Zeitsparende Technologien, die jeder IT-Manager kennen sollte
Stellen Sie sich vor, das Telefon klingelt ununterbrochen und Sie haben bereits knapp 20 neue E-Mail-Benachrichtigungen bezüglich Support Tickets erhalten – und das alles während Sie nur kurz abwesend waren. Sie haben in 30 Minuten ein weiteres Meeting, um zu besprechen, wie die „Betriebseffizienz“ gesteigert werden kann, und bei dem Ihnen gesagt wird, dass Sie keinen zusätzlichen Helpdesk-Mitarbeiter einstellen dürfen. In Ordnung, vielleicht müssen Sie sich das nicht mehr vorstellen, da Sie dieses Szenario bereits sehr gut aus eigener Erfahrung kennen.
Die IT war noch nie ein Bereich für schwache Nerven. Viele Unternehmen sehen Ihre IT-Abteilungen jedoch nur als nebensächlich, und das trotz ihrer wachsenden Rolle am Arbeitsplatz und der damit verbundenen steigenden Verantwortung. Das führt für den normalen IT-Manager UND -Mitarbeiter zu einem unmöglichen Arbeitspensum und einer katastrophalen Work/Life-Balance.
Glücklicherweise vereinfachen technologische Verbesserungen nicht nur das Leben vieler im Büro, sondern sparen der IT ebenso eine Menge Zeit und Aufwand. Wir haben eine kurze Übersicht über die technologischen Verbesserungen erstellt, die Ihrer Abteilung jede Woche mehrere Stunden einsparen kann.
BYOD, MDM und MAM
BYOD (Bring Your Own Device) wurde in den letzten Jahren von zahlreichen Unternehmen als effizientes, kostensparendes Mittel eingeführt. Dies hat in IT-Abteilungen auf der ganzen Welt jedoch auch immense Probleme verursacht. Sicherheitsverstöße aufgrund von verlorenen Geräten, Zugriffsfehlern und anderen Schwierigkeiten gehören zu den gängigsten Problemen, insbesondere bei Unternehmen mit hunderten oder tausenden von Mitarbeitern.
Deswegen wurden zwei Lösungen entwickelt: MDM (Mobile Device Management), was den Zugriff der IT auf das Gerät ermöglicht, und MAM (Mobile Application Management), was den Zugriff des Geräts auf Unternehmensressourcen über bestimmte Anwendungen möglich macht. Mit beiden Funktionen können IT-Abteilungen Geräte mit Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten mit nur einem Klick hinzufügen oder entfernen. Damit werden Sicherheitsverstöße minimiert und innerhalb nur weniger Minuten gelöst – anstatt in mehreren Tagen, die eine sonstige Sicherung nach einem Geräteverlust oder -diebstahl erfordern würden.
RaaS – Remote Network Access and Security Services
RADIUS-Server dienen als Zugriffssteuerungen für Büronetzwerke, sodass IT-Abteilungen einschränken können, welche Geräten sich mit bestimmten LAN- und Wi-Fi-Anschlüssen verbinden können. RADIUS-Protokolle gibt es bereits seit den 1990er-Jahren. Deshalb handelt es sich hierbei nicht um eine neue Technologie. In der Regel war es jedoch ein internes Projekt, das IT-Spezialisten erstellen, konfigurieren und an das Unternehmen anpassen mussten.
Mit RADIUS-as-a-Service (RaaS) können Unternehmen ihre RADIUS-Server an Dienstleister auslagern, um zeitraubende Prozesse wie die Installation, Konfiguration und Verwaltung zu überspringen. Sie können davon so viele kaufen, wie Sie möchten. Die Anpassung ist kinderleicht und der Service sorgt für eine Echtzeit-Kontrolle über die Computer, Laptops oder Mobilgeräte, die auf Ihr privates Netzwerk zugreifen dürfen.
IoT-Drucker
Obwohl sie seit mehr als 30 Jahren zur Büroausstattung gehören, gelten Drucker im Vergleich zu anderen Technologien als veraltet. Deshalb wunderten sich viele IT-Spezialisten im Jahr 2020 immer noch und stellten sich die Frage: „Warum nerven Drucker immer noch?“. Es gibt dazu sogar eine lustige Faustregel: „Die IT ist im Allgemeinen eine interessante und bereichernde Arbeit. Und dann gibt es da noch Drucker.“
Zum Teil kann diese Tortur mit den Druckern durch IoT-Drucker und -Scanner (Internet of Things) gemildert werden, die einige der nötigsten Verbesserungen für diese alte Technologie bieten. IoT-Drucker automatisieren eine Reihe von mühsamen Aufgaben, einschließlich der Überwachung von Tinten- und Papierständen sowie der Materialbestellung, und sie behalten den Überblick über bereits gescannte oder noch fehlende Dokumente.
Aber die wichtigsten Funktionen sind die Selbstdiagnose bei Fehlern und die automatische Benachrichtigung von IT-Teams, damit diese bereits proaktiv Wartungen einplanen können, um Probleme zu beseitigen, bevor sie überhaupt entstehen, anstatt dem traditionellen Modell nach dem Motto „Erst richten, wenn es kaputt ist“ zu folgen. Dadurch können IT-Abteilungen mehrere Arbeitsstunden pro Woche für die Fehlerdiagnose und Ausfallzeiten von mehreren Betriebsstunden einsparen.
DIY-Konferenzaudio – Stem Ecosystem
Videokonferenzen haben die Unternehmenskommunikation revolutioniert und den Übergang zum Arbeiten aus der Ferne vereinfacht. Das Einrichten von Konferenzsystemen ist jedoch kein einfacher Vorgang. Normalerweise müssen Sie entweder teure und lange Prozesse für das Bereitstellen eines Raums durchlaufen oder die kostengünstige, aber ineffiziente All-in-One-Option wählen, die alle Vorteile von Videokonferenzen zunichte macht.
Mit Stem Ecosystem haben Sie noch eine dritte Option – eine effiziente Audiolösung, die einfach einzurichten und anpassbar ist. Jeder Konferenzraum kann in wenigen Minuten eingerichtet und aus der Ferne verwaltet werden, wodurch jede Art von Ausfallzeiten unverzüglich identifiziert und beseitigt werden kann.
Mithilfe von Stem können Sie Geräte mit zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten verbinden, wodurch Sie eine benutzerspezifische Lösung je nach Größe und Form des Konferenzraums erstellen können. Jedes Gerät prüft die Umgebung automatisch und passt seine Einstellungen entsprechend an, um die bestmögliche Abdeckung ohne Eingriff zu gewährleisten, was Ihnen sowohl Zeit als auch Aufwand spart.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Stem Ihr Leben vereinfachen kann
Intelligente Frankiermaschinen
Eine weitere Technologie, die es seit Jahren gibt und die eine immer wichtigere Rolle in einer Nach-COVID-Zeit bekommt, ist die Frankiermaschine. Da viele B2C-Unternehmen ihren Fokus von Verkaufsstellen auf ein Hybridmodell mit Produktversand verschieben, müssen die IT-Abteilungen sicherstellen, dass sich ihre Unternehmen schnell und einfach an die Frankierlösungen anpassen können.
Intelligente Frankiermaschinen verbinden sich mit den Großrechnern von Unternehmen, um auf die Bestelldaten zuzugreifen und den Großteil der Arbeit des Produktversands zu automatisieren. Damit können sich Mitarbeiter, die zuvor im Versand von großen Sendungen geschult wurden, schnell mit dem neuen System vertraut machen. Das Gerät erstellt eine synergistische Beziehung zwischen Verkauf, IT und Betrieb, was den Prozess für jeden dieser Bereiche wesentlich vereinfacht und schneller macht, und somit dem Unternehmen die Möglichkeit bietet, sich mehr auf den Kundensupport und den Aufbau eines Kundenstamms zu konzentrieren.
Tools für den Zugriff/Support aus der Ferne
Obwohl das Arbeiten von Zuhause vielen das Leben einfacher macht, erschwert es jedoch den technischen Support der internen IT-Teams, die sicherstellen müssen, dass alle Mitarbeiter effizient arbeiten können. Einfache Probleme, die zuvor durch einen schnellen Blick auf den Rechner des Mitarbeiters behoben werden konnten, sind nun Störungen, die sich je nach Standort über Tage erstrecken können.
IT-Teams sind Remote-Zugriffstools nicht fremd. Und sie kennen deren Potenzial, Zeit und Geld einzusparen. Ihre Anwendung als technisches Support-Tool wird jedoch durch Datenschutz- und Sicherheitsbedenken erschwert. Sogar wenn ein Problem durch nur wenige geübte Mausklicks gelöst werden könnte, haben viele Personen ein Problem damit, einer anderen Person Zugriff auf ihren persönlichen Computer zu gewähren.
Mit dem rasanten Anstieg von Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen und von Unternehmen, die sich mithilfe von unternehmenseigenen Computern daran anpassen, ist das anfängliche Zögern, was den Einsatz von Remote-Support-Tools betraf, verschwunden. Technische Probleme, für deren Lösung früher ein nervenaufreibendes Telefongespräch von mehr als 20 Minuten nötig war, können nun in 5 oder weniger Minuten gelöst werden. Dadurch ist Ihr Team wesentlich weniger gestresst und Ihr Unternehmen vermeidet zeitaufwendige Unterbrechungen.
