Konferenztechnologie für die 2020er Jahre

Shure Senior Sales Director Rob Smith erläutert die wichtigsten Aspekte, die man schon zu Beginn der Planung eines Besprechungsraums beachten sollte – die benötigte Technik, aktuelle Beispiele und grundsätzliche Fragen, die auftauchen, wenn man den idealen Konferenzraum gestalten möchte.

Zuerst muss festgelegt werden, für welchen Zweck der Raum eingerichtet wird und wer ihn nutzen wird.  Basierend auf der Größe unterscheidet man zwischen den relativ kleinen Huddle Rooms, mittelgroßen Besprechungsräumen und großen Boardrooms. Solche Räume sind Standard in vielen Unternehmen, und häufig werden dafür Standardlösungen genutzt - so auch in den Shure Besprechungsräumen. 

Es gibt jedoch auch Trainingsräume, Mehrzweckräume, Event-Locations, Auditorien und ähnliche Räume, die nur einem bestimmten Zweck dienen. 

Immer mehr größere Unternehmen weltweit nutzen zudem kleine Broadcast-Räume, um eigenen Content für den internen Gebrauch und andere Publikationen zu erstellen.

Basis- und Premium-Anforderungen

Durch die steigende Verbreitung von AV-Technologie in Besprechungsräumen wurde vieles standardisiert. Gerade in kleineren Räumen werden oft nur einfache Systeme verwendet. 

Grundsätzlich gehören dazu ein oder zwei Bildschirme, ein Codec und ein Präsentationsgerät, entweder kabelgebunden, kabellos oder beides. Dann gibt es natürlich ein Audio-System mit Mikrofonen, digitaler Signalverarbeitung, Lautsprechern und gegebenenfalls Endstufen.

Ein Premium-Besprechungsraum beinhaltet darüber hinaus noch eine Raumsteuerung für Licht, Vorhänge oder Jalousien – eben die komfortablen Features, die man in High-End-Räumen erwartet. 

In kleineren Huddle Rooms ist die einzige Raumsteuerung normalerweise der Lichtschalter an der Wand, der nicht mit dem AV-System verbunden ist. Bessere Boardrooms dagegen sind meist mit mehreren Eingabegeräten und einer Raumsteuerung ausgestattet. 

Erfolgreiche Installation

Ich habe kürzlich bei einer Versicherungsgesellschaft die Installation von AV-Systemen in weltweit mehreren hundert Räumen unterschiedlicher Größe begleitet. Es war ein anspruchsvolles Projekt, besonders, weil es sich nicht um eine Neuinstallation, sondern um eine Aktualisierung während des normalen Betriebs handelte. Neuinstallationen haben ihre Herausforderungen, aber solche Aktualisierungen bringen ganz eigene Probleme mit sich, vor allem, weil die Räume währenddessen konstant genutzt werden. 

In diesem Projekt wurden kleinere Räume bis 17 Uhr mit Besprechungen belegt; danach konnten die AV-Mitarbeiter die neue Technik in die vorhandene Installation integrieren und in Betrieb nehmen - und um 8:30 Uhr am folgenden Tag musste das System für das erste Live-Meeting um 9 Uhr übergeben werden.

Das Projekt war ein Erfolg – dank der effektiven Planung und Kommunikation zwischen den Herstellern, Integratoren und Endnutzern, die durch Diskussionen und Mitarbeiterumfragen klare Anforderungen für jeden Raum definieren konnten. Die Systeme wurden jeweils möglichst einfach gehalten und es wurden unternehmensweite Standards etabliert. 

Außerdem lag der Fokus auf qualitativ hochwertigen Lösungen mit guten Mikrofonen, professionellen Bildschirmen usw. Es war ein gut durchdachter Prozess, bei dem die IT-Abteilung des Kunden umfassend einbezogen wurde - was essentiell ist, da die AV-Branche immer weiter mit der IT-Welt verschmilzt. 

Die Bedeutung des „A“ in AV

Audio wird mittlerweile als wichtigster Faktor in einer Videokonferenz wahrgenommen. In der Vergangenheit lag der Fokus eher auf guter Bildqualität; heutzutage liegt er auf besserer Klangqualität, da die Unternehmen verstanden haben, dass es ohne Ton keine Besprechung gibt. Wenn die Bildübertragung scheitert, kann die Besprechung trotzdem stattfinden - ohne Ton auf keinen Fall. Für uns als Audio-Hersteller sind das gute Neuigkeiten! Das zentrale Ziel bei der Entwicklung unserer Systeme ist Zuverlässigkeit, besonders da AV inzwischen in den meisten Unternehmen ein entscheidender Faktor geworden ist. 

Design und Nutzerfreundlichkeit

Ich persönlich denke, dass sich zwei Dinge in der Konferenztechnologie immens verbessert haben: Erstens sind die Nutzeroberflächen einfacher zu bedienen, sodass kein AV-Techniker benötigt wird, um ein System für eine Besprechung einzurichten. Da es heute so viele Räume mit AV-Technik gibt, wäre das auch gar nicht mehr umsetzbar. Eine gute, intuitive Nutzeroberfläche ist essentiell für effiziente und effektive Besprechungen. 

Die zweite positive Entwicklung, an der Shure an vorderster Front beteiligt war, sind Systeme, die zuverlässig funktionieren und gezielt für Besprechungsräume entwickelt wurden, statt Audiosysteme und Mikrofone, die eigentlich für andere Zwecke gedacht sind. 

Wir haben zudem beobachtet, dass immer mehr Besprechungsräume natürlicher gestaltet sind und ohne sichtbare Mikrofone oder andere technische Ausstattung auf den Tischen auskommen. Das reduziert Störgeräusche und es können keine Kabel mehr beschädigt werden, was das System letztendlich langlebiger und zuverlässiger macht. Das Shure Microflex Advance MXA910 Decken-Mikrofonarray mit integrierter IntelliMix Automix-Technologie liefert höchste Klangqualität. Es stehen keine Mikrofone mehr auf den Tischen, und der Nutzer nimmt die Technik teilweise gar nicht mehr wahr. Wenn Sie bei einer Besprechung die Technik bewusst wahrnehmen, läuft etwas falsch. Das neue Autofokus-Feature gewährleistet eine einfache Einrichtung, das System ist sofort einsatzbereit.

Globales Engagement

Die Konferenztechnologie wird an vielen Stellen vorangetrieben und immer weiter verbreitet – es finden immer mehr Besprechungen statt, die Abneigung gegen Ausgaben und CO2-Emissionen durch Geschäftsreisen wächst. Unsere Technologie muss in Zukunft noch zuverlässiger und intuitiver werden, sie muss sich unauffällig integrieren lassen und für IT-Teams verständlicher werden. Das ist unser Anspruch bei Shure - und ich hoffe, dass der Rest der Branche am gleichen Strang ziehen wird.