließlich zu einem echten Wettbewerbsvorteil führt.
Während Mobiltelefone und Messaging-Dienste immer noch einen Anteil an der Unternehmenskommunikation haben, profitieren Unternehmen von einer durchdachten und ganzheitlichen Kommunikationsstrategie gleich auf mehreren Ebenen: Aufrechterhaltung der Produktivität und Kommunikation, Stärkung der Loyalität gegenüber dem Unternehmen, Flexibilität und Agilität für Arbeitskräfte, die verstärkt neue Wege einfordern und Sicherstellung, dass das eigene Unternehmen besser auf externe Einflüsse reagieren kann. Auf diese Weise erhalten externe Mitarbeiter, ohne zeitraubendes Pendeln während der Rush-Hour, Zugriff auf dieselbe Funktionalität wie die Kollegen vor Ort. In gleichem Maße lässt sich die Unternehmenskontinuität auch beim Eintreten eines schwerwiegenden, unerwarteten Ereignisses aufrechterhalten.
